Quản lý khách hàng - CRM

Loạt Tính Năng Nổi Bật Của Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HRM

Các công ty lớn sử dụng phần mềm doanh nghiệp để tự động hóa và tối ưu hóa các chức năng và quy trình khác nhau nhằm tăng hiệu suất của họ. Đối với hệ thống HRM cũng vậy. Khi bộ phận nhân sự cần theo dõi sự tham gia, động lực của nhân viên và giữ những nhân viên chủ chốt, họ không thể lãng phí thời gian cho những công việc thường ngày. Cùng SmartOSC DX đón đọc loạt tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhân sự hiện nay là gì nhé!

10 tính năng chính của phần mềm HRMS

Vì vậy, bạn đã quyết định chọn hệ thống HRM cho tổ chức của mình. Có lẽ bạn đã quyết định thay thế một cái đã được cài đặt sẵn hoặc bắt đầu triển khai từ đầu. Câu hỏi chính là: làm thế nào để chọn một HRMS vững chắc đáp ứng nhu cầu của công ty? Đó là một câu hỏi phức tạp, nhưng nhờ danh sách kiểm tra các tính năng phải có của chúng tôi, bạn có thể xây dựng cơ sở dẫn bạn đến lựa chọn thành công.

1. Tuyển dụng & Thuê

Hệ thống có thể tự động hóa và tối ưu hóa phân tích dữ liệu về các vị trí ngang hàng và đưa ra mức lương chính xác. Mô-đun tuyển dụng tự động của HRMS giúp các thủ tục tuyển dụng trở nên nhanh chóng với việc dễ dàng chuẩn bị các mẫu và theo dõi quá trình tuyển dụng. Hơn nữa, một hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) có thể đồng thời chấp nhận hoặc từ chối ứng viên dựa trên các tiêu chí đã đặt. Và điều này không chỉ làm tăng thời gian quay vòng mà còn tiết kiệm chi phí cho các nguồn lực dành riêng cho việc sắp xếp.

2. Cổng thông tin nhân viên

HRMS có thể tổ chức và lưu trữ dữ liệu tài chính. Loại dữ liệu nhân viên như vị trí của họ, hồ sơ nhân viên, ngày bắt đầu làm việc, tiền lương, kế hoạch bảo hiểm với chi tiết ngân hàng và thuế, các tùy chọn thời gian nghỉ được trả lương, v.v. trở nên quan trọng khi các công ty đạt đến một quy mô cụ thể. Hơn nữa, cổng thông tin như vậy cho phép những người được ủy quyền truy cập hồ sơ của họ trong thời gian thực, vì vậy HR không cần phải giám sát những việc như vậy và tiết kiệm thời gian.

3. Tính lương

Chức năng chính của bảng lương là tính toán và trả lương, khấu trừ các khoản thuế và các khoản khấu trừ thích hợp, đồng thời tổ chức việc in ấn và chuyển phát phiếu lương.

Nó dễ dàng xử lý tất cả các hệ thống kế thừa về lương thưởng và phúc lợi, bao gồm tiền lương, phụ cấp và tỷ lệ làm thêm giờ trong một tổ chức thông qua các công thức được xác định rõ ràng của nó. Công bằng có thể gọi nó là một trong những tính năng đáng giá nhất của phần mềm HRMS. Việc tính lương tự động mang lại những lợi thế rõ ràng, bao gồm:

• Dễ dàng truy cập vào dữ liệu bồi thường và phần thưởng / tiền thưởng.
• Ít cần nhập liệu thủ công (nếu thông tin nằm trong hệ thống, phần mềm tính lương có thể truy cập, đảm bảo đầu vào duy nhất).
• Giảm thời gian biên chế và tổng chi phí.
• Một cách tiếp cận phối hợp không dựa vào tập hợp cơ sở dữ liệu, tệp và bảng tính.

4. Quy trình làm việc

Quy trình làm việc cho phép doanh nghiệp tự động hóa hầu hết các công việc lặp đi lặp lại, thường xuyên kéo giảm hiệu quả quản lý nhân sự. Hệ thống cho phép gửi thông báo tự động đến tất cả những người tham gia để thông báo cho họ. 

Bằng cách phân tích dữ liệu, HRMS làm giảm yếu tố chi phí lớn liên quan đến việc đẩy giấy thủ công. Nó cũng đánh giá công việc của nhân viên, sự tham gia, đáp ứng kỳ vọng, yêu cầu phản hồi từ các thành viên trong nhóm và khám phá các mục tiêu đã đặt ra. Đây có thể là một công việc mệt mỏi, nhưng việc thu thập dữ liệu được tạo điều kiện, chu kỳ quy trình được rút ngắn và duy trì tính nhất quán có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

5.Theo dõi thời gian và Quyền lợi rời khỏi

Những thư mục dày cộp trong tủ đựng quần áo, nơi chứa hàng trăm hồ sơ xin việc, đang được thay thế bằng ATS – Hệ thống theo dõi ứng viên. Nó tự động hóa quá trình tìm kiếm ứng viên, cho phép bạn đánh giá hiệu quả của các kênh tuyển dụng khác nhau và quyết định xem điều gì hoạt động đủ tốt và nơi nào tốt hơn để chỉ đạo các nỗ lực và nguồn lực bổ sung. 

