Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Khái Niệm “Văn Phòng Điện Tử” Và Bước Cách Mạng Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp

Áp dụng công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp đã và đang trở nên cần thiết và cần được phổ biến hơn bao giờ hết. Đối với các doanh nghiệp đang chuẩn bị bước vào cuộc cách mạng này, hãy bắt đầu với việc thuần thục văn phòng điện tử. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu về khái niệm “văn phòng điện tử” và bước cách mạng chuyển đổi số doanh nghiệp nhé!

Khái niệm văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử là một thuật ngữ dùng để chỉ bất kỳ môi trường văn phòng nào sử dụng đáng kể công nghệ máy tính để hoạt động. Thuật ngữ này lần đầu tiên được đặt ra vào giữa thế kỷ 20 và bắt đầu được sử dụng phổ biến trong thập kỷ của những năm 1980 khi nhiều môi trường văn phòng được phân phối theo phương pháp thủ công và bắt đầu phụ thuộc nhiều hơn vào sự kết hợp của máy tính để bàn, máy tính lớn và máy chủ để quản lý một số nhiệm vụ liên quan đến công việc. Ngày nay, văn phòng điện tử thường được đánh đồng với văn phòng ảo, liên quan đến việc sử dụng công nghệ không dây để cho phép mọi người làm việc ở hầu hết mọi nơi với đúng loại máy tính xách tay hoặc máy tính xách tay và kết nối không dây đáng tin cậy.

Một trong những lợi ích chính của văn phòng điện tử là khả năng ít dựa vào các tài liệu bản cứng để quản lý các nhiệm vụ kinh doanh khác nhau. Ví dụ: một chuyên gia kế toán hoặc lập hóa đơn sẽ có thể giảm thiểu đáng kể việc sử dụng sổ kế toán bản in cứng truyền thống bằng cách sử dụng phần mềm kế toán để lập hóa đơn đặt hàng, tạo hóa đơn và thậm chí đăng các khoản thanh toán đã nhận trên các hóa đơn chưa thanh toán. 

Tương tự như vậy, nhân viên bán hàng có thể hưởng lợi từ việc sử dụng văn phòng điện tử bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu bán hàng thay vì duy trì các tệp giấy về từng khách hàng tiềm năng và khách hàng. Thậm chí nhiều tác vụ văn thư như viết thư hoặc chuẩn bị bài thuyết trình giờ đây có thể được thực hiện bằng phương pháp điện tử, giảm tiêu thụ giấy hơn nữa đồng thời giúp giữ cho dữ liệu được ngăn nắp và dễ dàng truy xuất.

Ngoài ra, đây được xem như là một phương thức quản lý và điều hành dựa trên các ứng dụng công nghệ thông tin. Văn phòng được xây dựng và vận hành trên nền tảng hệ thống web với các bộ ứng dụng phần mềm quản lý,  trao đổi thông tin, xử lý hồ sơ, khởi tạo văn bản, công văn, báo cáo, xử lý hồ sơ công việc hoàn toàn trực tuyến.

Trong khi văn phòng điện tử chưa loại bỏ việc sử dụng giấy trong môi trường kinh doanh, việc sử dụng có trách nhiệm các chương trình phần mềm và mạng công ty làm giảm đáng kể nhu cầu duy trì các tài liệu bản cứng. Vì các tài liệu có thể được in khi cần thiết, không gian cần thiết để thiết lập một văn phòng điện tử nhỏ hơn đáng kể, một lợi thế đặc biệt quan trọng khi không gian ở mức cao. Trong một số ngành, việc sử dụng văn phòng ảo có thể cho phép nhân viên làm việc từ xa thay vì ở vị trí trung tâm, một lợi ích có thể giảm đáng kể chi phí hoạt động.

Văn phòng điện tử có thể mang tới những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Hệ thống quản lý tập trung

Khi đơn vị, doanh nghiệp áp dụng văn phòng điện tử thì tất cả mọi người sẽ dùng trong cùng một đơn vị tham gia có thể phân cấp, phân công rõ ràng từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể. Mặc dù mỗi một đơn vị, công ty sẽ có đặc điểm phân cấp khác nhau, thế nhưng một mô hình văn phòng điện tử hiện đại có thể linh hoạt phát triển và tùy biến các trường tính năng để hỗ trợ tối đa nhu cầu của mọi ban lãnh đạo. 

Hệ thống quản lý tập trung cũng hỗ trợ không chỉ ban lãnh đạo mà còn toàn bộ đội ngũ nhân viên có thể dễ dàng quản lý tập trung, tra cứu và lưu trữ tài liệu, thông tin, văn bản được phân chia một cách khoa học theo từng dự án, công việc, phòng ban,…Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.

Môi trường làm việc công nghệ số

Như đã nói, văn phòng điện tử được coi là bước chân đầu tiên để doanh nghiệp dễ dàng làm quen và thuận tiện hơn trong cuộc cách mạng chuyển đổi số toàn diện của mình. Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn đối với khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, một số vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một vài lần đăng nhập vào hệ thống. 

