Quản Lý Nhân Sự - HRM

Các Tiêu Chí Cơ Bản Để Lựa Chọn Một Phần Mềm Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp Năm 2022

Bạn có cảm thấy như không có đủ giờ trong ngày để vượt qua khối lượng công việc nhân sự và các yêu cầu tuân thủ mà bạn phải trải qua không? Nếu vậy, có lẽ đã đến lúc phần mềm nhân sự gánh vác gánh nặng đó cho bạn. Khi bất kỳ doanh nghiệp nào mở rộng, các nhiệm vụ nhân sự xoay quanh việc quản lý con người thực sự bắt đầu tăng lên. Ngay cả những nhiệm vụ tưởng chừng đơn giản cũng có thể trở nên phức tạp.

Mọi thứ dường như mất vĩnh viễn – từ việc giới thiệu nhân viên mới, đến việc tạo bảng phân công và lên lịch thay đổi, đến quản lý hiệu suất và thậm chí giữ cho dữ liệu nhân viên luôn cập nhật. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu xem những tiêu chí cơ bản để lựa chọn một phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp năm 2022 nhé!

5 tiêu chí hàng đầu cơ bản để lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự tốt

Tiêu chí 1: Giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng

Giao diện người dùng cảm thấy mượt mà hơn từ thiết bị di động tới màn hình máy tính. Người dùng cũng có thể tương tác thoải mái, mà không cần phải bất cứ một sự học tập chuyên sâu nào. Do vậy, giao diện người dùng trực quan là tiêu chí được xem là hàng đầu mà doanh nghiệp buộc phải cân nhắc. 

Khi đã quyết định chọn mua bất kỳ một phần mềm HRM nào, các nhà quản lý luôn đặt kỳ vọng rằng có thể thao tác nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng, cấu hình thân thiện với dân văn phòng. Tăng tối đa năng suất làm việc cũng như đẩy nhanh tiến độ của dự án. 

Với giao diện trực quan, thiết kế vô cùng đơn giản, dễ điều hướng; điều này cũng mang tới sự hài lòng đối với người dùng. Nhân viên sẽ tiếp thu cùng học hỏi nhanh nhạy những kỹ năng để thao tác trên thiết bị. 

Tiêu chí 2: Tích hợp với nhiều tính năng, thuận tiện trong công việc

Một phần mềm HRM cần được tích hợp cùng nhiều tính năng, mỗi tính năng sẽ có nhiệm vụ độc lập, nhưng vẫn đủ để kết nối liền mạch với nhau, tập trung nhiều hơn vào mục tiêu đồng bộ hóa và hoàn thành công việc. Vì là phần mềm nhân sự đa năng, những tính năng này cần phải được tích hợp sao cho phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tất cả các ngành. Nếu phần mềm HRM có quá nhiều tính năng cho doanh nghiệp nhỏ, chi phí có thể sẽ rất cao; còn đối với doanh nghiệp vừa, có ít tính năng hơn sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. 

Giả sử đối với phần mềm HRM không tích hợp ứng dụng liền mạch. các giám đốc và nhân viên phòng hành chính nhân sự có thể gặp vô vàn khó khăn trong việc thu thập các dữ liệu thủ công. Nhập dữ liệu từ nhiều ứng dụng khác nhau sẽ tốn rất nhiều thời gian cho vấn đề xử lý cũng như tăng tính phức tạp trong quá trình điều hành doanh nghiệp. 

Phần mềm Zoho People của SmartOSC DX sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp trong việc tích hợp liền mạch các ứng dụng với nhau. Hỗ trợ và đảm bảo hệ thống làm việc nhuần nhuyễn và thông minh. Các nhà quản lý có thể an tâm sử dụng và nhận được sự trợ giúp bất cứ khi nào. Cùng chúng tôi liệt kê một số tính năng của Zoho People:

Tính năng cơ bản: 

• Trang chủ: các tính năng được hiển thị và thao tác trên phần mềm. 
• Chấm công: chấm công cho nhân viên
• Danh sách nhân viên: thống kê danh sách số lượng nhân viên. 
• Cài đặt: thiết lập các thông tin chung của doanh nghiệp

Tính năng nâng cao: 

• Đề xuất: các đề xuất của nhân viên sẽ được gửi trực tiếp tới phần mềm để các nhà quản lý phê duyệt. 
• Dự án: quản lý dự án của phòng ban nhân sự. 
• Tài chính: tính toán các chi phí mua bán, lương thưởng của doanh nghiệp. 

Tiêu chí 3: Có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn và phân tích cụ thể

Đối với doanh nghiệp, dữ liệu nhân sự ngày càng trở nên quan trọng. Cùng với đó là những yêu cầu khắt khe về những bảng báo cáo chất lượng, thống kê số lượng nhân viên, các công việc và các dự án đang trong giai đoạn thực thi. Điều này tạo cho các nhà quản lý sự bối rối trong việc phân tích cũng như đánh giá các dữ liệu của doanh nghiệp (big data). 

