Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Bí Kíp Để Doanh Nghiệp Lựa Chọn Được Giải Pháp E-Office Phù Hợp Nhất

Trong thời đại công nghệ 4.0 đang phát triển mạnh mẽ, văn phòng điện tử (E-Office) đã thay thế các mô hình văn phòng truyền thống, trở thành kiểu văn phòng vô cùng thịnh hành ở các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ. Vậy bí kíp để chọn lựa được giải pháp E-Office phù hợp cho doanh nghiệp là gì? Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Vì sao năm 2022 là năm của văn phòng điện tử?

Nếu như vài năm về trước, mô hình văn phòng truyền thống với giấy tờ, tài liệu chất đầy trên bàn làm việc thì hiện nay, với sự phát triển của công nghệ hiện đại, các doanh nghiệp đã tiến hành các giải pháp E-Office phù hợp để thay đổi phương thức làm việc, tạo một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp hơn.

Việc ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử không những mang lại hiệu quả cao trong công việc mà còn giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc, chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc, xử lý thông tin. Có thể nói, triển khai giải pháp E-Office phù hợp thực sự là một cuộc cách mạng cho hệ thống quản lý văn phòng của tổ chức, doanh nghiệp.

5 tiêu chuẩn để triển khai 1 mô hình văn phòng điện tử

Theo SmartOSC DX, để triển khai 1 mô hình văn phòng điện tử hay nói cách khác là triển khai một giải pháp E-Office phù hợp, doanh nghiệp cần dựa trên các tiêu chuẩn sau.

Hệ thống máy tính có kết nối internet

Internet là yếu tố không thể thiếu ở mọi mô hình văn phòng hiện đại. Bởi hiện nay, mọi hoạt động trao đổi, quản lý dữ liệu, thông tin trong văn phòng đều phải thực hiện trên các thiết bị điện tử như máy tính, laptop,… và cần có internet để truyền dữ liệu.

Bởi vậy, khi triển khai giải pháp E-Office phù hợp, doanh nghiệp cần phải có cơ sở hạ tầng thiết yếu là hệ thống máy tính và mạng lưới internet hiện đại để ứng dụng công nghệ vào quá trình vận hành.

Phần mềm văn phòng

Khi đã có nền tảng là hệ thống máy tính và internet hiện đại, các phần mềm văn phòng sẽ là một điều kiện quan trọng để có thể triển khai giải pháp E-Office phù hợp. Các phần mềm này sẽ hỗ trợ nhân viên trong các công việc như quản lý văn bản, hồ sơ, trao đổi công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Do đó, chọn lựa phần mềm văn phòng phù hợp với điều kiện, quy mô, tính chất của doanh nghiệp là điều SmartOSC DX muốn bạn đọc vô cùng lưu tâm.

Nguồn nhân lực có kỹ năng

Công nghệ hiện đại chỉ đóng vai trò là công cụ còn người dùng có trình độ mới là yếu tố then chốt khi triển khai giải pháp E-Office phù hợp cho doanh nghiệp. Bởi, mặc dù các phần mềm không đòi hỏi nhân viên phải có trình độ quá cao nhưng để mô hình văn phòng điện tử thực sự có hiệu quả thì đội ngũ nhân viên cần phải có những kỹ năng cơ bản về tin học văn phòng.

Chi phí 

Hiện nay, các doanh nghiệp muốn triển khai giải pháp E-Office hầu như đều tìm đến các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp để được đảm bảo về bảo mật thông tin, độ ổn định cũng như chức năng của các phần mềm này. Và tất nhiên điều này sẽ đòi hỏi các doanh nghiệp phải chi trả một khoản nhất định để có thể duy trì quyền sử dụng các phần mềm văn phòng thiết yếu đó. Nhưng đổi lại, đây sẽ là một khoản đầu tư đúng đắn khi vừa nâng cao hiệu suất làm việc mà vừa có thể cắt giảm tối đa các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp.

Kế hoạch chi tiết, đầy đủ

Sau khi đã có những điều kiện vật chất cơ bản để triển khai giải pháp E-Office phù hợp thì điều tối quan trọng mà doanh nghiệp cần trước khi thực hiện giải pháp đó là phải lên kế hoạch đầy đủ, phù hợp với chính doanh nghiệp. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải có một người thật sự am hiểu về chuyển đổi số cho doanh nghiệp, về các mô hình văn phòng điện tử để lên kế hoạch cũng như hướng dẫn cho đội ngũ nhân viên trong công ty.

Những lý do nên chọn giải pháp chuyển đổi số tại SmartOSC DX

SmartOSC DX tự tin có đủ khả năng để đảm nhận vai trò tư vấn và triển khai các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp, đặc biệt là triển khai các giải pháp E-Office phù hợp cho mỗi doanh nghiệp với các lý do sau:

SmartOSC DX là đơn vị có 15 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin…, cung cấp các giải pháp CĐS quản trị doanh nghiệp như: HRM, CRM, E-Office,  Recruit, RPA. SmartOSC DX sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình CĐS, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo. 

Mỗi phần mềm trong giải pháp E-Office phù hợp cho doanh nghiệp của bạn mà SmartOSC DX cung cấp đều đề cao tính năng tự động hóa, có giao diện thân thiện với người dùng để doanh nghiệp dễ dàng hơn khi đưa vào vận hành.

Trên đây là những thông tin chi tiết về xu hướng mô hình văn phòng trong năm 2022 và các điều kiện để triển khai giải pháp E-Office phù hợp cho doanh nghiệp mà chúng tôi muốn gửi tới bạn đọc. Mong rằng qua bài viết này, các bạn sẽ chắt lọc được những thông tin cần thiết cho quá trình triển khai văn phòng điện tử. Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng (+84) 24 701 8 1222 để được nhận sự tư vấn trực tiếp và tận tình của SmartOSC DX.