Uncategorized

Loại Bỏ Ám Ảnh Payroll Excel Cho Hàng Trăm, Hàng Nghìn Nhân Viên

Để thu hút và giữ chân được người tài, chế độ lương cho nhân viên là một yếu tố rất quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Tuy nhiên, quá trình tính lương lại rất dễ xảy ra sai sót gây ảnh hưởng không nhỏ tới nhân viên cũng như quá trình vận hành của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ rất nhiều các quy định pháp luật về lương, thưởng, chính sách, chế độ,…

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng cách làm bảng lương trên excel hay còn gọi là payroll excel. Vậy payroll excel là gì? Giải pháp này có những điểm nào bất cập? Giải pháp nào thay thế cho payroll excel? Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu trong bài viết này nhé. 

Payroll excel là gì?

Payroll có nhiều cách hiểu như bảng lương, sổ lương, tổng quỹ lương,… nhưng cách hiểu thông dụng nhất đó là bảng lương. Payroll excel là kiểu bảng lương được làm trên ứng dụng Microsoft Excel.

Trong quản lý nhân sự, đặc biệt là quản lý về lương, thưởng, chế độ thì bảng lương là yếu tố vô cùng quan trọng. Một bảng lương thường sẽ thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin về lương, phụ cấp gốc
• Thông tin chấm công, nghỉ phép, tăng ca
• Lương và phụ cấp thực tế
• Tổng thu nhập
• Các khoản như bảo hiểm xã hội, thuế,…
• Thu nhập tính thuế
• Thuế thu nhập
• Thực lĩnh
• Chi phí công ty

Như vậy, có thể nói payroll, cụ thể hơn là payroll excel là một công cụ để nhân viên tính toán lương thực nhận của mình, là cơ sở để nhân viên khiếu nại với lãnh đạo khi phát hiện sai sót về lương. Đồng thời, bảng lương cũng là cơ sở để doanh nghiệp tổng hợp các chi phí trả lương cho từng nhân viên, bộ phận,… kiểm soát hiệu quả các khoản chi nhân sự nói chung để doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh chính sách lương sao cho vừa đảm bảo đúng luật vừa giữ chân được nhân viên.

Tại sao payroll excel lại gây ám ảnh cho nhân sự

Nếu như vào payroll excel có lẽ không ít đơn vị sẽ bị đánh lừa bởi sự sắp xếp hàng cột ngay ngắn tạo cảm giác rõ ràng, chi tiết và dễ thao tác. Tuy nhiên, với bộ phận nhân sự, đặc biệt là nhân sự ở các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn từ vài trăm tới vài nghìn nhân viên thì đây lại là một nỗi ám ảnh vô cùng lớn.

Bởi trên excel, dữ liệu thường không có tính đồng nhất, không thể liên kết tự động để lấy dữ liệu nên người dùng thường gặp khó khăn khi chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu.

Ngoài ra, dữ liệu trên excel không thể cập nhật tự động mà phải nhập từ nhiều nguồn. Đây chính là lý do vì sao tính lương với excel lại thường xuyên xảy ra sai sót như vậy. Ngoài ra, đây cũng là một bất cập lớn khi dữ liệu không thể tự động cập nhật, việc bảo mật bị hạn chế khiến công việc quản lý khó toàn diện và chính xác được.

Trên thực tế, công thức tính lương xây dựng trên payroll excel thường không thể bao quát được hết mọi trường hợp. Bởi vậy, khi có một trường hợp đặc biệt xuất hiện thì bên tính lương sẽ phải chỉnh sửa thủ công, trực tiếp trên bảng tính. Điều này không chỉ khó đảm bảo sự minh bạch cần thiết khi tính lương mà còn dễ dàng xuất hiện nhầm lẫn, sai sót.

Giải pháp nào thay thế cho payroll excel

Vậy, giải pháp nào thay thế cho payroll excel? Câu trả lời của SmartOSC DX  là giải pháp Zoho People – phần mềm HRM quản lý nhân sự được đánh giá tốt nhất trên thế giới.

Có thể nói Zoho People là một giải pháp nhân sự 360 độ, bao quát được toàn bộ hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp bạn chứ không chỉ gói gọn trong mảng tính lương, thưởng,… cho nhân viên.

Zoho People

Với Zoho People, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp bạn sẽ không còn phải đau đầu với payroll excel với vô số các tính năng vượt trội giúp việc quản lý nhân sự hiệu quả và năng suất hơn.

• Zoho People của SmartOSC DX cung cấp cho doanh nghiệp bạn tính năng quản lý chấm công, giúp theo dõi giờ giấc làm việc, làm rõ thời gian vắng mặt và xu hướng chấm công của nhân viên, cung cấp cho nhân viên của bạn khả năng check in từ bất kỳ đâu với hệ thống quản lý dữ liệu trên đám mây, đảm bảo dữ liệu được cập nhật kịp thời.

• Với Zoho People, mọi cơ sở để tính lương như công, nghỉ phép, thời gian làm việc, lịch làm việc theo ca,… đều được thể hiện một cách tập trung và rõ ràng, tránh được những bất cập khiến việc tính lương gặp phải sai sót.
• Ngoài ra, giải pháp Zoho People do SmartOSC DX cung cấp còn cho phép nhân viên của bạn định cấu hành thời hạn trả lương cho các địa điểm khác nhau, xác định được chu kỳ trả lương và chọn ngày xử lý bảng lương.
• Mọi khoản chi trả nội bộ cho nhân viên sẽ đều được cập nhật liên tục, tập trung dữ liệu trên Zoho People.

• Ngoài ra, quản trị viên, tức bộ phận nhân sự của doanh nghiệp có thể tùy chọn quyền xem báo cáo chấm công, thời gian còn lại và một số tính năng nhất định tùy theo nhu cầu của từng công ty.
• Zoho People cũng có thể tích hợp với một số API và các thiết bị sinh trắc học, hỗ trợ việc ghi lại thời gian làm việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng theo hình thức giờ được trả công hoặc không trả công để việc tính lương trở nên dễ dàng nhất có thể.
• Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn không phải lo lắng có quá nhiều dữ liệu khiến việc theo dõi, điều hành khó khăn bởi giải pháp Zoho People của SmartOSC DX sẽ cung cấp cho bạn bản tóm tắt chấm công với thông tin cô đọng giúp bạn dễ dàng theo dõi các xu hướng quan trọng trong doanh nghiệp của bạn.

SmartOSC DX là đơn vị có 16 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin…, cung cấp các giải pháp CĐS quản trị doanh nghiệp như: HRM, CRM, E-Office,  Recruit, RPA. SmartOSC DX sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình CĐS, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo.

Bởi vậy, khi lựa chọn giải pháp Zoho People của SmartOSC DX bạn sẽ không còn lo lắng về vấn đề nhân sự nói chung và vấn đề tính lương thưởng nói riêng cho doanh nghiệp nữa. 

Mong rằng, với những thông tin được cung cấp trong bài viết này, các bạn đã tìm được giải pháp thay thế cho payroll excel để tính lương không còn là nỗi ám ảnh với bộ phận nhân sự.