Quản Lý Nhân Sự - HRM

Quy Trình Và Kỹ Năng Quản Lý Nhân Sự Trong Doanh Nghiệp

Quản lý nhân sự là một trong những công việc quan trọng hàng đầu, cần có trong mọi lĩnh vực chứ không chỉ riêng gì kinh doanh. Quản lý nhân sự hiệu quả sẽ nâng cao năng suất và chất lượng của nhân viên đồng thời khẳng định, phát huy vai trò của người quản lý. Vậy làm thế nào để làm được quy trình và kỹ năng quản lý nhân sự trong doanh nghiệp? Cùng SmartOSC DX có cái nhìn tổng quát hơn trong bài viết dưới đây, nhằm cung cấp cho bạn đọc kiến thức về một số điều kiện trong bộ máy nhân sự và yêu cầu của nhà quản lý để giải đáp được thắc mắc trên.

Quản lý nhân sự là gì?

Nhân sự trong doanh nghiệp bao gồm tất cả các thành viên tham gia vào doanh nghiệp ấy, sử dụng các kiến thức, khả năng, kĩ năng, các giá trị đạo đức và các hành vi ứng xử nhằm mục đích thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.

Quản trị nhân sự hiểu một cách đơn giản là công tác quản lý, khai thác, sử dụng lao động – nhân sự – của một công ty, doanh nghiệp, tổ chức,… một cách hợp lý và hiệu quả. Chức năng quản lý nhân sự liên quan đến các công việc như thu hút, tuyển dụng, đào tạo, tính lương, đánh giá, khen thưởng nhân viên,… Không chỉ vậy quản lý nhân sự còn liên quan đến các công tác kiểm tra, điều chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu và sử dụng, duy trì, bảo vệ, phát triển tiềm năng của người lao động một cách hiệu quả nhất.

Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Xây dựng một hệ thống quản trị nhân sự

Bất cứ công việc nào cũng cần có quy trình rõ ràng khi triển khai để tăng khả năng thành công, điều này càng đúng hơn quản trị nhân sự. Việc có một quy trình quản lý hợp lí sẽ giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hơn nguồn lực quan trọng nhất của chính mình.

Một hệ thống quản trị nhân sự đầy đủ bao gồm thông tin cần thiết cũng như chế độ phúc lợi của từng cá nhân và được lưu trữ trong những tập hồ sơ. Khâu lưu trữ những thông tin này là vô cùng quan trọng, giúp người quản lý có thể nắm bắt được tình trạng nhân viên của mình bất cứ lúc nào. Không chỉ vậy, kho lưu trữ này cũng đảm bảo quyền lợi mà mỗi nhân viên trong doanh nghiệp xứng đáng được nhận trong quá trình làm việc.

Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh

Để quản lý nhân sự hiệu quả, bên cạnh xây dựng hệ thống quản trị nhân sự thì doanh nghiệp còn cần phải xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh. Hệ thống tuyển dụng này sẽ bao gồm các bước phù hợp với từng mô hình mà doanh nghiệp áp dụng, như:

• Tuyển dụng phỏng vấn nhân sự
• Kế hoạch đào tạo và điều chuyển nhân sự giữa các phòng ban
• Chế độ đãi ngộ, lương thưởng
• Thông báo nội quy, văn hóa được áp dụng tại doanh nghiệp.

Vì nhân sự là lực lượng nòng cốt của mỗi doanh nghiệp nên tuyển dụng nhân sự là một khâu vô cùng quan trọng cần được quan tâm đúng mực, cân nhắc và xây dựng hợp lý, đảm bảo chọn được cho doanh nghiệp những ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Mô tả công việc rõ ràng và phân công phù hợp cho từng nhân sự

Khi có một quy trình làm việc cụ thể, nhân viên sẽ định hướng nhiệm vụ được giao nhanh và chính xác hơn. Nhân viên làm việc theo nhóm hoặc theo phòng, bạn sẽ không bị chồng chồng chéo công việc để đảm bảo thực hiện đủ các công việc cần làm. Không chỉ nhân viên thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn, việc mô tả rõ ràng này còn giúp người quản lý theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả của nhân viên một cách dễ dàng.

Không chỉ dừng ở lại việc định hướng công việc một cách rõ ràng, quản lý nhân sự còn bao gồm cả việc phân công công việc phù hợp với mỗi cá nhân. Người quản lý nhân sự hiệu quả cần biết được năng lực của từng nhân viên để phân công vào vị trí phù hợp, giúp họ phát huy tối đa tiềm năng.

Đặt ra mục tiêu làm việc và có tiêu chuẩn đánh giá thành tích

Mục tiêu là động lực thúc đẩy của mọi tổ chức, giúp thành viên thành viên tham gia tổ chức ấy có quyết tâm trong cuộc việc để tạo ra hiệu quả hơn. Doanh nghiệp càng có mục tiêu rõ ràng cao và lợi ích nhận được sẽ càng lớn.

Để đánh giá công việc theo từng giai đoạn thời gian, mỗi phòng ban nên lập ra bảng vừa để người quản lý trực tiếp biết được hiệu quả công việc của nhân viên đến đâu, vừa để đánh giá mức độ công việc hoàn thành ra sao.

