Chuyển Đổi Số

Lộ Trình Chuyển Đổi Số Phổ Biến Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa

Một lộ trình chuyển đổi số phổ biến nhất dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam sẽ bao gồm các giai đoạn chuẩn bị và 03 giai đoạn để thực hiện quá trình chuyển đổi số dần từ “doing digital” sang “being digital”. Trong mỗi giai đoạn có thể được thực hiện song song hoặc nối tiếp nhau, điều này còn tùy thuộc vào mục tiêu và tiềm lực hiện tại của các doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, SmartOSC DX sẽ chỉ ra cho bạn lộ trình chuyển đổi số phổ biến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đạt hiệu quả cao và cần được tùy chỉnh sao cho phù hợp với hiện trạng của từng doanh nghiệp hiện nay.

Xác định mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số

Cần xác định mục tiêu rõ ràng như sau:

• Xác định mục tiêu chiến lược và tầm nhìn chuyển đổi số
• Xây dựng chiến lược cũng như tích hợp vào chiến lược chung của doanh nghiệp thông qua các đánh giá dựa vào mức độ có săn và mục tiêu hướng tới
• Xác định kiến trúc tổng thể của doanh nghiệp hay còn gọi là Enterprise Architecture

Ở trong giai đoạn chuẩn bị này, các nhà lãnh đạo của mỗi  doanh nghiệp cần  đưa ra thảo luận để xác định tầm nhìn cũng như chiến lược chuyển đổi số để đảm bảo sao cho phù hợp với mục tiêu chiến lược chung của doanh nghiệp trong khoảng thời gian ngắn hạn và dài hạn, tích hợp chiến lược chuyển đổi số vào chiến lược phát triển chung của nội bộ doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tự đánh giá về mức độ sẵn sàng chuyển đổi số nhằm xác định hiện trạng của doanh nghiệp trên chặng đường chuyển đổi số. Dựa vào kết quả đánh giá và mức độ sẵn sàng cũng như mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng chiến lược chuyển đổi số tích hợp vào cùng chiến lược chung của các doanh nghiệp. 

Ngoài ra,  chuyển đổi số cần được diễn ra song hành và được tích hợp cùng với chiến lược mới nhằm phát triển theo nhiều phương hướng. Duy trì phát triển một cách bền vững và mang tính đồng bộ, trước khi triển khai các chiến lược, doanh nghiệp cần xác định rõ kiến trúc tổng thể cho mình. Kiến trúc tổng thể của doanh nghiệp sẽ được mô tả đầy đủ và chi tiết nhất trong cấu phần kinh doanh thiết yếu và mối quan hệ chung của chúng. Do vậy, kiến trúc tổng thể được thực hiện theo các nguyên tắc, phương pháp và mô hình giúp cho doanh nghiệp thiết kế và thực hiện hóa cơ cấu tổ chức cũng như thực hiện lộ trình kinh doanh, hệ thống thông tin và cơ sở hạ tầng sao cho phù hợp. 

Chuyển đổi số trong mô hình kinh doanh

Để có thể chuyển đổi số trong mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu như: 

• Áp dụng công nghệ số nhằm mở rộng hệ thống kênh phân phối, tiếp thị và bán hàng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và chăm sóc khách hàng, hình thành trải nghiệm tuyệt vời cho quý khách. 
• Từng bước triển khai áp dụng công nghệ số cho chuỗi cung ứng giúp kết nối quản lý hàng tồn kho, sản xuất và mua hàng đầu vào. 
• Áp dụng công nghệ số cho nghiệp vụ kế toán cũng như tài chính. 
• Xây dựng khung cơ sở dữ liệu chung về mặt bằng kinh doanh, cung ứng và kế toán
• Xây dựng các chính sách có bảo mật kinh doanh, dữ liệu và được áp dụng các công cụ bảo mật tốt nhất. 

Bởi mục tiêu của hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam là ở mức tăng trưởng, do đó trong giai đoạn đầu của lộ trình chuyển đổi số, doanh nghiệp nên thực hiện công nghệ số đối với mô hình kinh doanh của mình nhằm nhận ra những giá trị tức thời dành cho các thành tựu khi áp dụng công nghệ số. Doanh nghiệp cần phải nhanh chóng áp dụng công nghệ số bởi nó sẽ giúp mở rộng hệ thống kênh phân phối, tiếp thị cũng như bán hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động cho việc chăm sóc khách hàng. 

Để có thể đưa sản phẩm tới được nhiều hơn với người dùng, hiện nay trên thị trường đã có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp hỗ trợ cho marketing như Google, Facebook với các hình thức đa dạng cùng công cụ tối ưu quảng cáo, công cụ SEO và hàng loạt hình thức marketing mới được xuất hiện như Affiliate Marketing, Livestream… 

Cùng với sự phát triển như vũ bão của nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Tiki hay Lazada, Sendo… đã tạo nên sự thuận lợi trong phát triển hoạt động bán hàng trực tuyến hơn bao giờ hết. Các công nghệ về quản trị quan hệ khách hàng CRM như Zoho CRM,.. sẽ giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng tối ưu hóa các hoạt động giúp chăm sóc khách hàng, tiến hành dần dần cá nhân hóa các trải nghiệm của từng khách hàng. 

Bên cạnh sự trải nghiệm và nâng cao uy tín doanh nghiệp, bạn cần triển khai áp dụng công nghệ số cho chuỗi cung ứng như: quản  lý hàng tồn kho, dây chuyền sản xuất hay quản lý mua hàng nhằm tăng cường lợi thế cạnh tranh và kiểm soát hiệu quả chi phí, đảm bảo hàng hóa sẽ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng với chi phí cực rẻ. Các giải pháp phần mềm dạng dịch vụ mang tới cho doanh nghiệp chuỗi cung ứng khả năng giám sát hoạt động trong thời gian thực hiện với nhiệm vụ đảm bảo tính minh bạch và hiệu suất cao trong quá trình làm việc. 

Đồng bộ hóa các quy trình làm việc dựa vào nền tảng đám mây để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý an toàn bộ phận dữ liệu, tạo thuận lợi cho việc chia sẻ dữ liệu hay cắt giảm chi phí đáng kể. Công nghệ internet vạn vật hay còn biết tới với tên gọi Internet of Things đang giúp cho chuỗi cung ứng quản lý hoạt động vận tải hay sản xuất dễ dàng hơn bao giờ hết.

Ngoài ra, đối với mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cần tập  trung chú trọng vào việc áp dụng công nghệ số vào các nghiệp vụ như quản lý bộ phận kế toán, tài chính. Có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp công nghệ trên thị trường hiện nay như: SmartOSC DX, Misa, Fast… hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo năng suất và chất lượng trong công tác kế toán cũng như vấn đề tài chính. 

Cùng với sự hỗ trợ từ các ứng dụng công nghệ số, doanh nghiệp nên có các kế hoạch giúp xây dựng cơ sở dữ liệu chung về mặt kinh doanh như doanh thu và khách hàng, cung ứng hàng tồn kho và chi phí. Kế toán như lợi nhuận và giá vốn. Đó chính là tiền đồ giúp cho doanh nghiệp triển khai các giai đoạn tiếp trong lộ trình chuyển đổi số của minh. Bảo mật thông tin không còn là chuyện nhỏ đối với các doanh nghiệp khi những mối đe dọa về việc bảo mật ngày càng phức tạp hơn. Do vậy, ở giai đoạn bắt đầu này, khi công nghệ số được áp dụng và xây dựng cơ sở dữ liệu cơ bản, doanh nghiệp cần quan tâm tới các chính sách cũng như công cụ bảo mật để có thể bảo vệ các bí mật kinh doanh, thông tin của khách hàng nhằm tạo nên lợi thế cạnh tranh và phòng ngừa rủi ro trong quá trình hoạt động.

