Uncategorized

7 Bước quản lý hợp đồng hiệu quả

Quản lý hợp đồng luôn là vấn đề quan trọng đòi hỏi trách nhiệm cao của người quản lý. Để thực hiện công việc này tốt thì người quản lý cần phải nắm vững từng bước, từng nội dung trong hợp đồng. Hơn nữa, các quy trình quản lý sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin cần thiết cho việc ký kết và trong, sau khi thực hiện. Sau đây, SmartOSC DX sẽ giới thiệu cho bạn đọc 7 bước quản lý hợp đồng hiệu quả nhất.

Tại sao phải quản lý hợp đồng?

Quản lý hợp đồng là để không bị mất, hư hỏng, hơn nữa còn để đảm bảo các nội dung trong hợp đồng được thống nhất, không bị sai lệch thay đổi. Giảm thiểu các thiệt hại trong trường hợp phát sinh tranh chấp giữa 2 bên ký kết. Một số lợi ích của quản lý hợp đồng như:

• Đảm bảo thực hiện đúng những thỏa thuận giữa 2 bên
• Cải thiện mối quan hệ với đối tác bằng việc nêu ra những thông tin minh bạch trong hợp đồng
• Dễ dàng truy cứu trách nhiệm của từng người nếu xảy ra sai xót
• Nắm chắc thông tin để triển khai các công việc trong nội bộ
• Rút ra những bài học kinh nghiệm cho các dự án sau

7 Bước quản lý hợp đồng hiệu quả

Theo dấu văn bản

Trước khi đặt bút ký bất kỳ hợp đồng nào, thì trước đó doanh nghiệp luôn đặt ra những câu hỏi: Hợp đồng này liên quan đến vấn đề gì? Nó có thời hạn bao lâu? Ai là người quản lý, thực hiện chính hợp đồng này? các lợi ích của 2 bên khi ký hợp đồng này có tương xứng không? Hợp đồng có đảm bảo thực hiện đúng luật pháp không?… Khi trả lời được một số câu hỏi đó, bạn đã bước đầu nắm rõ các thông tin chính của hợp đồng và có khả năng quản lý nó hiệu quả.

Xây dựng và ký kết 

Trong quá trình xây dựng và ký kết hợp đồng, bạn cần phải lưu ý những vấn đề sau:

• Cả 2 bên cùng nhau xây dựng hợp đồng
• ghi thông tin chi tiết về các sản phẩm được nêu trong hợp đồng
• Người quản lý hợp đồng là người chịu trách nhiệm xuyên suốt quá trình thực hiện
• Minh bạch khoản tiền hoa hồng 
• Giá trị hợp đồng trước và sau thuế

Kiểm tra hợp đồng

Đây là bước quan trọng mà người quản lý hợp đồng phải nắm rõ mọi thứ. Khi bàn giao hợp đồng cho người quản lý thì người này phải kiểm tra tất cả các thông tin được ghi trong hợp đồng. Việc làm này sẽ tránh các vấn đề xấu xảy ra với cả người quản lý hợp đồng lẫn hợp đồng. 

Lưu trữ, sao chép các loại hồ sơ, hợp đồng

Quá trình này cần người quản lý hợp đồng phản ánh trung thực  con số, dữ liệu, hình ảnh đã được ký kết trong hợp đồng. Các doanh nghiệp hiện nay thường scan bản hợp đồng ra nhiều bản và lưu trữ tại các phòng ban khác nhau và bản mềm lưu trữ trên máy tính. Quản lý hợp đồng theo cách này sẽ đề phòng các trường hợp xấu xảy ra trong quá trình thực hiện. Nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng một số phần mềm để lưu trữ, quản lý hợp đồng nhắm tối ưu hóa các chi phí phát sinh khác như: Phần mềm Zoho CRM, AZ CRM, excel… 

Quản lý, bổ sung các thông tin trong hợp đồng

Trong thời gian thực hiện hợp đồng, thường sẽ có một số điều khoản bổ sung vào hợp đồng, đòi hỏi hệ thống quản lý hợp đồng phải nhanh nhạy lưu trữ đầy đủ, thống nhất, tiến hành báo cáo vấn đề với những người có thẩm quyền trong bản hợp đồng. Đối với số của hợp đồng, các doanh nghiệp nên lấy số của bộ phận văn thư trong công ty, không nên lấy số không thực tế với hợp đồng.

Báo cáo thường niên về quá trình thực hiện hợp đồng

Cơ quan, tổ chức, người có trách nhiệm quản lý hợp đồng cần cập nhật quá trình thực hiện chúng và báo cáo cho người có thẩm quyền. 

Có 2 loại báo cáo:

• Báo cáo đột xuất: Vấn đề bốc phát xảy trong không nằm trong kế hoạch cần phải báo lại cho người chịu trách nhiệm nhanh nhất để giải quyết vấn đề.
• Báo cáo định kỳ: có thể báo cáo định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng, mục đích theo dõi tiến độ thực hiện và đưa ra các giải pháp kịp thời, hiệu quả. Với mỗi doanh nghiệp sẽ có luật báo cáo định kỳ riêng.

Kiểm tra tiến trình thực hiện hợp đồng

Sau khi thực hiện các bước trong việc quản lý hợp đồng thì việc cuối cùng doanh nghiệp phải làm là kiểm tra, đánh giá chúng. Các bước kiểm tra tùy vào tính chất của từng doanh nghiệp đưa ra cho phù hợp với bản hợp đồng, các doanh nghiệp càng lớn càng quản lý hợp đồng nghiêm ngặt. Quản lý, kiểm tra hợp đồng càng chi tiết , rõ ràng sẽ tránh được tổn thất ngân sách công ty.

Bài viết trên đã bật mí cho bạn đọc 7 bước quản lý hợp đồng hiệu quả nhất, SmartOSC DX hy vọng các doanh nghiệp xem xong bài viết này sẽ áp dụng các bước quản lý hợp đồng nêu trên vào nhiều dự án của công ty phù hợp, hiệu quả. Nếu còn điều gì thắc mắc hãy để lại lời nhắn cho chúng tôi nhé.