Quản lý khách hàng - CRM

CRM Là Gì? Hướng Dẫn Vận Hành CRM Hiệu Quả, Tối Ưu Trong Doanh Nghiệp

Phần mềm CRM được định nghĩa là một hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý quan hệ khách hàng và giúp doanh nghiệp nuôi dưỡng mối quan hệ với nhóm khách hàng tiềm năng. CRM cũng hỗ trợ tổ chức hiệu quả ở khâu quản lý thời gian và gây ấn tượng với khách hàng trong từng chiến lược. Vậy làm thế nào để vận hành CRM hiệu quả và tối ưu cho doanh nghiệp. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Vai trò của phần mềm CRM trong hệ thống vận hành

Quản lý từng dữ liệu trên quy mô lớn là chức năng cốt lõi của bất kỳ hệ thống thông tin khách hàng nào, cho dù đó là phần mềm CRM lưu trữ trên đám mây hay CRM trên máy chủ của bạn. Bạn muốn lưu trữ và quản lý dữ liệu cho mọi loại liên hệ, từ khách hàng tiềm năng đến đối tác kinh doanh.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn phải mất thời gian với những file excel, email… để theo dõi các từng dữ liệu khách hàng. Nhưng nếu bạn có một số lượng lớn dữ liệu, bạn cần thử nghiệm một phần mềm CRM như Zoho cho doanh nghiệp của mình. Mỗi chức năng trong phần mềm có thể được cập nhật, điều chỉnh và tùy chỉnh khi bạn sử dụng để phù hợp với nhu cầu của mình.

Với một bảng tính Excel truyền thống, các nhân viên chỉ có thể theo dõi các số liệu về tên, email, số điện thoại, địa chỉ, ngày mua hàng… Nhưng với phần mềm CRM, bạn có thể 

tìm hiểu sâu hơn về lịch sử tương tác với khách hàng, báo cáo phân tích chi tiết về mỗi khách hàng hoặc trên một số lượng lớn, quy trình bán hàng….

Ở thời điểm hiện tại, nhân viên chỉ xác định được tên hoặc địa chỉ email khách hàng là chưa đủ. Một phần mềm CRM tốt có thể cho phép bạn thêm được các hoạt động mà bạn đã lên kế hoạch hoặc đã hoàn thành, chẳng hạn như theo dõi khách hàng tiềm năng. Phần mềm này đóng vai trò như một nhà quản lý nhiệm vụ chiến lược trong quy trình hoạt động mới của doanh nghiệp. 

Cách một doanh nghiệp áp dụng CRM vào quy trình vận hành 

Quản lý quan hệ khách hàng cung cấp cho bạn cái nhìn đầy đủ về hoạt động bán hàng, tiếp thị và sự hỗ trợ kịp thời của nhân viên chăm sóc đến mọi khách hàng. Điều đó đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ, có thể chỉ có một vài người – hoặc thậm chí chỉ một người – những người cần theo dõi hoạt động trên tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp.

Và đối với những người điều hành các doanh nghiệp dịch vụ, gặp gỡ khách hàng tiềm năng là một bước quan trọng trong việc xây dựng lòng tin, giới thiệu dịch vụ và mở rộng quy mô kinh doanh. Nhưng việc lên lịch và quản lý các cuộc họp là một công việc tốn thời gian. Các cuộc điện thoại, email và tin nhắn qua lại để tìm thời điểm trò chuyện đôi bên cùng có lợi có thể khiến bất kỳ ai các nhà quản lý cảm thấy mệt mỏi. Sau đó, khi lịch trình không đồng bộ hóa hoặc có thông tin sai lệch sẽ gây mất nhiều thời gian hơn .

Là một chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là phải tận dụng tối đa từng phút quý giá và số tiền chi tiêu. Thời gian cần được quản lý hiệu quả để điều hành một doanh nghiệp thành công. Triển khai hệ thống CRM là một cách tuyệt vời để hợp lý hóa các nỗ lực tiếp thị, tiết kiệm thời gian cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Mặc dù mục tiêu này không dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng các tính năng bạn tìm kiếm trong CRM sẽ khác với nhu cầu của một doanh nghiệp mới thành lập gồm 1 đến 2 người hoặc một doanh nghiệp lớn với hơn 500 nhân viên.

Mất bao lâu để nhìn thấy được giá trị mà CRM mang lại?

Phần mềm CRM phù hợp bắt đầu tạo ra giá trị ngay khi bạn có được khách hàng tiềm năng đầu tiên. Để có kết quả tốt nhất, hãy đảm bảo rằng tất cả các khách hàng tiềm năng đều được xử lý thông qua CRM của bạn. 

Ở cấp độ này, hãy xem quy trình của bạn để xem liệu các khách hàng tiềm năng và sự tương tác trong quá trình này có đủ đáp ứng các mục tiêu về doanh thu và dòng tiền của bạn hay không.

Một số hệ thống CRM được thiết kế cho những nhiệm vụ đặc biệt để phục vụ bạn tốt hơn. Không phải phần mềm CRM nào trên thị trường cũng có khả năng tùy biến để thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt từ phía doanh nghiệp. Trên thực tế, việc thiếu khả năng tùy chỉnh là một trong những lý do hàng đầu dẫn đến sự thất bại trong quá trình triển khai CRM. Một hệ thống CRM tất cả trong một như Zoho có các tính năng như tự động hóa tiếp thị có thể thay thế các nhiệm vụ thủ công truyền thống.

Bạn có thể tham khảo Zoho CRM được cung cấp bởi SmartOSC DX tại đây. 

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng cung cấp cho bạn thông tin chi tiết sâu hơn, tăng thêm sự hài lòng của khách hàng và giúp bạn có thêm nhiều đơn hàng hơn. Tìm hiểu thêm về cách tích hợp 1 phần mềm CRM tất cả trong một như Zoho có thể giúp quy trình kinh doanh của bạn dễ dàng và hiệu quả hơn. Liên hệ với SmartOSC DX ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí!