Uncategorized

Công Việc Hành Chính Nhân Sự Là Làm Gì?

Hoạt động kinh doanh trong một doanh nghiệp thường liên quan nhiều đến bộ phận nhân sự, bao gồm những vị trí hành chính khác nhau như chuyên viên phân tích, tổng hợp nhân sự. Nhà quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý mảng hành chính nhân sự trong công ty. Mặc dù nhiệm vụ và vai trò của bộ phận nhân sự khác nhau trong các ngành và tổ chức khác nhau, nhưng trách nhiệm công việc chính ở bộ phận này đều tương tự nhau. Bài viết này của SmartOSC DX xin chia sẻ cho bạn công việc hành chính nhân sự trong một công ty là như thế nào?.

Bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò gì trong tổ chức 

Ở các tổ chức lớn có xu hướng chia nhỏ vai trò quản trị nhân lực trong các bộ phận tùy thuộc vào chuyên môn của từng nhân viên. Chẳng hạn như các mẫu tin tuyển dụng cho từng vị trí quản lý phúc lợi nhân viên, trợ lý hành chính, quản trị lương thưởng, chuyên gia dữ liệu… sẽ khác nhau. 

Ở các tổ chức nhỏ hơn, tất cả các nhiệm vụ đó đều được đảm nhận bởi nhà quản trị nhân sự. Đó là lý do các quản lý nhân sự trong các tổ chức nhỏ được tiếp xúc nhiều mảng và có kinh nghiệm làm việc tốt hơn. 

Về lý thuyết, vai trò của một nhà quản lý nhân sự ít liên quan đến con người mà liên quan nhiều hơn đến việc quản trị. Ở vị trí hành chính nhân sự, nhân viên sẽ quản lý các chính sách của công ty, đánh giá mối quan hệ nhân viên, quản lý dữ liệu và quản lý nguồn nhân lực, và được sự giám sát của giám đốc nhân sự. 

Nhiệm vụ và vai trò của nhà quản lý hành chính nhân sự

Mỗi nhà quản trị nhân sự có những nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực hay tổ chức của họ. Đa phần các công ty sẽ liệt kê tất cả các nhiệm vụ của một quản lý nhân sự vào bản mô tả công việc để họ có thể tìm được ứng viên thích hợp nhất.

Trong mọi trường hợp, những nhiệm vụ dưới đây sẽ được một nhà quản trị hành chính nhân sự quản lý:

• Tổ chức và duy trì hồ sơ nhân sự, nhập dữ liệu tuyển dụng mới và cập nhật dữ liệu của các ứng viên. 
• Cập nhật cơ sở dữ liệu nhân sự nội bộ; chẳng hạn như chế độ nghỉ ốm, thai sản…
• Xem xét, sửa đổi và cập nhật chính sách của công ty
• Chuẩn bị các tài liệu nhân sự; ví dụ hướng dẫn tuyển dụng mới, hợp đồng lao động, danh sách lương thưởng…
• Hỗ trợ các phòng tuyển dụng, tìm kiếm tài năng và các hoạt động nhân sự như giới thiệu nhân viên mới với công ty.
• Mối liên hệ giữa công ty với đối tác bên ngoài như nhà cung cấp bảo hiểm, ban luật pháp…
• Trả lời mọi thắc mắc của nhân viên về con người hoặc các vấn đề về nhân sự, giải quyết nhanh chóng các mâu thuẫn nội bộ. 
• Báo cáo thường xuyên về chỉ số của nhân sự như tỷ lệ doanh thu, tỷ lệ giữ chân…
• Sắp xếp chỗ ở, phương tiện đi lại nếu như nhân sự có các chuyến công tác. 
• Hỗ trợ bộ phận tính lương thưởng bằng những thông tin cập nhật của nhân viên về ngày đi làm, ngày nghỉ phép, OT, lịch làm việc…
• Tham gia vào các dự án nhân sự, chẳng hạn như ngày hội việc làm, ngày hội tuyển dụng…
• Hỗ trợ giám đốc nhân sự quản lý và điều hành ngân sách nhân sự. 

Trên đây là tập hợp các nhiệm vụ cơ bản của một nhà quản lý hành chính nhân sự phải đảm nhận. Tuy nhiên, trong các tổ chức có thể có nhiều nhiệm vụ hơn có thể có hoặc không nằm trong bản mô tả trên. 

Để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự giỏi

Ở các công ty nhỏ, một nhân viên hành chính nhân sự đôi khi phải hoàn thành các nhiệm vụ và trách nhiệm của một chuyên viên nhân sự hoặc của giám đốc nhân sự.

Trong khi đó, ở các tổ chức lớn hơn sẽ có vai trò rõ ràng đối với nhân viên hành chính nhân sự. Các tổ chức này sẽ xem rõ vai trò chuyên biệt cho từng bộ phận khác khác nhau của phòng ban nhân sự.

Do đó, để trở thành nhà quản lý nhân sự ở các công ty nhỏ, bạn phải có những kỹ năng và kiến thức nhân sự cơ bản. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp vừa và lớn hơn, bạn cần phải chuyên môn hóa cụ thể ở một chức danh nhân sự cụ thể. 

Một nhà quản trị nhân sự giỏi sẽ đóng một vai trò quan trọng trong công ty, quản lý tất cả các nhiệm vụ thiết yếu liên quan đến nhân sự. Bạn sẽ là người cầu nối trong giao tiếp, phân luồng thông tin và quản lý dữ liệu giữa các nhân viên và công ty. 

Trở thành một nhà quản trị nhân sự hành chính giỏi yêu cầu bạn hiểu được sự phức tạp của việc quản lý dữ liệu. Quan trọng hơn cả, bạn phải đặt tiêu chuẩn làm việc của ngành và tổ chức lên trước tiên. 

Sự thành công của một doanh nghiệp thường phụ thuộc nhiều đến vai trò của nguồn lực con người, nguồn vốn, tài chính doanh nghiệp… Như vậy, những thách thức với vị trí quản trị nguồn hành chính nhân sự sẽ vô cùng lớn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong công việc và giúp bạn định hình được hướng đi đúng trong công việc này.