Quản Lý Nhân Sự - HRM

HR 4.0: 4 Xu Hướng Công Nghệ Thay Đổi Cách Bạn Quản Trị Nhân Sự Trong Năm 2021

Các công nghệ tiên tiến như Internet vạn vật, Dữ liệu lớn và Trí tuệ nhân tạo đang giúp tự động hóa hầu hết các quy trình nhân sự, giúp tạo ra các đội tinh gọn và hiệu quả hơn. Hơn hết, các ứng dụng công nghệ hiện đại đang biến HR truyền thống thành HR 4.0.

Bạn đã nghe đến HR 4.0 chưa? Vâng, hãy biết rằng khái niệm này ngày càng có sức hút trên toàn thế giới, thông qua các tổ chức từ các thị trường đa dạng nhất. Hãy cùng SmartOSC DX tiếp tục đọc để hiểu sâu hơn về HR 4.0: 4 xu hướng công nghệ thay đổi cách bạn quản trị nhân sự trong năm 2021!

HR 4.0 là gì

Khái niệm về HR 4.0 gắn liền với cái gọi là Công nghiệp 4.0, hay cuộc cách mạng công nghiệp lớn lần thứ tư.

Nếu Công nghiệp 4.0 đại diện cho một sự chuyển đổi lớn trong cách các công ty tiếp cận lĩnh vực sản xuất, thì cũng đúng là bước chuyển này đã làm giảm các yêu cầu về nguồn nhân lực, đặc biệt là thông qua tự động hóa. Tương tự, việc trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau đã làm tăng đáng kể hiệu quả và quy trình ra quyết định liên quan đến quản lý con người.

Vì vậy, có thể nói HR 4.0 là một cuộc cách mạng trong lĩnh vực Nhân sự. Trong đó, HR trở nên tự động hơn, tập trung các hoạt động của mình vào các vấn đề chiến lược và không còn vào các hành động thủ công, quan liêu và lặp đi lặp lại.

Sự chuyển động này được nhìn thấy cả trong việc tạo ra các công cụ của ngành công nghệ thông tin và trong những yêu cầu mới của chính phủ liên quan đến quan hệ lao động. Chẳng hạn, sự xuất hiện của các nghĩa vụ như eSocial đã thúc đẩy các bộ phận nhân sự đẩy công nghệ vào những quy trình mà trước đây hiếm khi được thực hiện với các tài liệu giấy – bạn nhớ không?

Sự khác biệt giữa HR truyền thống và HR 4.0

Trên thực tế, điều đó có nghĩa là, không giống như HR truyền thống – nơi các chức năng chính của các chuyên gia là trả lương, kiểm soát giờ làm việc và các hoạt động cơ bản. HR 4.0 tập trung vào các mặt như thu hút nhân tài có trình độ, cải thiện môi trường tổ chức , và các cách tiếp cận khác đóng góp trực tiếp vào kết quả chiến lược của công ty.

HR 4.0 về cơ bản được công nghệ thấm nhuần và phù hợp với các kịch bản thị trường lao động mới – với ảnh hưởng đặc biệt từ Thế hệ Millennial, hiện đã vươn tới các vị trí hàng đầu trong các tổ chức và những người khác đã theo sau.

Trong HR 4.0, người ta hiểu rằng các chuyên gia ngày nay có những nhu cầu khác và nhiều người trong số họ nhận được lời mời làm việc từ các doanh nghiệp khác thường xuyên hơn nhiều so với 10 năm trước. Vì vậy, cần phải làm việc để có trải nghiệm tốt nhất, làm cho môi trường làm việc trở nên hấp dẫn hơn, bớt buồn tẻ hơn – đối với những thế hệ sinh ra đã đắm chìm trong công nghệ, điều vô cùng quan trọng là nó phải hiện diện trong công việc hàng ngày của họ.

Với bộ phận cá nhân truyền thống nghiêng về quản lý con người chiến lược, các công ty đã nhận ra rằng tài sản chính của họ là con người. Họ cũng hiểu rằng công nghệ do họ phát triển – hoặc mua lại từ bên thứ ba khá dễ dàng và giá cả hợp lý – cho phép tự động hóa các hoạt động quan liêu.