Tiêu chí lưu trữ dữ liệu nhân sự và phân tích từ các phần mềm HRM được coi là tiêu chí quan trọng nhất. Các con số sẽ là nền tảng để xây dựng các kế hoạch tương lai. Kết quả từ các dự án cũng có thể gợi ý những bước tiến mới để phát triển hoặc cải thiện sự thành công của doanh nghiệp.  

Đối với một phần mềm HRM cần có:

• Báo cáo chi tiết: tỷ lệ nhân viên vắng mặt, tỉ lệ nhân viên có mặt, số lượng nhân viên theo phòng ban. Từ đó, lên kế hoạch điều chỉnh nhân sự, tính toán và liên hệ với các quản lý của từng phòng ban để tuyển thêm nhân sự nếu cần thiết.
• Báo cáo tiến độ các nhiệm vụ và dự án: các báo cáo được lập thành biểu đồ giúp các nhà quản lý quan sát tiến độ công việc. Sau đó, có những biện pháp phù hợp để thúc đẩy tinh thần cũng như tạo động lực làm việc cho nhân viên.
• Tính toán tài chính: phần mềm HRM phải có hỗ trợ các tính toán trực tiếp lương nhân viên, có phiếu thu chi và hoá đơn chi tiết. 

Tiêu chí 4: Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất

Dịch vụ khách hàng cũng được coi là tiêu chí cần thiết trước khi lựa chọn một phần mềm HRM. Các nhà quản lý cần đánh giá dịch vụ chăm sóc khách hàng thông qua:

• Nhà cung cấp nên có chính sách chăm sóc khách hàng miễn phí
• Hỗ trợ kỹ thuật và có tư vấn viên túc trực 24/7
• Có cam kết không tăng hay thêm các chi phí dịch vụ.

HRM Mobi có kèm theo những chính sách hỗ trợ, giải quyết triệt để các vấn đề không lường trước, trong các thao tác về điều chỉnh mô đun hoặc các tính năng trên phần mềm. Cam kết chịu trách nhiệm hết mình để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.  

Tiêu chí 5: Nhà cung cấp uy tín, cung cấp sản phẩm chất lượng

Tiêu chí cuối cùng mà các nhà quản lý cần quan tâm đó là nhà cung cấp uy tín. Một nhà cung cấp uy có nhiều kinh nghiệm thực chiến trên thị trường, họ sẽ biết cách để lường trước được các rủi ro gặp phải, hạn chế những lỗi sai không đáng có. 

Lựa chọn phần mềm nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn là một quyết định lớn. Và một trong những thứ mà bạn sẽ muốn làm đúng. Thật dễ dàng để bị mê hoặc bởi tất cả các tiếng chuông và còi, nhưng điều quan trọng là phải chú ý đến chức năng cốt lõi.

Vì vậy, khi bạn thu hẹp các tùy chọn của mình, hãy đảm bảo rằng bạn tìm kiếm các tính năng phải có này.

Tích hợp nhân sự và trả lương: Với số lượng lớn sự giao nhau giữa thông tin nhân sự và dữ liệu bảng lương của bạn, sẽ không có ý nghĩa gì nếu bạn giữa hai hệ thống khác nhau. Thay vào đó, hãy chọn một phần mềm nhân sự tích hợp với tính lương .

Bảo mật tốt: Như bạn đã biết, hồ sơ nhân sự và bảng lương chứa dữ liệu nhân viên rất nhạy cảm. Điều này bao gồm mọi thứ từ địa chỉ nhà, số hồ sơ thuế, ngày sinh, lịch sử việc làm, chi tiết tài khoản ngân hàng, hồ sơ y tế và thông tin kiểm tra xác thực lý lịch, v.v.

Những rủi ro liên quan đến hành vi trộm cắp hoặc truy cập trái phép dữ liệu bí mật này, là một lĩnh vực quan tâm lớn đối với các nhà quản lý nhân sự. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn chọn nhà cung cấp phần mềm nhân sự dựa trên đám mây cung cấp các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất hiện có.

Và điều này có nghĩa là phần mềm nhân sự (và dữ liệu của bạn) được đặt trên các máy chủ an toàn, ở các vị trí do các chuyên gia quản lý, với nguồn điện khẩn cấp và dự phòng liên tục.

SmartOSC DX là một đơn vị có đội ngũ sản xuất giải pháp phần mềm uy tín, tâm huyết và chuyên nghiệp. Hiện nay, SmartOSC DX đã có sự cải tiến nhiều hơn so với các sản phẩm khác trên thị trường Việt Nam. Các sản phẩm từ đơn vị chúng tôi có sự nghiên cứu sâu sắc về hành vi khách hàng, giảm thiểu tối đa các lỗi khi sử dụng phần mềm. Từ đó, đem đến sự tiện lợi, nhanh chóng và tối ưu thời gian của người dùng.