Hoàn thiện và chuyển đổi số trong mô hình quản trị

Bước 1: Hoàn thiện mô hình quản trị và xác định yêu cầu về dữ liệu tích hợp ở bước tiếp theo

Ở bước này, cần hoàn thiện mô hình quản trị cũng như xác định yêu cầu về dữ liệu tích hợp thông qua quá trình:

•  Xây dựng và hoàn thiện mô hình quản trị từ cơ cấu tổ chức nhân sự, chính sách, quy trình cho các mảng liên quan tới nghiệp vụ chức năng của doanh nghiệp. 
• Xây dựng chỉ tiêu quản trị như: KPI, OKR và hệ thống báo cáo quản trị cũng như yêu cầu của cơ sở dữ liệu. 
• Xác định những yêu cầu nhằm phục vụ mục đích tích hợp, chuyển đối số sao cho toàn diện. Khi đã đạt được mức tăng trưởng về mặt doanh thu và khách hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành xem xét hoàn thiện mô hình quản trị từ cơ cấu tổ chức, hệ thống công nghệ thông tin và nguồn dữ liệu, con người và chính sách, quy trình cũng như quản lý hiệu quả hoạt động ở giai đoạn này. 

Một mô hình quản trị hiệu quả sẽ kích thích tăng trưởng, hướng doanh nghiệp tới sự phát triển bền vững. Quá trình hoàn thiện về mô hình quản trị có thể gồm: rà  soát, hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và chức năng cũng như nhiệm vụ của từng bộ phận chức năng, định biên nhân sự hay mô tả công việc của từng vị trí chức doanh… đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng bộ chỉ số đánh giá về hiệu quả hoạt động nhằm góp phần tạo nên văn hóa làm việc đúng với trọng tâm là thúc đẩy hiệu quả làm việc. các yêu cầu này về dữ liệu sẽ có liên quan mật thiết tới tình hình đánh giá việc đánh giá KPI cần được xác định ở bước này nhằm làm đầu vào cho việc chuyển đổi số tại bước thứ 2. 

Bước 2: Chuyển đổi số và mô hình quản  trị, hoàn thiện cơ sở dữ liệu

Chuyển đổi số và mô hình quản trị, hoàn thiện cơ sở dữ liệu cần xác định các yếu tố như:

• Áp dụng công nghệ số cho hệ thống báo cáo quản trị
• Chuyển đổi số hay tự động hóa quy trình dành cho các mảng nghiệp vụ gồm lập kế hoạch, ngân sách và dự báo giúp quản trị nhân sự quản lý tốt công việc
• Tiếp tục hoàn thiện chuyển đổi số cho mô hình kinh doanh ở bước thứ nhất
• Xây dựng cơ sở dữ liệu chung cho doanh nghiệp
• Xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn về thông tin và an ninh mạng

Sau khi đã hoàn thiện tất cả ở giai đoạn 1, doanh nghiệp đã có bàn đạp để áp dụng các công nghệ số nhằm số hóa quy trình cũng như tạo lập kế hoạch, quản trị nhân sự… Chuyển đổi số là mô hình quản trị nên bắt đầu từ việc áp dụng những giải pháp công nghệ cho hệ thống báo cáo quản trị, hệ thống lập kế hoạch, ngân sách và dự báo, hay hệ thống quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Bài toán khó đưa ra ở đấy là việc lập kế hoạch, ngân sách và dự báo là chìa khóa vàng nhằm thực hiện và giám sát việc thực hiện các kế hoạch cũng như chiến lược của các doanh nghiệp.

Việc áp dụng công nghệ sẽ cho phép doanh nghiệp nắm bắt nhanh chóng các trình tự thay đổi trong kinh doanh làm ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp ra sao và từ đó đưa ra kế hoạch điều chỉnh hợp lý, kịp thời. Các giải pháp công nghệ hiện có trên thị trường hiện nay sẽ cho phép doanh nghiệp kiểm soát khối lượng nguồn dữ liệu khổng lồ tới từ nhiều nguồn khác nhau và khai thác nguồn dữ liệu đó hiệu quả, tổng hợp và xử lý cũng như cung cấp thông tin mới giúp cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra những quyết định hiệu quả hơn trong quá trình nắm bắt hoạt động quản trị của mình. 

