Quản Lý Nhân Sự - HRM

Giới Thiệu Tổng Quan Về Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự đang là xu hướng trong thời đại 4.0. Nhưng nếu chạy theo xu hướng, ngay lập tức ứng dụng nó mà không hiểu rõ về nó sẽ gây hậu quả rất nặng nề. Vì vậy, trong bài viết này SmartOSC DX sẽ giới thiệu tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp hiểu rõ về nó để có thể đưa ra những lựa chọn chính xác.

HRM là gì?

HRM – Human Resource Management là một thuật ngữ trong ngành kinh doanh được dịch ra là quản trị nguồn nhân lực. Nó bao gồm những quyết định, hoạt động quản lý có liên quan trực tiếp đến cả doanh nghiệp và nhân viên. Giúp doanh nghiệp tìm kiếm, sử dụng người lao động có trình độ và kỹ năng vào những công việc phù hợp, nhằm đạt được những mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp đang hướng tới một cách hiệu quả nhất.

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm được thiết kế dựa trên mô hình của phòng nhân sự với mục đích ứng dụng công nghệ – kỹ thuật hiện đại vào quy trình làm việc, giúp tối ưu hóa những hoạt động quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, tuyển dụng – đào tạo…

Các tính năng chính của phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp khai thác tối đa nguồn nhân sự của tổ chức bởi những tính năng hữu ích nó đem lại. Có thể nó, đó cũng chính là lý do khiến phần mềm này trở thành xu thế trong vài năm trở lại đây và cả trong tương lai.

Hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân viên

Không còn tốn thêm chi phí và thời gian thuê nhân viên ngồi nhập liệu vì mọi thông tin của nhân viên như: nhân khẩu học, chức danh, trình độ học vấn, năng lực làm việc, hợp đồng… sẽ được quản lý trong hệ thống hồ sơ của phần mềm. Điều này giúp nhà quản lý thuận tiện hơn hi tra cứu, chính sửa thông tin và nhân viên cũng có thể theo dõi thông tin của mình trên hệ thống

Quản lý hợp đồng nhân viên

Một doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp sẽ luôn sử dụng hợp đồng lao động với mọi nhân viên. Và việc sử dụng hợp đồng lao động cũng là trách nhiệm, nghĩa vụ của doanh nghiệp thực hiện theo đúng những gì luật pháp đề ra. 

Quản lý hợp đồng cũng là nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện sao cho hợp lý, tránh bị thất lạc, rách nát hợp động. Để cải thiện điều đó, chức năng quản lý hợp đồng của phần mêm quản lý nhân sự đã ra đời. Nó xóa bỏ hoàn toàn những cách thức lưu trữ truyền thống thay vào đó sẽ số hóa toàn bộ và lưu trữ trên hệ thống đảm bảo quản lý chi tiết mọi loại hợp đồng như: đã ký kết, chưa ký kết, hợp đồng thử việc, hợp động thực tập… Thêm vào đó, phần mềm sẽ thông báo cho quản lý khi gần đến ngày hết hạn hợp đồng giúp quá trình quản lý dễ dàng, tiện lợi trong việc theo dõi gia hạn hợp đồng hay hoãn hợp đồng khi cần thiết…

Hỗ trợ quản lý phúc lợi nhân viên

Phúc lợi là yếu tố chính giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài và giữ chân họ ở lại lâu dài. Ngoài trả lương cứng cho nhân viên theo tháng, doanh nghiệp nên có thêm các khoản như: thưởng phần trăm hoa hồng, hỗ trợ tiền ăn trưa, tiền xăng đi lại, hay quà khi nhân viên sinh con… Chính vì vậy, khi phần mềm quản lý nhân sự có tính năng quản lý phúc lợi sẽ là lợi thế của doanh nghiệp. Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý chi tiết các phúc lợi của từng người, theo dõi những phúc lợi đang được áp dụng, nhờ đó bộ phần nhân sự dễ dàng tính toán các khoản phúc lợi của từng tháng, có thể nhanh chóng khắc phục các vấn đề phát sinh.

