Quản Lý Nhân Sự - HRM

Doanh Nghiệp Có Cần Sử Dụng Phần Mềm HRM Không?

Doanh nghiệp có cần sử dụng phần mềm HRM không? là câu hỏi có lượt tìm kiếm cực kỳ cao trên các công cụ tìm kiếm. Có lẽ nhiều tổ chức vẫn hoài nghi về tính hiệu quả mà HRM mang lại. Vậy, hãy cùng SmartOSC DX theo dõi bài viết dưới đây để tìm câu trả lời xác đáng nhất cho câu hỏi trên.

HRM là gì ?

HRM là viết tắt của Human Resource Management, nghĩa là quản trị nguồn nhân lực. Phần mềm HRM là sử dụng công nghệ để hỗ trợ bộ phận nhân sự quản lý nhân viên hiệu quả  thông qua các hoạt động như: tuyển dụng, đánh giá, lưu trữ thông tin….. Phần mềm HRM sẽ giúp quản lý tự động hóa các quy trình trên nhằm nâng cao hiệu quả quản trị.

Tại sao cần sử dụng phần mềm HRM ?

Công nghệ được coi là “cánh tay đắc lực” giúp các doanh nghiệp phát triển trong bối cảnh hiện nay. Nên việc ứng dụng phần mềm để quản lý nhân sự là điều vô cùng cần thiết. Dưới đây là những lợi ích to lớn mà phần mềm HRM đem lại cho doanh nghiệp:

Xử lý tự động các công việc nhân sự

Bộ phận nhân sự là bộ phận phải quản lý toàn bộ công việc hành chính, nên áp lực công việc của bộ phận này là rất lớn. Phần lớn thời gian của họ phải dành xử lý giấy tờ hàng ngày, các nhiệm vụ quản trị hàng ngày như: Xử lý thông tin nhân viên, giải đáp thắc mắc…. Để có nhiều thời gian dành cho việc lên chiến lược hoạch định chiến lược nhân sự, cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên gần như là không có, nếu quá trình là diễn ra lâu dài chắc chắn hoạt động doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng.

Ứng dụng phần mềm HRM chính là điều mà doanh nghiệp cần làm để xử lý công việc hành chính nhanh gọn vì HRM có thể tự động thu thập thông tin nhân sự và lưu trữ dữ liệu trên hệ thống. Bên cạnh đó, nó số hóa các thông tin liên quan đến nhân viên: lịch sử làm việc, giấy phép, hiệu suất… Nhân viên có thể tự tìm kiếm thông tin của mình hoặc về doanh nghiệp dễ dàng vì chúng đã được lưu trữ toàn bộ trên hệ thống một cách khoa học.

 Quản lý nhân viên hiệu quả

Thay vì tốn thời gian thực hiện quản lý nhân sự theo cách thủ công, thì phần mềm HRM sẽ giúp giảm tải các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hàng ngày, làm tăng hiệu quả tổng thể cho công ty. Hiện tại, các phần mềm HRM trên thị trường đều có nhiều tính năng tự động hóa, khả năng phân tích dữ liệu và hiển thị dữ liệu bằng các biểu đồ và đồ thị. Những tính năng mà HRM có thể giúp cải thiện hiệu quả quản trị nhân sự:

• Quản lý chấm công: Sẽ có phần mềm liên kết với máy chấm công hoặc cao cấp hơn là tích hợp cả tính năng chấm công vào hệ thống (bạn có thể tham khảo Zoho People) điểm khác biệt của 2 phần mềm là phần mềm tích hợp tính năng chấm công sẽ ưu việt, linh hoạt hơn về theo dõi nhân viên, có thể chấm công từ xa. Còn nhìn chung, chúng sẽ giúp theo dõi giờ làm việc của nhân viê, đảm bảo nhân viên được trả đúng mức lương theo giờ làm, hỗ trợ nhà lãnh đạo quản lý chấm công hiệu quả, chính xác.
• Quản lý đào tạo: Theo dõi, báo cáo các chương trình đào tạo của doanh nghiệp, dự đoán chi phí cần đầu tư cho những khóa đào tạo, phân loại hồ sơ nhân sự, gửi đánh giá đến nhân viên. Hỗ trợ quản lý sắp xếp vị trí phù hợp cho nhân viên sau các khóa đào tạo.
• Tính lương: Công việc tính lương thường rất phức tạp và gây nhiều tranh cãi nếu không có sự rõ ràng, minh bạch. Ứng dụng HRM chúng có thể loại bỏ hoàn toàn các vấn đề đó vì dữ liệu tính lương sẽ lấy từ hoạt động chấm công để tự động tính sau sẽ gửi cho nhân viên để đảm bảo tính minh bạch, chính xác

Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Trong một doanh nghiệp nhỏ thì gần trăm nhân viên lớn thì hàng nghìn nhân viên và bộ phận nhân sự không thể giải đáp hết những thắc mắc của nhân viên, nên tính năng nhân viên tự phục vụ sẽ giúp nhà quản lý nhân sự vừa giảm tải áp lực lại cải thiện sự hài lòng của nhân viên. Khi ứng dụng hệ thống quản lý nhân sự, mỗi nhân viên sẽ được cung cấp một tài khoản cá nhân để đăng nhập, nhân viên có thể theo dõi thông tin của mình, giờ làm, bảng lương trên hệ thống… họ sẽ tự chủ động tìm kiếm thông tin trên hệ thống mà không cần làm phiền bộ phận nhân sự.

Giảm thiểu chi phí và tránh sai sót

Trước kia, khi công nghệ chưa phát triển mạnh, thì nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công và quy trình này gây mất rất nhiều thời gian mà lại gây ra nhiều sai sót. Tính năng tự động hóa của HRM đảm bảo độ chính xác về thông tin và tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Bên cạnh đó, chúng còn có thể phát hiện dữ liệu trùng lặp và từ động loại bỏ chúng để tránh làm dữ liệu đã lưu trữ từ trước bị loạn.

Bảo mật dữ liệu

Đầu tư vào phần mềm HRM là bước ngoặt quan trọng trong hoạt động bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp. Chắc chắn lưu trữ dữ liệu trên một hệ thống công nghệ hiện đại sẽ an toàn hơn việc lưu trữ trên giấy tờ và đừng trong những chiếc tủ kính vừa chiến diện tích lại gây khó khăn khi tìm kiếm tài liệu, tính an toàn không cao.

Về bảo mật dữ liệu, phần mềm quản lý nhân sự Zoho People là một sự lựa chọn tốt cho doanh nghiệp. Zoho People thực hiện số hóa tài liệu ngay khi đưa vào hệ thống, có chế độ bảo mật nhiều lớp bằng cách phần quyền người dùng. Chính vì có sự bảo mật chặt chẽ như vậy mà Zoho People đã đạt độ bảo mật thông tin 100% theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, SOC 2 Loại 1.

Chắc chắn sau bài viết trên bạn đọc đã có câu trả lời cho câu hỏi: “Doanh nghiệp có cần sử dụng phần mềm HRM không?”. Nếu có thắc mắc về phần mềm quản lý nhân sự, hãy liên hệ ngay với SmartOSC DX qua hotline: (+84) 24 710 8 1222 bạn sẽ được tư vấn trực tiếp.