Quản lý khách hàng - CRM

CRM Áp Dụng Cho Ngành Spa

Ngày nay, nhu cầu của mỗi con người nó không chỉ dừng lại ở việc chúng ta được ăn no, mặc ấm mà còn phải ăn ngon, mặc đẹp.Việc quá tải công việc tại nhiều cơ sở Spa, thẩm mỹ viện thường xuyên xảy ra rất nhiều do nhu cầu khách hàng ngày càng tăng cao. Nhưng hầu như việc quản trị cũng như hệ thống hóa lịch khám bệnh, chăm sóc bệnh nhân tại các cơ sở đang bị phụ thuộc quá nhiều vào sức lao động thủ công của các tiếp tân, phụ tá. 

Những bất cập này thường rất dễ nảy sinh nhiều loại phiền toái cho chính bác sĩ, bệnh nhân. Nghiên cứu về quá trình chăm sóc khách hàng của các cơ sở Spa, thẩm mỹ viện, ta dễ dàng nhận thấy việc đặt lịch hẹn, theo dõi bệnh nhân và tìm kiếm khách hàng tiềm năng hoàn toàn bị phụ thuộc vào đội ngũ tiếp tân. 

Do vậy, sự kết nối giữa các bác sĩ và khách hàng phụ thuộc hoàn toàn vào bộ phận trung gian là lễ tân. Các bác sĩ khó có thể nắm bắt được số lượng khách hàng tiềm năng, những lý do cuộc hẹn bị hủy bỏ hay thậm chí là bỏ sót khách hàng của mình. Cùng SmartOSC DX đón đọc bài viết để xem CRM áp dụng cho ngành Spa nó sẽ ra sao nhé!

Một số khó khăn khi gặp phải trong hoạt động kinh doanh lĩnh vực Spa, thẩm mỹ

1. Dữ liệu khách hàng lớn, lưu trong file excel gây khó khăn cho việc tìm kiếm, trích lọc
2. Thông tin khách hàng bị trùng lặp, không đồng nhất giữa các chi nhánh
3. Khi khách hàng liên hệ, nhân viên không biết được lịch sử thông tin khách hàng để xác định được cách thức chăm sóc khách hàng phù hợp
4. Thiếu các công cũ hỗ trợ báo cáo, thống kê
5. Mất rất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu báo cáo bán hàng vì dữ liệu khách hàng được lưu phân tán trong các file Excel do mỗi chi nhánh quản lý
6. Thiếu sự cộng tác giữa các nhân viên từng chi nhánh
7. Khó khăn trong vấn đề bảo mật các thông tin nhạy cảm (Dữ liệu của tôi ai được phép thấy?).
8. Không duy trì tính liên tục trong hoạt động sales, chăm sóc khách hàng khi có sự thay đổi về nhân sự.
9. Nhân viên có công cụ để quản lý khách hàng của mình
10. Và còn rất nhiều vấn đề khác

Giải pháp phần mềm Zoho CRM cho thẩm mỹ viện Spa 

Từ những vấn đề trên, chúng tôi đã nghiên cứu và xây dựng giải pháp CRM cho ngành Spa – “CRM cho Spa” trên nền tảng Zoho CRM nhằm giúp cho việc quản lý và chăm sóc khách hàng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Giải pháp phần mềm Zoho CRM cho ngành Spa của SmartOSC DX tối ưu hóa quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng gồm 4 bước: Mới, Đang liên hệ, Đã chuyển đổi, Phát sinh giao dịch. Tất cả hoạt động chăm sóc khách hàng (All In One) trong 1 màn hình duy nhất – Công cụ quản lý khách hàng và nhân viên kinh doanh trên nền Zoho CRM.

Nỗi lo “bỏ sót” khách hàng – ngành Spa

Việc theo dõi cũng như quản lý lịch hẹn hoàn toàn phụ thuộc vào đội ngũ lễ tân. Do đó, trong trường hợp khách hàng bỗng quên đi cuộc hẹn hoặc bác sĩ bận đột xuất, việc cập nhật thông tin buổi hẹn thường được thông báo thủ công qua điện thoại và thiếu tính chủ động.

Ngoài ra, bác sĩ khó nắm bắt rõ số lượng những khách hàng hủy hẹn cũng như thông tin của họ để có chiến lược chăm sóc khách hàng phù hợp. Nếu hệ thống CRM được áp dụng hiệu quả, việc nhắc nhở trước khách hàng về thời gian cuộc hẹn hoặc những thay đổi bất ngờ sẽ được tự động hóa thông qua SMS hoặc Email, Facebook…

Ngoài ra, những phần mềm quản trị CRM còn giúp cung cấp, tổng hợp danh sách các khách hàng hủy hẹn, thông tin được phân loại rõ ràng. Đăng ký dùng thử trải nghiệm phần mềm Zoho CRM hoàn toàn miễn phí!

Theo dõi lịch sử thông tin khách hàng

Hầu như các cơ sở spa, thẩm mỹ viện đều cảm thấy khó khăn trong việc theo dõi lịch sử thông tin khách hàng: tình trạng, lịch sử thông tin tư vấn,…. Do việc lưu trữ thông tin hồ sơ được làm một cách thủ công, nên khi khách hàng có nhu cầu quay lại sau một khoảng thời gian dài sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin.