Cũng tại đây, mọi người có thể dễ dàng khi trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ cuộc họp bàn tròn căng thẳng nào cả. 

Giảm tải áp lực cho các bộ phận 

Các phần mềm văn phòng điện tử được xây dựng với mục tiêu tạo ra quy trình làm việc rõ ràng, phân công nhiệm vụ rành mạch cho từng cá nhân, đề cao tính tự giác và khuyến khích sự đúng giờ. Điều này sẽ giúp các cá nhân giảm tải được công việc so với phương thức truyền thống với nhiều quy trình phức tạp, đồng thời cũng nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.  

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

Phần mềm với nhiều tiện ích ở các phân hệ khác nhau nhưng cùng chung một hệ thống. Vì thế, người dùng có thể tra cứu và xử lý công việc trên một chiếc máy tính hoặc điện thoại thông minh kết nối Internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian,

Nếu như văn phòng truyền thống khi cần trao đổi công việc phải đến bộ phận, vị trí liên quan hoặc mở một cuộc họp thì với văn phòng, người dùng có thể làm việc, trao đổi mọi nơi mọi lúc mà phải di chuyển quá nhiều.

Đặc biệt ứng dụng văn phòng điện tử, Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn. Có thể kể đến như chi phí photocopy, văn phòng phẩm; chi phí lưu trữ tài liệu….Đồng thời, chi phí lao động gián tiếp do việc sử dụng công nghệ hiện đại thay thế các công việc thủ công, giấy tờ cũng là một khoản chi phí tiết kiệm được rất lớn sau hằng năm. Giảm thiểu trang thiết bị không cần thiết nhờ các công nghệ tích hợp trên phần mềm. 

Hiệu quả hơn trong mùa “Work From Home”

Cùng với sự ảnh hưởng từ đại dịch chưa biết tới khi nào sẽ chấm dứt thì phương án Work From Home trở thành lựa chọn bắt buộc của rất nhiều doanh nghiệp. Điều này vô hình chung giúp cho doanh nghiệp thúc đẩy tìm hiểu và tham gia vào những giải pháp văn phòng điện tử. Work From Home còn tồn đọng với khá nhiều bất cập, thế nhưng cùng với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ mà điển hình là loạt văn phòng điện tử đã tạo nên những lợi ích mà doanh nghiệp trước giờ chưa từng thấy. 

Văn phòng truyền thống với quy mô khá rườm rà, chậm trễ do nhiều bất cập trong quá trình phê duyệt văn bản. Từ đó, làm dữ liệu bị phân tán do quản lý chưa chặt chẽ. Sự ra đời của hệ thống văn phòng mới đã giúp khắc phục các khuyết điểm nêu trên với việc thiết lập hệ thống quản lý tập trung. 

Phần mềm văn phòng sẽ cho phép lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều hành, quản lý công việc từ xa, mọi lúc và mọi nơi. Cùng với đó, hệ thống ứng dụng phân theo các nhóm công việc, Ban lãnh đạo có thể giao việc, phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên, với hạn đúng deadline, theo dõi tiến độ, chất lượng công việc của từng đối tượng theo báo cáo hằng ngày, Nhân viên được update công việc liên tục hay điều chỉnh kịp thời theo định hướng của doanh nghiệp. 

E Office – Phần mềm văn phòng điện tử phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam

Được ra đời từ rất lâu đời và chinh phục với hơn 2.800 doanh nghiệp trên cả nước, phần mềm E-Office là phần mềm văn phòng điện tử ngày càng được đa dạng hóa nhằm đáp ứng cho mọi nhu cầu khách hàng. Với xu thế vận hành doanh nghiệp từ xa, E-Office tích hợp với gần 20 phân hệ trong cùng một màn hình, với đầy đủ chức năng cần thiết của một doanh nghiệp như tự động phát hiện điểm nghẽn trong quy trình xử lý công việc; cảnh báo, đo lượng độ trễ thể hiện theo nhiều màu sắc trực quan; thống kê KPI cho từng cá nhân hay bộ phận chỉ với 3 giây. Việc nhắc thông minh khiến cho rất nhiều bộ phận liên quan buộc phải xử lý, nói không với việc quên và trễ việc. Công việc sau khi xử lý theo luồng một cách chặt chẽ, thông báo tới bộ phận đã xử lý, bộ phận nào chưa xử lý. Lưu trữ và chia sẻ văn bản, tài liệu có tính hệ thống, trong 3 giây sẽ tìm ra văn bản cách đây 3 năm với từ khóa, giọng nói. 

Trên đây là những thông tin quan trọng về văn phòng điện tử và phần mềm văn phòng điện tử E-Office. Mong rằng với những chia sẻ này đã giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan nhất về hệ thống và mô hình mới này. Những thắc mắc và câu hỏi cần giải đáp xin vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua đường dây nóng. Chúc doanh nghiệp thành công.