Một điểm khác của HR, khác biệt với HR truyền thống với 4.0 HR, là cái gọi là chuyển đổi kỹ thuật số. Các công ty hiện đang có xu hướng áp dụng các công cụ, phương pháp và dịch vụ trực tuyến hơn và xu hướng đó đã đến với các bộ phận nhân sự.

Các giải pháp và tài nguyên ảo sáng tạo hỗ trợ hoạt động của quản lý con người, tự động hóa các quy trình thủ công và tối ưu hóa các nhiệm vụ chiến lược. Từ việc tìm kiếm nhân tài đến quản lý hiệu suất, trong số những quy trình quan liêu khác, các quy trình quan liêu được thực hiện với sự can thiệp tối thiểu của con người, giúp các chuyên gia đã quen với HR 4.0 có nhiều thời gian hơn để phân tích nhiều hơn, ít hiệu suất hoạt động hơn.

Các giải pháp tập trung vào lĩnh vực nhân sự liên tục xuất hiện. Đó là phần mềm tuyển dụng, nền tảng kiểm tra phát triển nhân viên, ứng dụng khảo sát mức độ hài lòng (E-NPS), công cụ truyền thông nội bộ, hệ thống quản lý chung. Và những công cụ này được củng cố bởi các công nghệ tiên tiến như Điện toán đám mây, Dữ liệu lớn, Internet of Things và thậm chí cả Trí tuệ nhân tạo.

HR 4.0 – Những xu hướng công nghệ mới.

1. Tuyển dụng bằng công nghệ số:

Một trong những điểm mạnh của nghiệp vụ này là rút gọn hành trình tuyển dụng của ứng viên. Đối với đội ngũ tuyển dụng, đây là công việc dường như luôn có những áp lực lớn rất nặng nề. Bởi những nền kinh tế gig và những hành vi thay đổi không ngừng của lực lượng lao động. Vì vòng đời của nhân sự bị rút ngắn đi và sự cạnh tranh tuyển dụng cao. Cho nên doanh nghiệp cần có một số lượng nhân viên mới bù đắp kịp thời vào. Và có thể tiết kiệm tối ưu nhất về chi phí.

Applicant Tracking System là một hệ thống có thể rút gọn dữ liệu, screen tất cả CV dù là hàng trăm chiếc chỉ trong 10 phút. Chú ý hơn hết, đây là một nền tảng duy nhất dành cho người quản lý có thể nắm bắt được những mặt cắt về hiệu quả tuyển dụng. Applicant Tracking System cao cấp hơn còn mang đến cho doanh nghiệp một định hướng tuyệt vời về chiến lược thu hút và quản trị tài năng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tạo nên một hệ thống dữ liệu về ứng viên. Nhằm mục đích tạo nguồn liên tục, giúp việc phân loại và phân tích ứng viên tốt nhất, tạo thời gian phù hợp cho việc bổ sung nhân lực. 

2. Quản lý hồ sơ nhân sự bằng công nghệ số

Về mặt kỹ thuật, việc quản lý hồ sơ không thật sự quá nặng nhọc. Nhưng nó lại mang tầm quan trọng rất lớn, vì nó có vai trò là đầu mối dữ liệu. Không chỉ một mà là tất cả các bộ phận cũng như các phòng ban khác nhau. Và điều doanh nghiệp bạn đề cao nhất đó là sự cẩn thận, chu toàn và nhanh chóng hơn một Admin – Không gì ngoài công nghệ.

Vào ngày đầu làm việc, tất cả hồ sơ của nhân viên mới sẽ được hoàn tất bởi ứng dụng onboarding. Nhờ hệ thống quản lý thông tin HRM, tất cả dữ liệu thuộc nhân viên đều được lưu trữ hoàn hảo vào một không gian số. Từ tiền lương, hồ sơ cá nhân, thông tin về năng lực, lộ trình đào tạo,…

Có thể xem đây như như một tổng kho dữ liệu, bao gồm phần mềm quản lý nhân sự cùng các phần mềm hệ thống như KPI/OKR, chấm công – tính lương, năng lực trình độ,… Công nghệ còn phân tích số hóa dữ liệu, từ đó đề cao vai trò nhân viên và mang đến nhiều quyền lợi lao động hơn cho họ.