Cần nhấn mạnh rằng lộ trình chuyển đổi số có liên quan tới việc dữ liệu được quản lý và phục vụ hoạt động của doanh nghiệp cũng như tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp khi cạnh tranh trên thị trường. Do đó, doanh nghiệp cần phải ưu tiên vai trò quản trị dữ liệu một cách bền vững và tối ưu hóa dữ liệu giúp đáp ứng các nhu cầu, chức năng và yêu cầu từ công việc cụ thể, hướng tới chuyển đổi số hoàn toàn hiệu quả. Việc xây dựng nên cơ sở dữ liệu chung gồm quản trị tài chính, kinh doanh và nhân sự trong giai đoạn này được coi là vấn đề tất yếu. Đồng thời, hệ thống bảo đảm an toàn về mặt thông tin và an tinh mạng cũng cần được doanh nghiệp xây dựng đi đôi với phát triển tương ứng các hệ thống quản trị doanh nghiệp khi thực hiện đúng với chức năng, phục vụ đúng đối tượng sẵn sàng, chính xác và có độ tin cậy cao. 

Bước 3: Kết nối kinh doanh và quản trị, đổi mới sáng tạo ra sản phẩm, dịch vụ mới

• Áp dụng công nghệ số ở từng bước khi kết nối với hệ thống thành một hệ thống xuyên suốt quá trình kinh doanh tới các nghiệp vụ quản trị trong doanh nghiệp
• Xây dựng cơ sở dữ liệu chung trong toàn doanh nghiệp
• Đầu tư và đổi mới sáng tạo nhằm thay đổi trong sản phẩm, dịch vụ và không ngừng đổi mới cũng như nâng cấp hệ thống hiện đại. 
• Áp dụng công nghệ số nhằm đảm bảo an toàn về thông tin, an ninh mạng nguồn dữ liệu của toàn doanh nghiệp. 

Sau khi đã thực hiện 2 bước chuyển đổi số ở mô hình kinh doanh giai đoạn 1 và giai đoạn 2, doanh nghiệp cần tiến hành áp dụng các giải pháp công nghệ từng bước kết nối cùng hệ thống thành một hệ thống thông tin xuyên suốt, sử dụng một cơ sở dữ liệu chung cho toàn bộ doanh nghiệp của mình. 

Ở giai đoạn 3 cũng đòi hỏi người lãnh đạo cần đầu tư vào các giải pháp tập trung, làm tăng hiệu quả cao và an toàn về bảo mật thông tin cho doanh nghiệp, thông tin khách hàng, phòng ngừa rủi ro có liên quan tới an ninh mạng nhằm tránh sự gián đoạn bên trong hoạt động kinh doanh và rò rỉ thông tin mật thiết của doanh nghiệp mình. 

Sau khi đã tạo nên sự tăng trưởng ổn định và bước vào giai đoạn biến động, mỗi doanh nghiệp cần có những sáng kiến riêng nhằm tạo chu kỳ phát triển cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn đầu từ và đổi mới sáng tạo, sử dụng các công nghệ số hiện đại, tiên tiến với mục đích tạo ra sản phẩm, dịch vụ và mang tới giá trị cốt lõi cho quý khách hàng. Đối với hệ thống kinh doanh và quản trị hiện có, doanh nghiệp cần lên kế hoạch và bảo trì, nâng cấp nhằm duy trì hoạt động mang tính liên tục. 

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm và giải pháp chuyển đổi số, song một trong những đơn vị uy tín trên thị trường Việt Nam, với bề dày kinh nghiệm không ai hết đó là SmartOSC DX. Qua nỗ lực và tăng hạng trên thị trường phần mềm, chúng tôi tự tin rằng sẽ đưa doanh nghiệp lên tầm cao mới, phát triển bền vững với thời gian. Mọi thông tin xin liên hệ qua đường dây nóng để được chuyên viên tư vấn hàng đầu hỗ trợ và lên phương án lộ trình chuyển đổi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhé!