Uncategorized

Quản Lý Doanh Nghiệp Từ Xa Bằng Phần Mềm – Cần Hay Không?

Quản lý doanh nghiệp từ trước tới nay đều là công việc vô cùng khó khăn, đòi hỏi người thực hiện cần có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm lâu dài. Và nó sẽ khó khăn hơn trong bối cảnh dịch bệnh phức tạp như hiện nay. 

Dịch Covid – 19 xuất hiện từ cuối năm 2019 và nó đã làm đảo lộn thế giới. Tại Việt Nam, qua 4 đợt dịch bệnh bùng phát số lượng doanh nghiệp không ngừng hoạt động không ngừng tăng lên. Dựa theo thống kế của Tổng Cục Thống kê, trong 5 tháng đầu năm 2021 đã có tới 60.000 doanh nghiệp rời khỏi thị trường. 

Đã có rất nhiều doanh nghiệp còn phải đối mặt với hàng ngàn bài toán khó trong quản lý doanh nghiệp, bao gồm quản lý nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất, kinh doanh tới tiếp thị, truyền thông, chăm sóc khách hàng… Đương nhiên, toàn bộ hoạt động được thực hiện từ xa thông qua những cuộc họp online, email, điện thoại nhằm đảm bảo giãn cách xã hội đúng với quy định.  

Đa số quan điểm luôn cho rằng phần mềm quản lý được ví như “vị cứu tinh” của doanh nghiệp trong kỷ nguyên Covid – 19 và quản lý doanh nghiệp từ xa thông qua hệ thống phần mềm thật sự là điều cần thiết. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu về quản lý doanh nghiệp từ xa bằng phần mềm – cần hay không trong cuộc sống doanh nghiệp thời đại mới nhé!

Quản lý doanh nghiệp từ xa bằng phần mềm là cần thiết và cấp bách

Thực tế đã cho thấy những doanh nghiệp đã số hóa hệ thống làm việc một cách kịp thời trong quá trình chuyển đổi số khi dịch bệnh vừa bùng phát vẫn đang được hoạt động tích cực. Chẳng hạn như khách hàng đã nghiệm thu phần mềm nhân sự của Zoho vào đầu năm nay vẫn được duy trì hoạt động quản lý nhân sự, tiền lương, công phép hay đánh giá nhân viên… Sau khi đã phát hiện ra hơn 50 ca dương tính với Covid – 19 trên tổng số 3000 nhân viên trong tháng 7 vừa qua. 

Phần mềm doanh nghiệp “sống sót” qua mùa dịch dù nhân viên ở bất kỳ đâu

Cùng với tốc độ lây lan một cách chóng mặt của virus thì việc kêu gọi người dân hạn chế đi lại, làm việc ngay tại nhà là lẽ hiển nhiên nhằm tối ưu và đảm bảo sức khỏe cộng đồng. Tuy nhiên, đó lại là thách thức rất lớn đối với hàng loạt doanh nghiệp. Nhân viên có thể sẽ mất rất nhiều thời gian để thiết lập quá trình làm việc trực tuyến; họ có thể thiếu nguồn dữ liệu để làm một việc gì đó, chúng sẽ nằm trong các tập hồ sơ nằm tại văn phòng. Điều này, thật khó để quản lý đối với nhiều cuộc họp, cuộc trao đổi với đồng nghiệp vì thông tin bị phân tán thành nhiều luồng trên nhiều phương tiện khác nhau. Mặt khác, còn khá nhiều vấn đề có thể xảy ra. 

Với phần mềm quản lý tổng thể của công ty SmartOSC DX hay phần mềm nhân sự Zoho People, phần mềm CRM v.v thì doanh nghiệp vẫn có thể duy trì hoạt động ở mức độ tốt nhất. Bởi vì:

• Dữ liệu tập trung trên một hệ thống, nhân viên có thể truy cập và sử dụng bất cứ lúc nào. Quan trọng hơn hết là dữ liệu theo thời gian thực, được tổng hợp và lưu trữ một cách khoa học giúp kết quả đạt được là chính xác và kịp thời.
• Phần mềm linh hoạt trên nhiều nền tảng khác nhau như Win app, Web app, Mobile app sẽ hỗ trợ cho người dùng làm việc ở nhiều không gian khác nhau; họ có thể sắp xếp thời gian biểu phù hợp cho công việc mà vẫn đảm bảo tiến độ và chất lượng hoàn thành.
• Quản lý tập trung trên một hệ thống sẽ tiết kiệm nhiều thời gian cho người quản lý trong việc giao việc và theo dõi tiến độ thực hiện cũng như đánh giá kết quả. Sẽ chấm dứt tình trạng người quản lý bỏ lỡ việc phản hồi và ra quyết định vì phải nhận quá nhiều email trong ngày hay tin nhắn Zalo, Facebook.
• Các chính sách ban hành được thông tin nhanh chóng, chính xác đến từng nhân viên. Đảm bảo họ nhận được tất cả những thay đổi, điều chỉnh từ ban lãnh đạo; từ đó phối hợp và cùng nhau triển khai công việc hiệu quả dù có nhiều biến động.
• Hỗ trợ lãnh đạo ra các quyết định đúng lúc và phù hợp với tình hình dịch bệnh biến đổi không ngừng.