Quản lý chấm công và tính lương

Chấm công và tính lương cần phải minh bạch, khách quan, nên sử dụng phần mềm hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp gây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhân viên. Như hoạt động chấm công, thay vì hình thức thủ công để quyển sổ ở gần lối ra vào, ai đến thì ký tên thì việc ứng dụng phần mềm quản lý sẽ tối ưu hơn hẳn. Nhân viên có thể chấm công bằng vân tay, nhận diện khuôn mặt, thậm chí là chấm công từ xa mà nhà quản lý vẫn nắm bắt toàn bộ thông tin nhờ quá trình tự động lưu trữ và thông báo theo thời gian thực của phần mềm.

Từ những dữ liệu chấm công sẽ là một trong những cơ sở để quy trình tính lương tự động hoạt động. Sau khi tính toán tiền lương cho nhân viên, hệ thống sẽ gửi bảng lương đến từng người đảm bảo bảo mật thông tin. Ngoài ra, nhân viên vẫn có thể theo dõi phiếu lương hàng ngày trên cổng thông tin cá nhân của riêng họ.

Hỗ trợ tuyển dụng trực tuyến

Tuyển dụng là hoạt động luôn có trong mọi doanh nghiệp, khi cần thêm lao động doanh nghiệp sẽ có nhu cầu. Hiện tại, khi công nghệ đang phát triển mạnh mẽ doanh nghiệp không thể tìm kiếm nhân tài bằng hoạt động tuyển dụng thủ công mà phải thực hiện trực tuyến mới có thể tiếp cận đa dạng ứng viên, thu hút họ. Tính năng hỗ trợ tuyển dụng sẽ giúp quản lý đảm nhận vấn đề này. Nó sẽ tự động đăng tải thông tin tuyển dụng lên website doanh nghiệp, kết nối với các trang tuyển dụng để tìm kiếm ứng viên, cung cấp cho họ những thông tin cần biết về doanh nghiệp… Đồng thời, phần mềm có thể sàng lọc hồ sơ trực tuyến, chọn lọc những hồ sơ phù hợp tiêu chí đề ra của doanh nghiệp, gửi thông báo trúng tuyển, thông báo phỏng vấn đến ứng viên. Có thể nói, tính năng này đã giảm tải rất nhiều áp lực cho bộ phận tuyển dụng, giúp họ có thời gian tập chung xây dựng chiến lược tuyển dụng hơn.

Hỗ trợ quản lý đào tạo

Sau khi tuyển dụng thành công, phần mềm sẽ sắp xếp lịch đào tạo, thông báo lớp học cho nhân viên, và còn theo dõi cả chi phí bỏ ra cho hoạt động này. Thêm vào đó, phần mềm còn theo dõi xuyên suốt quá trình đào tạo để đưa ra dữ liệu hỗ trợ doanh nghiệp khảo sát xem nội dung đào tạo đã phù hợp chưa, khả năng chính xác của từng nhân viên… nhằm khắc phục, tạo ra những chiến lược đào tạo phù hợp, tối ưu nhất.

Ngoài ra, để giảm bớt gánh nặng trong việc soạn nội dung đào tạo, nhiều phần mềm đã liên tục cập nhật kho sách điện tử trong hệ thống với đa lĩnh vực, ngành nghề khác nhau tạo điều kiện cho cả người dạy lẫn người học tham khảo. 

Những lợi ích to lớn mà phần mềm quản lý nhân sự đem lại

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự luôn là lựa chọn đúng đắn của doanh nghiệp bởi nó sẽ mang lại rất nhiều giá trị cho người dùng. 

Giúp cải thiện năng suất của nhân sự

Việc cải thiện năng suất nhân sự sẽ diễn ra ngay sau khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm. Nó sẽ chuyển đổi toàn bộ hình thức làm việc trên giấy tờ sang dữ liệu, giúp việc quản lý, tìm kiếm thông tin dễ dàng, tiện lợi hơn.

