Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Lưu trữ số và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ

Nhiều đơn vị tại Việt Nam đang có nhu cầu cấp thiết về lưu trữ số. Vậy, nhu cầu thực tế về số hóa kho lưu trữ của từng ngành là gì? Ngày nay, rất nhiều đơn vị đang tò mò về câu hỏi đó. Vậy hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu về việc số hóa tài liệu lưu trữ cũng như những thuận lợi và khó khăn trong ngành. 

Tổng quan về tài liệu số hóa

Một hồ sơ được lập, gửi, truyền, nhận, lưu hoặc sử dụng bằng điện tử có thể được hiểu như một tài liệu điện tử. Hai nguồn chính được sử dụng để tạo tài liệu điện tử:

– Bản ghi thông điệp dữ liệu được khởi tạo ban đầu từ đầu;

– Bản ghi thông tin kỹ thuật số bắt nguồn từ các tài liệu thông thường.

Vì vậy, mặc dù được sản xuất từ tài liệu điện tử nhưng tài liệu số hóa không giống như tài liệu điện tử. 

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu số hóa thành tài liệu điện tử. Quá trình này bao gồm việc chuyển đổi các định dạng dữ liệu thông thường như bản viết tay, bản in trên giấy, ảnh, v.v. sang dữ liệu thông thường trên phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận dạng và kết quả nhận được một giá trị số. 

Như vậy, theo lý thuyết, quá trình thay đổi các định dạng dữ liệu thông thường thành các tiêu chuẩn dữ liệu tương thích với máy tính được gọi là số hóa dữ liệu.

Thuận lợi và khó khăn khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp

Thuận lợi

– Khả năng chuyển đổi sang nhiều định dạng dữ liệu số khá linh hoạt. Chuyển đổi định dạng tệp tài liệu là chuyển đổi điển hình nhất. Chẳng hạn, chúng tôi có một tài liệu từ có thể được chuyển đổi thành tệp PDF bằng chương trình ứng dụng. Ứng dụng này có thể ở dạng một phần mềm độc lập, một công cụ có thể được tích hợp trong chương trình xử lý văn bản hoặc một công cụ internet. Dữ liệu được chuyển đổi sẽ có tính linh hoạt hơn trong sử dụng.

– Giảm chi phí quản lý tài liệu lưu trữ. Do tài liệu lưu trữ đã được chuyển sang định dạng số theo quy định của Luật Lưu trữ, vì vậy chi phí phải bỏ ra cho lưu trữ giảm đáng kể so với theo cách truyền thống.

– Khả năng tái sử dụng và chỉnh sửa dữ liệu. Với lợi thế này, chúng ta phải hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo ý tưởng duy trì tài liệu lưu trữ, nghĩa là chỉ chỉnh sửa chất lượng của thông tin, chứ không phải nội dung của nó.

Khó khăn

– Trước khi triển khai dự án số hóa tài liệu lưu trữ, cần phải có đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng và các trang thiết bị khác. Ngoài ra, điều quan trọng là phải đầu tư vào nhu cầu giáo dục các cá nhân ở các cấp độ khác nhau, chẳng hạn như các nhà quản lý, nhân viên, cán bộ vận hành và nhân viên kỹ thuật và cán bộ chuyên tin.

– Hạn chế thứ hai là nguy cơ sao chép và thay đổi bất hợp pháp dữ liệu số. Đối với những cá nhân tập trung vào quản lý mạng, điều này rất đơn giản để khắc phục, nhưng không phải đơn giản với tất cả các quan chức chính phủ hoặc nhân viên của một công ty sử dụng cơ sở dữ liệu kỹ thuật lưu trữ số. 

– Việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa phải bao gồm đào tạo một cách đồng bộ, có hệ thống để mọi cán bộ, công chức của các cơ quan, tổ chức sử dụng tài liệu số đúng phương pháp, đúng nguyên tắc. Đây là thách thức thứ ba.

– Chế độ bảo mật dữ liệu là một thách thức liên quan đến vấn đề nói trên. Tài liệu bí mật thường không được số hóa. Tuy nhiên, ranh giới giữa bí mật và không bí mật thực sự thực sự chỉ được phân biệt ở mức tương đối. Nhiều hồ sơ được sử dụng rộng rãi, nhưng chúng có thể được phục hồi độ bảo mất nhờ những thay đổi trong bối cảnh xã hội quốc gia và toàn cầu. Kết quả là, thông tin tài liệu bí mật bị tiết lộ trong cơ sở dữ liệu ngay cả khi không có dữ liệu nào bị xóa hoặc sao chép.

Kết luận

SmartOSC DX có thể cung cấp các giải pháp lưu trữ thiết thực mà doanh nghiệp của bạn cần để giữ an toàn cho dữ liệu của mình. Nhóm chuyên gia của chúng tôi có kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về việc lưu trữ thông tin của mình. SmartOSC DXChúng tôi hiểu rằng mọi doanh nghiệp đều khác nhau, vì vậy chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ để bạn lựa chọn. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để thảo luận về các nhu cầu cụ thể của bạn và xem cách SmartOSC DX có thể giúp bạn bắt đầu con đường dẫn đến lưu trữ số đáng tin cậy.