Chủ động thích nghi với điều kiện “bình thường mới”

Sau hơn 2 năm chịu sự tác động bởi Covid-19, các chuyên gia kinh tế dự đoán sẽ có rất nhiều sự thay đổi trong phong cách quản lý của mỗi doanh nghiệp trên toàn thế giới. Nổi bật nhất chính là xu hướng làm việc từ xa. 

Dịch bệnh đã tạo nên thói quen làm việc mới đó là “làm việc không cần đến văn phòng”; mặc dù đây là một biện pháp được triển khai để ngăn chặn sự lây lan của Covid nhưng nhiều doanh nghiệp cho rằng làm việc từ xa giúp họ tiết kiệm nhiều hơn. Dễ thấy nhất chính là chi phí thuê văn phòng, trang thiết bị, điện, nước;… và nhân viên cũng cảm thấy dễ chịu hơn vào mỗi buổi sáng vì không phải chen chúc nhau trên những con đường đông đúc để đến công ty.

Một số doanh nghiệp như Facebook, Google đã tính đến việc cho nhân viên làm việc từ xa sau khi chiến thắng Covid-19. Nếu điều này xảy ra thì đây thật sự là bước ngoặt mang tính lịch sử. Và ngay từ bây giờ, các doanh nghiệp cần làm quen và sẵn sàng thích ứng với sự thay đổi tất yếu này. Bước đầu tiên có lẽ là bắt đầu tích hợp các công cụ số trong quản lý doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People – Giải pháp quản lý doanh nghiệp từ xa tối ưu

Dịch vụ mang đến trải nghiệm tốt nhất

Tất cả mọi người đều đáng được hưởng những trải nghiệm tốt nhất tại nơi làm việc, dù là nhân viên hay cán bộ nhân sự cũng vậy. Với nền tảng Zoho People, bạn có thể mang đến trải nghiệm giống như dịch vụ người tiêu dùng, đưa dịch vụ nhân sự đến một vị trí trung tâm. 

Với tùy chọn và các giải pháp tự phục vụ, tương tự như quản lý trường hợp, nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận tất cả các dịch vụ cần thiết và giúp cắt giảm những công việc không thường xuyên của Bộ phận nhân sự.

Dễ tùy chỉnh hơn. Tự động hóa tốt hơn

Mọi tổ chức nên được hỗ trợ để cung cấp dịch vụ nhân sự chính xác theo cách phù hợp nhất với nhu cầu của họ. Bạn không nhất thiết phải sử dụng các dịch vụ chúng tôi cung cấp, nhưng hãy thoải mái điều chỉnh các dịch vụ này hoặc tạo ra dịch vụ của riêng bạn với các biểu mẫu và workflow cần thiết. Đó chính là tùy chỉnh toàn diện.

Chức năng nhân sự được đơn giản hóa

Nghỉ phép. Có mặt. Du lịch. Bảng chấm công. Tài liệu. Lợi ích. Zoho People là một hệ thống trực quan và thuận tiện dành cho các chức năng nhân sự cốt lõi, cho phép bạn tập hợp mọi thứ tại một nơi, tránh bị xáo trộn và nhầm lẫn với các bảng tính và sổ tay.

Đánh giá hiệu suất

Bạn chỉ có thể cải thiện những gì bạn đánh giá và để đánh giá chính xác, bạn cần có các công cụ phù hợp. Với Zoho People, có thể đưa ra phản hồi trong suốt năm và hiệu suất được đánh giá hiệu quả với nhiều mô-đun đánh giá.

Tích hợp

Nếu tổ chức của bạn vận hành trên các hệ thống khác nhau, bạn không cần phải chuyển sang nhiều ứng dụng chỉ để lấy thông tin đơn giản nữa. Bạn có thể tích hợp toàn bộ dữ liệu với tài khoản Zoho People của mình để dữ liệu không gặp chướng ngại.

Phân tích nhân sự

Bạn không cần phải viết báo cáo thủ công hay sắp xếp nhiều mục để có số liệu chính xác nữa. Công cụ phân tích gốc của Zoho People và tích hợp với Zoho Analytics cung cấp số liệu thống kê quan trọng như xu hướng nghỉ việc, báo cáo sự có mặt, hiệu suất, số liệu thống kê tiềm năng và nhiều hơn nữa để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt.

Zoho People sẽ mở rộng quy mô cùng sự phát triển của bạn

Mở rộng doanh nghiệp và tăng doanh thu là mục tiêu cuối cùng của bạn. Zoho People sẽ đồng hành với sự phát triển của doanh nghiệp bạn, cung cấp dịch vụ cho lực lượng lao động ngày càng tăng lên và quản lý liền mạch khối lượng dữ liệu.

Quản lý doanh nghiệp từ xa vừa là biện pháp trước mắt để đối phó với dịch bệnh vừa là giải pháp lâu dài để doanh nghiệp phát triển trong tương lai. Vì thế, các phần mềm quản lý là công cụ tối ưu nhất cho doanh nghiệp trong việc hoạch định, tổ chức và thực hiện các hoạt động của mình. Nói cách khác, nhiệm vụ quản lý từ xa sẽ không thể tách rời các hệ thống phần mềm hiện đại.

Bạn đang gặp vấn đề? Bạn muốn biết cách sử dụng một tính năng? Chỉ cần liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của SmartOSC DX thông qua chat trực tiếp, email hoặc điện thoại. Hoặc có thể tự tìm hiểu, khắc phục với các thông tin cần thiết thông qua kho kiến thức của chúng tôi, cùng với hướng dẫn người dùng và các video hướng dẫn sử dụng.