Nhưng khi mọi thứ được hiện đại hóa nhờ công nghệ, thông tin lịch sử trước đây của khách hàng sẽ được hiển thị chỉ sau vài cú “click” chuột.Nếu trước đây hầu hết các spa,thẩm mỹ viện đều phải bỏ rất nhiều chi phí để theo dõi được lịch sử thông tin khách hàng, thì nay mọi thứ đã được đơn giản hóa đi rất nhiều.

Quá trình điều trị gồm nhiều giai đoạn

Việc chăm sóc khách hàng thường không bao giờ chỉ giới hạn trong một buổi. Mà đa phần khách hàng sẽ được chăm sóc trong nhiều buổi hoặc từng giai đoạn khác nhau. Nếu số lượng khách hàng quá nhiều, thì việc theo dõi quá trình riêng biệt của mỗi cá nhân sẽ là một bất cập lớn đối với các bác sĩ.

Khi ứng dụng phần mềm CRM vào điều hành, các bác sĩ sẽ có thể theo dõi tiến trình của mỗi khách hàng thông qua các bộ lọc.

Khách hàng tiềm năng cần được chăm sóc “đặc biệt”

Mỗi ngày, các cơ sở spa, thẩm mỹ viện đều phải đối mặt với số lượng lớn khách hàng đến tư vấn. Trong đó, nhóm khách hàng còn đang “ lưỡng lự” thường bị bỏ sót do khó khăn trong quá trình liên hệ, chăm sóc.

Nếu các thông tin khách hàng được cập nhật đầy đủ trong phần mềm CRM, thì chỉ bằng vài thao tác, đội ngũ tiếp tân có thể gửi những tin nhắn, thông tin điều trị đến nhóm đối tượng này thông qua email, SMS, …

Tự động hóa quy trình chăm sóc

Sự cạnh tranh giữa các cơ sở spa, thẩm mỹ viện không chỉ về chất lượng, giá cả, uy tín mà còn về việc chăm sóc khách hàng. Nâng cao cải thiện chăm sóc khách hàng spa với marketing automation. 

CRM có thể tự động hóa các hoạt động tương tác cá nhân hóa trải nghiệm. Một vài ví dụ đơn giản của hệ thống CRM là các tin nhắn chúc mừng sinh nhật, các email tặng voucher giảm giá các dịp giáng sinh, lễ tết gửi đến từng khách hàng hay đơn giản chỉ là các broadcast tin tức liên quan đến làm đẹp…của mình đến với khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ.

Mô tả quy trình

Tiếp cận khách hàng tiềm năng (Khách hàng mới)

Sau khi Spa thực hiện marketing, spa tìm kiếm khách hàng trên nhiều nguồn khác nhau: Facebook, Zalo, Website…Spa sẽ thu được một lượng tệp khách hàng.

CRM bao gồm những chức năng tích hợp với zalo, facebook, web,…Khi khách hàng có mối quan hệ tương tác với bài viết trên zalo, facebook, web… Ví dụ như khách hàng để lại comment trong bài viết, để lại số điện thoại…

Thì phần mềm sẽ tự động lấy toàn bộ dữ liệu của khách hàng và đưa vào hiển thị trên giao diện phần mềm. CRM tự động lấy những thông tin sau: tên khách hàng, dịch vụ khách hàng đang quan tâm, số điện thoại, comment. CRM tự động chuyển toàn bộ khách hàng này vào mục Khách hàng mới

Bộ phận chăm sóc khách hàng tiếp tục tư vấn chăm sóc qua kênh: gọi điện, Email, gặp trực tiếp tư vấn…Thông tin khách hàng được CRM tự động chuyển đổi qua mục Khách hàng đang chăm sóc.

Đặt lịch hẹn

Qua quá trình tư vấn, khách hàng đồng ý lựa chọn dịch vụ tại spa.

Checkin

Đúng lịch hẹn khách hàng đến Spa check in. Bạn lưu lại thông tin khách hàng. Thực hiện chiến dịch Upsale tư vấn cho khách hàng sử dụng thêm dịch vụ tại Spa.

Tiến hành và thanh toán

Sau khi khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ làm đẹp tại spa. Nhân viên xác nhận lại thông tin và xuất hóa đơn cho khách hàng. Khách hàng thanh toán hóa đơn.

Chăm sóc khách hàng

CRM hỗ trợ spa chăm sóc khách hàng bằng nhiều kênh khác nhau:

• Gọi điện hỏi thăm
• Nhắn tin hỏi thăm
• SMS tự động chúc mừng sinh nhật, ngày lễ
• SMS chương trình khuyến mãi

Bạn muốn biết cách sử dụng phần mềm CRM cho ngành spa, thẩm mỹ? Chỉ cần liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của SmartOSC DX thông qua chat trực tiếp, email hoặc điện thoại. Hoặc có thể tự tìm hiểu, khắc phục với các thông tin cần thiết thông qua kho kiến thức của chúng tôi, cùng với hướng dẫn người dùng và các video hướng dẫn sử dụng.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với SmartOSC DX qua: qua số (+84) 24 710 8 1222. Follow SmartOSC DX để cập nhật các xu hướng quản trị doanh nghiệp 4.0 mới nhất. Đăng ký sử dụng phần mềm CRM ngay hôm nay tại đây để tạo nên đột phá trong kinh doanh.