Uncategorized

Các Bước Làm Cáo Cáo Hiệu Quả Nhất

Trong mọi công việc, học tập thường ngày ta luôn phải làm các bản báo cáo, tuy nhiên, làm thế nào để có một bản báo cáo đầy đủ chi tiết, hay nhất thì không phải ai cũng làm được. Và bài viết sau đây chính là dành cho bạn, SmartOSC DX sẽ bật mí cho bạn biết các bước làm báo cáo hiệu quả nhất.

Tại sao phải làm báo cáo?

Báo cao là là loại văn bản dùng để mô tả tiến trình của một công việc nào đó, ví dụ: bản báo cáo tiến độ xây dựng nhà máy A, bản báo cáo thực tập của sinh viên… Mục đích của việc này là tránh những thiếu sót về thông tin, dữ liệu trong quá trình làm, đưa ra nhận xét đánh giá về công việc đó và rút kinh nghiệm cho công việc tiếp theo.  Có một số lợi ích tuyệt vời khi làm báo các như:

• Dễ dàng đánh giá, nhận xét, phân tích vấn đề 
• Nắm vững được công việc 
• Chủ động trong mọi tình huống phát sinh
• Làm việc chuyên nghiệp hơn.

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm điện tử để làm báo cáo hơn là xây dựng bản báo cáo trên giấy tờ vì nó giảm tối thiểu các sai sót, nhanh và hiệu quả hơn. Có thể kể đến các phần mềm làm báo cáo, lưu trữ thông tin, quản lý khách hàng được tin dùng nhất hiện nay như: Zoho CRM, excel, Getfly CRM… 

Các bước làm báo cáo hiệu quả

Xác định mục đích của báo cáo

Trước khi làm bất cứ việc gì đều phải xác định mục đích và làm báo cáo cũng vậy. Bạn phải hiểu rõ nội dung làm báo cáo là gì? Đây là điều kiện bắt buộc để có một bản báo cáo hoàn chỉnh, chính xác nhất. Hãy bắt đầu xác định nội dung của nó từ những câu hỏi đơn giản nhất như: Đây là công việc gì? Nó được thực hiện trong khoảng thời gian nào? Mục đích của công việc này là gì?… Bạn nên dành thời gian suy nghĩ về chúng và đưa ra những nhận định xác đáng nhất rồi bắt tay vào làm báo cáo. Chắc chắn bản báo cáo đó sẽ thu hút người đọc vì bạn đã hiểu mọi thứ, diễn giải chúng theo phong cách riêng của bạn.

Xây dựng đề cương chi tiết

Bạn đã nắm vững các thông tin để làm báo cáo, nhưng đừng vội hãy thảo ra một bản đề cương chi tiết cho từng nội dung trong bài báo cáo. Đề cương chi tiết sẽ giúp bạn đi đúng hướng, không bị lan man, lạc đề hoặc bị thiếu ý trong quá trình làm báo cáo.

Thu thập các sự kiện và dữ liệu

Thêm những dữ liệu, sự kiện có thật ở bên ngoài vào bài báo cáo sẽ làm cho bài báo cáo của bạn trở nên hấp dẫn, lập luận sẽ sắc bén và thuyết phục hơn. Hãy nhớ trích nguồn những sự kiện, dữ liệu bạn cho vào bài báo cáo để tăng độ tin cậy.

Nội dung chính của báo cáo

Đây là bước quan trọng đòi hỏi nhiều chất xám nhất, bạn phải trình bày những nội dung trong phần này một cách chi tiết đi từ giải thích, phân tích, chứng minh… ngoài làm báo cáo bằng những con chữ thì bạn nên đưa hình ảnh, biểu đồ, bản đồ vào để bản báo cáo của bạn trở nên sinh động hơn, người đọc cũng dễ hình dung hơn. Có một số bước cơ bản trong phần nội dung của báo cáo này mà bạn có thể tham khảo như:

• Nêu lý do làm báo cáo
• Phân tích nguyên nhân  
• Giải thích các vấn đề
• Nêu ưu, nhược điểm của sản phẩm mà mình phải làm báo các
• Thảo luận, đề xuất hướng khắc phục

Xem lại và chỉnh sửa

Luôn luôn phải đọc lại nhiều lần trước khi bạn nộp bản báo cáo, vì chắc chắn trong khi làm báo cáo sẽ có rất nhiều lỗi sai như: sai chính tả, thời gian, quên không ghi nguồn tài liệu tham khảo… Bạn có thể nhờ nhiều người cùng kiểm tra bản báo cáo của bản để phát hiện ra lỗi sai và khắc phục kịp thời.

Bài viết trên đã bật mí cho bạn tất cả các bước làm báo cáo hiệu quả nhất. Các bước làm báo cáo trên không chỉ áp dụng cho công ty, doanh nghiệp mà các bạn thực tập sinh, sinh viên đều có thể tham khảo. SmartOSC DX rất mong sau khi đọc xong bài viết này các bạn sẽ “nhét túi” cho mình các bí kíp trên và áp dụng vào làm báo cáo của mình một cách hiệu quả nhất. Nếu còn điều gì thắc mắc, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số (+84) 24 710 8 1222  để được giải đáp.