Đánh giá hiệu quả công việc

Mỗi bộ phận, phòng ban nên lập ra bảng đánh giá kết quả công việc của nhân viên theo từng giai đoạn thời gian cụ thể. Đây là phương pháp trực tiếp và nhanh nhất để một nhà quản lý biết được hiệu quả làm việc của nhân viên. Nếu nhân viên có thành tích tốt, sau khi được đánh giá công việc, người quản trị cần có một lời khen ngợi hoặc động viên trong trường hợp ngược lại.

Những kỹ năng cơ bản để quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Lập kế hoạch và chiến lược phát triển trong tương lai

Để có thể phát triển lâu bền, công ty cần lên chiến lược cụ thể và chuẩn bị cho sự thay đổi. Hàng năm, bạn phải lập được một kế hoạch nhân sự cho năm tiếp theo dựa trên tình hình kinh doanh của công ty, khả năng thay thế của nhân viên năm trước. Bạn cần phân bổ nhân viên vào các vị trí công việc phù hợp với năng lực, hiệu suất, hình ảnh của công ty. Bên cạnh đó, kế hoạch sử dụng nhân sự dài hạn cho các phòng ban cũng đóng vai trò định hướng được những mục tiêu nhóm và dựa trên mục tiêu của nhân viên.

Kỹ năng quản lý đào tạo, bồi dưỡng phát triển nhân sự

Nếu muốn nhân viên thực sự phát triển, bạn cần có kế hoạch đào tạo chi tiết. Việc đào tạo cần có sự tương tác hai chiều – giữa người đào tạo và người được đào tạo. Sau khi quá trình đào tạo kết thúc, nhân viên cần được yêu cầu làm một bản nghiệm thu đánh giá chi tiết về những kiến thức, kỹ năng mà họ đã nắm bắt được, chưa nắm bắt được, thậm chí đánh giá người đào tạo họ và đề xuất ý kiến. Bạn cũng nên có kế hoạch tái đào tạo thường xuyên các kỹ năng mới để họ hoàn thành tốt hơn công việc được giao.

Kỹ năng giao tiếp với nhân viên

Thay vì nóng giận quát tháo, bạn có thể dành thời gian trò chuyện hoặc học cách giao tiếp với nhân viên. Một người quản lý nhân sự cần nhất quán, thẳng thắn và trung thực trong lời nói cũng như hành động của mình. Mỗi lời nói của mình đều là căn cứ để nhân viên noi theo cũng như đánh giá ngược lại.

Hơn nữa, nếu nhân viên cảm thấy dễ dàng và thoải mái khi làm việc và đưa ra ý kiến, được tham gia vào việc phát triển chung thì họ sẽ tích cực hơn vì ý kiến của mình được ghi nhận, và chủ động cống hiến hết mình cho công ty.

Kỹ năng nhận diện và giải quyết vấn đề

Để là một người quản lý nhân sự hiệu quả, bạn cần quan sát quá trình làm việc của nhân viên để biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng người và hỏi han, quan tâm tới họ, cho họ có cơ hội trải lòng những khó khăn, khúc mắc trong công việc và kể cả việc gia đình.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần thiết lập những giới hạn và duy trì một môi trường làm việc ôn hòa. Nếu không có đủ khả năng để trực tiếp giải quyết vấn đề, bạn có thể cân nhắc về việc thuê một chuyên gia huấn luyện để giúp bạn giải quyết những xung đột này. Bạn có thể cân nhắc về việc thuê một chuyên gia để huấn luyện để giúp bạn. 

Quản trị nhân sự là một công việc quan trọng trong hoạt động của công ty. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chú trọng để xây dựng những hệ thống, quy trình quản lý nhân sự hiệu quả. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng phải luôn luôn nỗ lực, trau dồi các kỹ năng quản lý nhân viên qua sách vở, kinh nghiệm thực tiễn và kinh nghiệm của những người đi trước.

Quản lý là người đứng đầu và là những người có quyền lực đối với đội ngũ nhân viên của mình. Tuy nhiên bạn không nên có tâm lý cậy mình là cấp trên để áp đặt nhân viên làm theo những yêu cầu của mình. Lắng nghe là một yếu tố rất cần thiết đối với nhà quản lý, để biết rằng họ đang mong muốn điều gì, họ muốn đóng góp ý kiến gì đối với công việc, đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Đôi khi lắng nghe có tác dụng rất tốt trong việc điều chỉnh các kế hoạch trong kinh doanh.

Tham khảo: Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People – một công cụ quản lý nhân viên hiệu quả hàng đầu Việt Nam đến từ nhà cung cấp SmartOSC DX sẽ đem lại quy trình quản lý hoàn hảo bởi sự trợ giúp từ đa dạng các tính năng có trong hệ thống.

Dữ liệu cá nhân về nhân viên: tên tuổi, trình độ học vấn, quê quán… sẽ được lưu trữ và đẩy lên kho lưu trữ của Zoho People giúp nhà quản lý theo dõi thông tin dễ dàng, nắm bắt mọi thứ về nhân sự.

Là cán bộ nhân sự, bạn hiểu rằng xây dựng một môi trường làm việc hợp tác là vô cùng quan trọng để nhân viên phát huy hết khả năng của họ. Zoho People cho phép nhân viên theo dõi các hoạt động của riêng họ và của cả đội nhóm.

Hy vọng với bài viết này, SmartOSC DX đã cho bạn đọc có cái nhìn tổng quát hơn trong việc quy trình và kỹ năng quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Từ đó lựa chọn ra được những nhân sự tốt, đủ tài năng để cùng xây dựng doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.