Một trong những tính năng khác biệt của hệ thống HRMS mà các nền tảng phần mềm khác không cung cấp là quản lý chấm công. Không có bất kỳ rắc rối nào, HRMS kiểm soát chính xác việc nghỉ học và quản lý các nhiệm vụ như quyền xin nghỉ phép, giấy phép nghỉ phép, tổng số lượng lá đơn đã nghỉ và số dư còn lại. Sự vắng mặt là một yếu tố chiến lược thiết yếu của chức năng HRMS để đánh giá sự hài lòng trong công việc.

6. Đánh giá hiệu suất

Theo báo cáo của HBR , quản lý các chương trình khuyến mãi một cách hiệu quả là một trong những bước hiệu quả nhất mà các nhà lãnh đạo có thể thực hiện để thành công.

HRMS đơn giản hóa quy trình đánh giá một cách hiệu quả bằng cách tính đến trách nhiệm giải trình các KPI và KRA. Nó mang lại sự minh bạch hơn và đầu ra không thiên vị về sự chuyên cần và đúng giờ của mọi nhân viên. Với theo dõi năng suất cá nhân, việc quản lý kiến ​​thức trở nên hiệu quả và cải thiện kỹ năng thông qua đào tạo và phát triển.

7. Đào tạo nhân viên

Với sự thay đổi của công nghệ và quy trình, mỗi nhân viên cần nâng cấp kỹ năng của mình. HRMS giúp xác định khoảng cách về kỹ năng này và hướng dẫn trong việc quản lý các yêu cầu đào tạo của nhân viên và giám sát chi phí đáng kể cần thiết cho đào tạo và phát triển. Người ta cũng dự báo rằng AI trong HRMS sẽ trở thành một công cụ không thể thiếu để cải thiện việc học tập, tuân thủ, đánh giá ứng viên cũng như duy trì kiến ​​thức và kỹ năng mới.

8. Quản lý Quyền lợi Nhân viên

Hệ thống cho phép các chuyên gia nhân sự lập kế hoạch, định cấu hình các quy tắc về tính đủ điều kiện, quản lý lương thưởng, thăng chức của nhân viên và thực hiện các khoản thanh toán hoặc đặt cọc do người sử dụng lao động đưa cho người lao động trên tiền lương của họ. Nó cũng cung cấp đăng ký mở tự phục vụ và tích hợp chi phí bồi thường với kế toán.

9. Giữ chân nhân tài

HRMS giúp phát triển các chiến lược tuyển dụng nhân viên thành các chiến lược duy trì. Nếu tỷ lệ tiêu hao cao trong một tổ chức, HRMS sẽ hỗ trợ Giám đốc Nhân sự cung cấp thông tin phân tích liên quan để giải quyết vấn đề này. Nó cũng cho phép theo dõi các mẫu hành vi của từng nhân viên, cung cấp cho họ những dự báo về khả năng xin nghỉ việc. Các thuật toán AI, được nhúng trong các mô-đun phản hồi của nhân viên, có thể tự động gửi các mối quan tâm đến bộ phận nhân sự và thậm chí đề xuất các giải pháp hợp lý.

10. Phân tích và Quản lý dữ liệu

Phân tích và quản lý tài liệu giúp phân tích thông tin trong thời gian thực và đưa ra quyết định tốt hơn, bao gồm:

• Theo dõi tâm trạng của nhân viên
• Báo cáo MIS
• Email
• Hình ảnh
• Tin nhắn
• Tài liệu điện tử
• Tệp điện tử
• Chia sẻ tài liệu
• Quản lý quy trình thoát

Theo thống kê của Gartner, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trên toàn thế giới ngày càng nhận thức được các mối đe dọa lan truyền trên dữ liệu tổ chức. Khi nói đến dữ liệu công ty, bộ phận nhân sự dễ bị tổn thương nhất, vì dữ liệu nhân sự bao gồm các chi tiết cá nhân và tài chính về nhân viên. Đó là lý do tại sao bạn cũng nên xem xét yếu tố bảo mật khi lựa chọn HRMS doanh nghiệp . Chỉ những người được ủy quyền mới có toàn quyền truy cập vào dữ liệu bí mật. Giải pháp HRMS tốt đi kèm với đường truyền an toàn cũng như hệ thống SSL mã hóa tất cả dữ liệu khi nó được truyền qua Internet.

Zoho People – Phần mềm quản lý nhân sự đơn giản và hiệu quả

Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People còn tích hợp nhiều tính năng thông minh khác như:

– Chấm công trực tuyến qua điện thông qua wifi và GPS, camera AI, tích hợp máy chấm vân tay và đồng bộ với điện thoại,…

– Tính lương tự động.

– Số hóa giấy giờ, giảm thiểu 90% các thủ tục hành chính, giấy tờ phức tạp.

– Tạo ra các ca làm và phân ca làm cho nhân viên, đăng ký ca làm việc.

– Hệ thống KPI bằng cách thiết lập các tiêu chí đánh giá cụ thể cho nhân viên, phòng ban.

– Định vị vị trí nhân viên.

– Báo cáo thông minh.

– Quản lý truyền thông (thông báo nội bộ).

– Quản lý tài sản doanh nghiệp.

– Hệ thống tuyển dụng xây dựng theo tiêu chuẩn ATS chuyên nghiệp, thu hút ứng viên.

Việc số hóa tuyển dụng và nhân sự sẽ cung cấp một bộ công cụ, phương pháp tiếp cận và văn hóa doanh nghiệp mới, dẫn đến giảm thời gian và nguồn lực dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ thông thường và tăng cường tập trung vào việc thu hút, tạo động lực và phát triển chuyên môn.