Quản Lý Nhân Sự - HRM

Hướng Dẫn Tạo Lập Một Quy Trình Thiết Kế Phần Mềm HRM Đầy Đủ Chi Tiết

Một hệ thống Quản lý Nguồn nhân lực hay còn gọi là hệ thống HRM, là một tập hợp các giải pháp phần mềm được sử dụng để tối ưu hóa và tự động hóa việc quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong toàn bộ vòng đời công việc của nhân viên. Trong bài viết này, bạn cùng SmartOSC DX tìm hiểu cách tạo quy trình thiết kế hệ thống quản lý nguồn nhân lực và tích hợp nó vào doanh nghiệp của bạn.

Bước 1: Thiết lập mục tiêu dự án

Khi lập kế hoạch phát triển hệ thống quản lý nguồn nhân lực, cần nhớ rằng đây không phải là một mục tiêu, mà là một công cụ để đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn. Do đó, trước khi bắt đầu tạo HRMS, bạn cần xác định mục tiêu bạn định đạt được với sự trợ giúp của phần mềm này. Điều này sẽ giúp suy nghĩ của bạn đi đúng hướng và sắp xếp các mục tiêu của dự án với mục tiêu kinh doanh của công ty.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp có doanh thu cao và thu nhập dựa trên tốc độ bạn có thể thuê nhân viên mới và chuẩn bị cho họ sẵn sàng cho công việc, thì nền tảng HRMS của bạn nên tập trung vào việc giúp bạn đạt được những mục tiêu đó. Cụ thể hơn, các mục tiêu của việc triển khai HRMS sẽ là:

• Giảm thời gian thuê nhân công so với tốc độ hiện tại.
• Giảm thời gian thích ứng công việc của nhân viên mới so với các chỉ số hiện tại.
• Duy trì hoặc nâng cao chất lượng công việc của nhân viên mới.

Đây là những mục tiêu cụ thể tương đối dễ đo lường và do đó đánh giá tác động của việc triển khai HRMS mới. Vì vậy, nếu bạn muốn tăng tốc thời gian tuyển dụng, thì bạn chỉ cần đo thời gian bạn dành cho việc tìm kiếm nhân viên mới – từ lập kế hoạch tuyển dụng đến ký kết hợp đồng và sau đó xem cách bạn có thể cải thiện các chỉ số đó bằng HRMS.

Bước 2: Tạo bản đồ quy trình kinh doanh

Để hiểu chính xác cách bạn có thể cải thiện quy trình tuyển dụng (hoặc một vấn đề khác trong hoạt động kinh doanh của bạn), bạn có thể sử dụng bản đồ về các quy trình kinh doanh. Một bản đồ chi tiết sẽ giúp bạn hình dung tất cả các giai đoạn tuyển dụng, giải pháp và nhiệm vụ, những vị trí sẽ liên quan. Điều này giúp bạn dễ dàng phân tích quy trình kinh doanh để xác định các nút thắt có thể được tối ưu hóa bằng cách sử dụng giải pháp HRMS.

Để lập bản đồ quy trình tuyển dụng, bạn cần phỏng vấn tất cả nhân viên có liên quan đến công đoạn này và mô tả toàn bộ quy trình: xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên mới, chuẩn bị bản mô tả công việc, tìm kiếm ứng viên phù hợp, cân nhắc ứng viên và chọn người phù hợp nhất, chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn, chuẩn bị một đề nghị, phỏng vấn và lựa chọn cuối cùng hoặc lựa chọn một số vị trí thực tập.

Bước 3: Quyết định cách bạn có thể cải thiện quy trình kinh doanh

Khi bạn đã hiểu đầy đủ về cách vận hành trong công ty, bạn có thể phân tích việc sắp xếp các quy trình. Để tránh sự phức tạp trong quản lý nhân sự, hãy đưa tất cả các quy trình kinh doanh về một quy chuẩn: xây dựng bản mô tả và quy định công việc, quy tắc giao tiếp…

Khi bạn đã quản lý các quy trình kinh doanh của mình, hãy xem những gì có thể được tối ưu hóa cùng với sự trợ giúp của hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Ví dụ đơn giản nhất là chuyển đổi quy trình làm việc từ định dạng giấy sang định dạng kỹ thuật số. Phần mềm HRM cũng có thể tự động hóa việc đặt quảng cáo tuyển dụng (trên mạng xã hội và trên các nền tảng chuyên biệt khác), thu thập phản hồi và sàng lọc ứng viên theo các tiêu chí cơ bản nhất (học vấn, kinh nghiệm, mức lương mong đợi…).

Bạn có thể tìm hiểu bằng cách tham khảo ý kiến ​​của các công ty phát triển các giải pháp HRMS để biết việc tích hợp HRMS chính xác có thể cải thiện quy trình kinh doanh của bạn như thế nào.

Bước 4: Phát triển tầm nhìn cho dự án HRMS của bạn

Khi mọi thứ đã ổn các bước trên, bạn có thể bắt đầu suy nghĩ về tầm nhìn cho hệ thống quản lý nguồn nhân lực của mình. Cùng với sự phát triển của công ty, bạn phải đề xuất một tài liệu mô tả dự án bao gồm: mục tiêu, chức năng, yêu cầu thiết kế và kế hoạch phát triển cho dự án của bạn

Bạn có thể tích hợp HRMS vào doanh nghiệp của mình theo hai cách: sử dụng giải pháp sẵn có từ các công ty cung cấp hoặc tự phát triển phần mềm doanh nghiệp mong muốn ngay từ đầu. Các phần mềm sẵn có phù hợp hơn với các công ty có quy trình kinh doanh được tiêu chuẩn hóa và thiết lập tốt. Với những công ty có một quy trình làm việc duy nhất hoặc tuân theo các quy tắc không được HRMS chuẩn tính đến, thì phần mềm dành cho hệ thống quản lý nhân sự của công ty cần được phát triển thông qua khả năng tùy chỉnh. 

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả có thể tham khảo phần mềm Zoho People được SmartOSC DX cung cấp. Phần mềm Zoho People quản lý KPI, tự động hóa đánh giá năng suất nhân viên, quản lý tuyển dụng cho toàn bộ doanh nghiệp. Cần tư vấn chi tiết và giải đáp thắc mắc vui lòng nhấc máy gọi cho chúng tôi theo Hotline để nhận được tứ vấn và giải đáp nhé.