Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm Nhân Sự Cần Có Các Chức Năng Gì?

Ngày nay, phần mềm quản lý nhân sự là quy trình không thể thiếu trong mỗi công ty, bởi nhiều lợi ích nó đem lại như: tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn nhân lực, hỗ trợ các công việc thường ngày… Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại chưa biết hoặc chưa thể khai thác hết các chức năng quan trọng đem lại hiệu quả cao của nó. Chính vì vậy, SmartOSC DX sẽ điểm lại những chức năng mà một phần mềm quản lý nhân sự cần có trong bài viết này.

Những tính năng doanh nghiệp phải biết khi ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự 

Quản lý thông tin nhân viên

Trên phần mềm quản lý nhân sự có một mục riêng biệt để lưu trữ tất cả các thông tin về nhân viên, gồm các thông tin cơ bản như: họ tên, quê quán, hợp đồng lao động, BHYT, BHLĐ, năng lực làm việc… 

Không chỉ lưu trữ hồ sơ, phần mềm sẽ theo dõi quá trình làm việc của nhân viên từ lúc bắt đầu đến khi nghỉ việc. Đánh giá năng lực qua các dự án, để đưa ra các quyết định khen thưởng hay phê bình khiển trách đúng nhất trong thời gian làm việc.

Nhân viên có thể đăng nhập vào phần mềm thông qua cổng thông tin do hệ thống cung cấp, để có thể xem các thông tin, dữ liệu trên đó. Tuy nhiên, để bảo mật tuyệt đối các dữ liệu lưu trên phần mềm quản lý nhân sự, chỉ khi người quản lý cấp quyền truy cập thì nhân viên mới có thể đăng nhập vào.

Quản lý hiệu suất công việc

Đây là công việc chính của nhà quản lý nhân sự, họ đặt ra KPIs cho nhân viên ở từng phòng ban, từng bộ phận rồi nhìn vào đó để đưa ra các đánh ra về hiệu suất làm việc của nhân viên và đưa ra mức lương thưởng đúng với những gì nhân viên làm được. Công việc này khi chưa ứng dụng phần mềm HRM vào thì thực sự rất khó khăn, tốn thời gian, thậm chí đánh giá không chuẩn hiệu suất của nhân viên. Nhưng một khi ứng dụng phần mềm nhân sự vào, nó sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong quản lý hiệu suất công việc:

• Thiết lập bảng KPIs trên hệ thống và tự động gửi đến từng nhân viên dựa trên các đầu việc trong dự án hoặc mục tiêu kinh doanh cần thực hiện
• Hiển thị số liệu về KPIs liên tục giúp nhà quản lý luôn nắm bắt được tiến trình công việc
• Lập thang điểm đánh giá khách quan, mỗi khi nhân viên làm xong nhiệm vụ nào đó chỉ cần tích vào là hoàn thành, và hệ thống sẽ tự cập nhập tiến độ.
• Cho phép giám sát quá trình làm việc của từng bộ phận, đây cũng là căn cứ để nhìn vào đó có thể trả lương cũng như thưởng thêm cho nhân viên, khiến họ có thêm động lực hoàn thành xuất sắc công việc.

Hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Trong quá trình tuyển dụng, phần mềm nhân sự có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên tuyển dụng đăng tải các bài tuyển dụng đồng bộ lên trang web của công ty và những trang web tuyển dụng khác, sau đó sẽ lọc CV ứng viên dựa vào những tiêu chí đã đặt ra từ trước của doanh nghiệp. Thêm vào đó, quản lý hồ sơ, xếp lịch phỏng vấn, gửi email trúng tuyển và tham dự phỏng vấn đến từng ứng viên và cuối cùng chuyển các ứng viên đỗ kỳ tuyển dụng vào mục những nhân viên chính thức trong doanh nghiệp. 

Đào tạo không chỉ là quá trình giúp nhân viên hoàn thiện thêm kỹ năng của mình mà còn để họ hiểu thêm về văn hóa, quy cách làm việc của doanh nghiệp. Sau khi hỗ trợ tuyển dụng, nhiệm vụ tiếp theo của phần mềm nhân sự chính là trợ giúp đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp bằng các tác vụ như:

• Quản lý các khóa học
• Lên lịch đào tạo
• Gửi email/sms về lịch học, kết quả học tập đến từng nhân viên
• Lọc danh sách những nhân viên có năng lực từ cao xuống thấp để dễ dàng trong việc phân công công việc, sắp xếp nhân sự đến từng bộ phận/phòng ban

Phân tích và đánh giá dữ liệu nhân viên

Thông qua phần mềm nhân sự, chuyên gia HRM có thể giám sát thông tin, công việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi, mà không cần phải có mặt ở văn phòng. Với nhiều phần mềm nhân sự hiện đại ngày nay có độ tương thích với ứng thiết bị điện tử khác nhau tạo điều kiện làm việc từ xa mà vẫn đạt hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Không những thế, phần mềm này còn đưa ra số liệu đánh giá, thống kê giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược hiệu quả, đúng hướng hơn.

Quản lý chấm công 

Khi ứng dụng phần mềm này vào việc quản lý chấm công sẽ tránh được tình trạng máy chấm công lỗi khiến nhân viên chấm công rồi nhân lại báo không chấm. Bởi máy chấm công được kết nối trực tiếp với hệ thống, nhân dữ liệu chấm công hàng ngày giúp quản lý nhân sự giảm tải thời gian theo dõi nhân viên chấm công. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên, cập nhập những ngày nghỉ có phép, không phép, đi công tác, tổng hợp số giờ tăng ca… Mọi vấn đề đó sẽ được đẩy lên hệ thống mỗi ngày và đến cuối tháng sẽ tổng hợp thành một bản ghi chi chi tiết, tự động gửi đến từng nhân viên.

Quản lý tiền lương

Tiền lương là vấn đề nhạy cảm và cũng là thứ quyết định tinh thần làm việc của nhân viên, chính vì thế khi ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình này sẽ tăng độ tin cậy, minh bạch trong tiền lương của doanh nghiệp đối với nhân viên.

• Tính lương căn cứ vào dữ liệu chấm công 
• Theo dõi các khoản lương tạm ứng, hoặc còn nợ nhân viên
• Tự động tính thêm lương nếu nhân viên làm tăng ca, trừ lương với các vấn đề như: đi muộn, quên chấm công… theo quy định công ty
• Cập nhập liên tục các điều luật, quy định của nhà nước về những khoản miễn trừ thuế, các khoản bảo hiểm… 
• Lập bảng lương rõ thep từng mục: lương cơ bản, lương thưởng vượt KPIs, lương thưởng theo quý… 
• Tự động gửi phiếu lương đến email cho từng nhân viên.

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm nhân sự nhưng theo sư khảo sát về mức độ hài lòng thì phần mềm nhân sự Zoho People đang được tin tưởng nhất hiện nay. Đây là phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp cả trong và ngoài nước đã và đang ứng dụng trong công tác quản lý nhân sự. Hãy truy ứng dụng Zoho People cho doanh nghiệp mình để trải nghiệm giải pháp tuyệt vời này.

Phần mềm nhân sự ngày càng được cải tiến để đáp ứng nhiều nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp cũng như bắt kịp xu thế của thị trường. Qua bài viết trên, chắc hẳn doanh nghiệp đã nắm rõ các chức năng tiêu biểu có trong phần mềm nhân sự. Nếu còn câu hỏi về phần mềm này hãy liên hệ ngày với SmartOSC DX qua số (+84) 24 710 8 1222 hoặc đăng ký tứ vấn và trải nghiệm dùng thử miễn phí 15 ngày Tại Đây.