Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Bộ cung cụ văn phòng số cần thiết để tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Tìm kiếm một cách để tăng doanh thu kinh doanh của bạn? Câu trả lời sẽ trở nên đơn giản với công cụ văn phòng số! Các công cụ này sẽ giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh của mình hiệu quả và năng suất hơn. Với bộ công cụ mạnh mẽ này trong tầm tay của bạn, không có giới hạn cho những gì bạn có thể đạt được.

Hãy xem ngay trong bài viết này những công cụ văn phòng số nào giúp doanh nghiệp của bạn từng bước chạm đến thành công.

Top 6 công cụ cần thiết để hỗ trợ chuyển đổi kỹ thuật số của bạn

Bộ cộng tác (Collaborative Suites)

Các công cụ chuyển đổi kỹ thuật số tốt nhất là gì? Không thể bỏ qua các bộ cộng tác dựa trên đám mây khi tìm kiếm câu trả lời phù hợp tại đây. Ngày nay, tính di động là rất quan trọng đối với những nhân viên luôn cần truy cập vào dữ liệu và tài nguyên. Để phát triển nơi làm việc kỹ thuật số của mình, bạn cần học cách thích ứng thành công với việc sử dụng bộ cộng tác.

Ví dụ, Microsoft Office 365 cung cấp một bộ cộng tác hỗ trợ giao tiếp, trao đổi, lưu trữ thông tin và quản lý hoạt động kinh doanh của công ty. Các công cụ như Word, Excel, Teams, Outlook và OneDrive là những công cụ năng suất phải có cho tất cả nhân viên của bạn.

Là một phần cơ bản và nền tảng của nơi làm việc kỹ thuật số của bạn, một bộ cộng tác mang lại những lợi thế đáng kể – nó cho phép bạn quản lý dữ liệu của mình, thực hiện các chức năng kinh doanh quan trọng, tổ chức các hoạt động một cách toàn diện trong tổ chức và chuẩn bị cho kỷ nguyên kỹ thuật số mới.

Bộ công cụ giao tiếp

Giao tiếp tốt là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của bất kỳ công ty nào.

Với các công cụ như Slack hoặc Microsoft Teams, bạn có thể tạo các nhóm làm việc chuyên dụng để đảm bảo rằng mọi người tham gia vào một dự án hoặc một nhóm đều được thông báo đầy đủ. Điều này không chỉ cho phép lưu thông thông tin tốt hơn mà còn có sự tham gia tốt hơn của các bên liên quan vào các quá trình chính. Mọi người trong nhóm có thể đóng góp bằng cách đề xuất giải pháp, đưa ra phản hồi hoặc trả lời câu hỏi. 

Chính vì vậy, công nghệ kỹ thuật số đang thay đổi cách thức làm việc của nhân viên. Nhân viên không còn bị ràng buộc bởi các giới hạn của một văn phòng vật lý. Đó là lý do tại sao bạn cần điều chỉnh cách giao tiếp để hỗ trợ các nhân viên trong lĩnh vực, từ xa và quốc tế của bạn. 

Bộ công cụ CRM (CRM Tools)

Hệ thống CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng) có thể đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số của bạn. Để duy trì tính cạnh tranh, bạn cần phải đáp ứng được các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Những yêu cầu này có thể thay đổi từ ngày này sang ngày khác. 

Khi đánh giá hệ thống CRM, hãy đảm bảo rằng nó có thể cung cấp đúng thông tin và dữ liệu bạn cần và nó tích hợp với các công cụ khác trong hệ thống công nghệ của bạn. Hãy xem xét các nền tảng nổi tiếng như Zoho, Salesforce, Hubspot hoặc Freshdesk, được sử dụng rộng rãi trong các nhóm bán hàng và tiếp thị. Ngoài ra, khi có sẵn, hãy tận dụng trí tuệ nhân tạo và khả năng của nó để nhanh chóng cung cấp thông tin chi tiết và giúp bạn hiểu thị trường mục tiêu của mình.

Dựa trên dữ liệu từ CRM, bạn có thể phát triển một chiến lược tiếp cận thị trường hiệu quả để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Tốt hơn nữa, bạn có thể học được cách dự đoán những kỳ vọng để vượt lên trước đối thủ cạnh tranh, giành được doanh số bán hàng và ngăn chặn tình trạng khách hàng bỏ chạy trước khi điều đó xảy ra.