Bên cạnh đó, công  nghệ không chỉ có chức năng dành cho quản lý (MSS – Manager Self-service) mà còn có cổng chức năng cho nhân viên (ESS – Employee Self-service). Giúp họ xem xét, theo dõi tốt hơn về các thông tin cá nhân của mình, từ dữ liệu về chấm công, nghỉ phép, cho đến phiếu lương…và thực hiện những công việc cần thiết để đẩy mạnh hiệu quả bản thân cho các quy trình đánh giá của công ty.

Từ đó nâng cao được sự minh bạch, rõ ràng hơn của doanh nghiệp đến nhân viên.

3. Chấm công – Tính lương – Quản lý phúc lợi bằng công nghệ số.

Để hành trình của một nhân viên được hoàn thiện và quá trình đó nhân viên đều rất gắn kết với doanh nghiệp. Thì “điểm chạm” nhạy cảm nhất đó là chấm công và tính lương. Đối với thế hệ lao động mới hiện nay, đây không còn là một nghĩa vụ hay một quyền lợi đơn thuần nữa. Mà còn là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động. Vì thế nên, đây là một khía cạnh cần phải được chú trọng.

Bên cạnh việc hoàn thành công việc trên, thì điều quan trọng nhất phải để lên hàng đầu là phải minh bạch và công khai, giúp nhân sự tiếp cận thông tin dễ dàng nhất. Và khi thời đại của công nghệ số lên ngôi, nhân viên sẽ được trải nghiệm việc sử dụng các công cụ chấm lương tiện lợi.

Để nhân sự có thể dễ dàng kiểm tra thông tin về kết quả chấm công của mình dễ dàng hơn ở tại bất kỳ thời điểm nào. Phần mềm công nghệ số có thể tích hợp và lấy dữ liệu từ công cụ chấm công. Bên cạnh những công cụ chấm công bằng vân tay hay bằng điểm danh, bây giờ còn có chấm công bằng quét khuôn mặt, qua cổng wifi đối với những bộ phận làm từ xa như ở các công trường…Có thể khiến cho nhân viên dễ dàng an tâm là hoàn thành công việc của mình.

Những trải nghiệm này sẽ trở nên phù hợp hơn cho nhân viên của doanh nghiệp bạn. Oử ngay trên phần mềm sẽ có phiếu lương được gửi và xem trực tiếp. Nhân viên dễ dàng tiếp cận, từ đó xác nhận phiếu lương hoặc phản hồi về thông tin của phiếu lương nếu có sai sót xảy ra. Tất nhiên, kể cả công nghệ số cũng sẽ không hoàn toàn đúng 100%. Và hiếm khi xảy ra tình trạng sai sót, nên khi xuất hiện tình trạng này, bạn cũng dễ dàng phát hiện lỗi và sửa chữa dữ liệu trên phần mềm.

Không chỉ ở năm 2021, mà ngay tại thời điểm 2020, người lao động đã có những nhu cầu phát sinh mới về cách thức và thời điểm nhận lương. Về việc trả lương sẽ được cá nhân hóa, người lao động có thể nhận lương theo cách và thời gian mà họ muốn. Và khi có công nghệ giúp đỡ, sẽ ưu việt hóa về thời gian tính lương, hạn chế tối thiểu về việc trả lương muộn cho nhân viên của mình.

4. Hoạch định nguồn nhân lực bằng công nghệ số

Không thể phủ định một điều rằng, có đến 76% các giám đốc điều hành cấp cao đều nhận định về vai trò quan trọng của việc hoạch định nguồn nhân lực.