Tiết kiệm chi phí quản lý

Cải thiện hiệu suất đi kèm với nó là lợi ích khi tối ưu chi phí, thời gian. Mọi công việc đều được tự động xử lý trong thời gian ngắn mà hiệu quả lại vượt trội hơn là điều doanh nghiệp luôn mong muốn. Do đó, bộ phận nhân sự lại có thêm thời gian thực hiện các công việc khác có lợi cho tổ chức. 

Bảo mật thông tin hiệu quả

Yếu tố bảo mật luôn được đặt lên hàng đầu, bởi nếu dữ liệu của doanh nghiệp không được an toàn rất dễ doanh nghiệp sẽ bị đối thủ chơi xấu, hoặc có nhiều tác động xấu đến hoạt động vận hành tổ chức. Với phần mềm quản lý nhân sự hiện nay, đa số tính năng bảo mật của chúng đều được nâng cấp có nhiều lớp khóa bảo mật. Như việc, nhân viên chỉ có thể truy cập vào thông tin của chính mình nếu muốn truy cập vào các chức năng khác cần phải được cấp quyền hay phần mềm sẽ khóa toàn bộ hệ thống, phát tín hiệu cảnh bảo nguy hiểm đến người quản lý khi phát hiện có đăng nhập trái phép. Thêm vào đó, dữ liệu cũng sẽ an toàn và không bị ảnh hưởng bởi các tác nhân vật lý: sấm chớp, chập điện, lũ lụt vì nó có tích hợp điện toán đám mây giúp lưu trữ, bảo vệ dữ liệu trước những ảnh hưởng trên.

Nâng cao hiệu quả quản trị

Quản lý nhân viên thông qua giấy tờ khá phổ biến với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên ít, nhưng nó sẽ trở thành vấn đề lớn khi nhân viên, khối lượng công việc ngày càng nhiều lên. Để nâng cao hiệu quả quản trị tốt nhất doanh nghiệp vẫn nên ứng dụng phần mềm nhân sự ngay từ đầu sẽ giảm bớt được quá trình nhập liệu dữ liệu lên hệ thống. 

Mọi thông tin đều được lưu trữ trên hệ thống, nên có thể tìm kiếm nhanh chóng thông qua bộ lọc, cho phép người dùng tìm kiếm thông qua các từ khóa, nhu cầu, mục đích, thời gian… Đây chính là hiệu quả quản trị nhà doanh nghiệp nhận được khi ứng dụng phần mềm.

Cải thiện khả năng giao tiếp

Trong mỗi phần mềm HRM, đều có thư mục dành cho nhân viên. Như phần mềm quản lý nhân sự Zoho People, nó sở hữu mạng xã hội nội bộ trên hệ thống, cho phép nhân viên trao đổi công việc ngay trên đó, thoải mái giao tiếp mà không phải phụ thuộc thêm bất kỳ công cụ nào. Hơn nữa, nhân viên có thể tạo phòng chat riêng bàn công việc, nhà quản lý có thể tổ chức cuộc họp trực tuyến… 

Hỗ trợ phục hồi dữ liệu dễ dàng

Như đã nói ở trên về lợi ích bảo mật của phần mềm, vì được tích hợp điện toán đám mây nên cho phép doanh nghiệp lưu trữ số lượng dữ liệu khổng lồ và có thể sao lưu nhanh chóng các dữ liệu. Khi không may xảy ra các sự cố, doanh nghiệp vẫn có thể khôi phục toàn bộ dữ liệu như ban đầu.

Hiểu về phần mềm quản lý nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết giới thiệu tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự sẽ là những kiến thức cơ bản để bạn đọc hiểu hơn về phần mềm này. Nếu có câu hỏi cần được giải đáp hãy liên hệ ngay với SmartOSC DX qua số: (+84) 24 710 8 1222.

Tìm hiểu nhiều thông tin về phần mềm quản lý nhân sự tại website SmartOSC DX. Đăng ký sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại đây và nhân ưu đãi dùng thử 15 ngày.