Bộ công cụ quản lý dự án

Quản lý dự án thành công có nghĩa là công việc hiệu quả cao hơn, thời gian đưa ra thị trường nhanh hơn và đánh bại các đối thủ cạnh tranh. Điều quan trọng là không chỉ chọn đúng công cụ quản lý dự án kỹ thuật số cho tổ chức của bạn mà còn phải đảm bảo công cụ này được áp dụng rộng rãi.

Bên cạnh đó, một công cụ quản lý dự án được sử dụng hiệu quả sẽ giúp các nhóm của bạn tạo và lên lịch các nhiệm vụ, bám sát các mốc thời gian của dự án, theo dõi tiến độ, tăng hiệu quả và khả năng đáp ứng, đồng thời cung cấp khả năng hiển thị toàn diện cho các thành viên trong nhóm và người quản lý. Cuối cùng, nó sẽ dẫn đến nhân viên làm việc hiệu quả hơn, những dự án thành công và khách hàng hài lòng.

Ví dụ về một số giải pháp quản lý dự án nổi tiếng bao gồm Zoho Projects, Trello, Monday và Asana. Nghiên cứu các tùy chọn khác nhau có sẵn và chọn một tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn nhất. 

Bộ công cụ quản lý tuyển dụng

Việc tuyển dụng có ảnh hưởng lâu dài đến văn hóa, hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp, đó là lý do tại sao điều quan trọng là bạn đầu tư một cách khôn ngoan vào các công cụ bạn sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho các quá trình này.

Ngoài ra, với công cụ tuyển dụng kỹ thuật số, bạn có thể dễ dàng xác định và chia sẻ hồ sơ với các thành viên trong nhóm và người quản lý tuyển dụng. Bạn có thể nhận xét, đăng phản hồi phỏng vấn và tổ chức các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng, dẫn đến các quyết định tập thể và sáng suốt. 

Zoho Recruit và SmartRecruiters là một trong những công cụ quản lý tuyển dụng nổi tiếng nhất hiện nay, giúp đội ngũ nhân sự và tuyển dụng tiết kiệm thời gian sàng lọc hồ sơ hoặc phỏng vấn những ứng viên không đủ tiêu chuẩn.

Bộ công cụ quản lý tiền lương

Cuối cùng, nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng trong danh sách của chúng tôi, là các hệ thống quản lý tiền lương. Quản lý tiền lương là một hành động tốn thời gian, đòi hỏi nhiều thao tác thủ công và lặp đi lặp lại, nhưng nó có thể được thực hiện nhanh hơn, dễ dàng và chính xác hơn với công cụ văn phòng số phù hợp.

Khi chuyển đổi một doanh nghiệp, bạn cần phải bao gồm các công cụ để tự động hóa các quy trình nhân sự khác nhau như quy trình trả lương và chi phí. 

Ví dụ, các công cụ như Payfit, Workday và Figgo cho phép bạn tập trung và quản lý sự vắng mặt của nhân viên, chi phí, giờ dự án, phát triển nghề nghiệp, v.v. Thay vì giám sát hoạt động và quy trình theo cách thủ công, giải pháp kỹ thuật số sẽ tự động hóa các tác vụ và cung cấp các phân tích và bảng điều khiển tổng thể. Nó không chỉ dành cho các nhà quản lý nhân sự trong lĩnh vực phụ trợ. Nhân viên có thể yêu cầu thời gian nghỉ hoặc nộp và theo dõi chi phí trực tiếp trong hệ thống.

Do đó, các công cụ quản lý tiền lương giúp tiết kiệm thời gian của nhân sự và nhân viên trong việc điền vào các bảng tính và bảng biểu, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược, có giá trị cao hơn.

Bằng cách trang bị cho mình những công cụ phù hợp và tận dụng lợi thế của công nghệ, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng doanh thu kinh doanh của mình. Giải pháp văn phòng điện tử của SmartOSC DX có thể tích hợp nhiều công cụ thiết yếu để giúp công việc kinh doanh và quản lý trở nên chuyển nghiệp, trơn tru hơn, giúp bạn dễ dàng bắt đầu. Đừng đợi lâu nữa, liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách chúng tôi có thể giúp bạn đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới với công cụ văn phòng số.