Hoạch định nguồn nhân lực (workforce planning)  là quá trình phân tích, dự báo và lập kế hoạch cung và cầu lực lượng lao động, đánh giá khoảng cách và xác định các biện pháp can thiệp quản lý nhân tài mục tiêu để đảm bảo rằng một tổ chức có đúng người – với các kỹ năng phù hợp vào đúng nơi vào đúng thời điểm – để hoàn thành nhiệm vụ và các mục tiêu chiến lược.

Bởi vì còn rất nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng file Excel truyền thống để duy trì nguồn kết nối giữa nhân lực cùng với tất cả những hoạt động của doanh nghiệp. Điều đó lại vô tình dẫn đến việc biến hoạch định nguồn nhân lực trở thành một bước đi khá nặng nề. Vì bị cho là một quy trình thủ công, vừa tốn nhiều thời gian còn tốn khá nhiều công sức làm việc mà lại có kết quả không cao. Và từ đó không còn được coi trọng và ưu tiên để doanh nghiệp thực hiện nữa.

Để giải quyết những vấn đề này, các doanh nghiệp lại lựa chọn tìm đến các chuyên gia nhiều kinh nghiệm hoặc các cố vấn nhân sự hàng đầu. Tuy nhiên, phương pháp này có mặt hạn chế lớn. Vì một người ngoài tổ chức thì sẽ khó mà nắm bắt được hết tình hình thực tế. Nếu để họ có quyền truy cập vào thông tin nội bộ của nhân sự, thì không thể không có nhiều rủi ro xảy ra.

Khi bước sang kỷ nguyên mới, với công nghệ 4.0 có thể tự động từ những dữ liệu sẵn có, phân tích và lên các kịch bản giả thuyết và đưa ra những kết quả tương ứng một cách trực tiếp. Nhờ vậy, các doanh nghiệp dễ dàng có hoạch định nguồn nhân lực xử lý dễ dàng ngay tại trong tổ chức của mình mà không phải thông qua các bước trung gian khác. 

Nhờ có framework được cài đặt sẵn, nên HR Manager dễ dàng tạo hoạch định nguồn nhân lực hiện tại một cách tốt nhất. Không thua kém những hoạch định như của các chuyên gia hay các cố vấn chuyên nghiệp.Vì là sự kết hợp tuyệt vời giữa phương pháp luận quản trị hiện đại và kinh nghiệm dày dặn nhờ rất nhiều lần thực chiến. Framework mà công nghệ số tạo nên đã được xây dựng một quy trình chuẩn hóa và có thể đi vào ứng dụng lập tức.

Tính năng tạo mô hình hóa kịch bản có thể xảy ra là một trong những điểm sáng ấn tượng nhất của các giải pháp hoạch định nguồn nhân lực. Những thắc mắc đưa ra đều được công nghệ giải thích rõ bằng những dữ liệu hợp lý: Có cần thiết cho sự tuyển dụng một nhân sự back-office mới? Đối với những vị trí cao và quan trọng như quản lý có những nhân sự ưu tú nào trong doanh nghiệp có thể phù hợp? Mức đầu tư cho nhân sự năm vừa qua có hợp lý hay không?…

Không chỉ vậy, công nghệ còn mang đến cho bộ phận nhân sự có thể tác động nhiều hơn đối với vấn đề tài chính công ty và có thể là chiến lược chung. Dưới sự bao quát tỉ mỉ của công nghệ people analytics, giờ đây bộ phận nhân sự có thể cùng với bộ phận tài chính tạo nên một nền tảng gắn kết và phát triển cùng nhau.

Kết luận

Tương tự như cách chúng ta dần quen với các ứng dụng tiện ích, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhờ sự hỗ trợ của công nghệ để quản trị nhân sự. Điểm khác biệt ở đây là, công nghệ đối với đời sống cá nhân là một “lựa chọn tiện ích nên có”, còn công nghệ đối với doanh nghiệp lại là “nhu cầu thiết yếu cần dùng”.

Hy vọng doanh nghiệp bạn sớm lựa chọn được những công nghệ thiết thực và phù hợp nhất cho bộ phận nhân sự, để doanh nghiệp sớm có được những ưu thế cạnh tranh trong kỷ nguyên HR 4.0 này.