Uncategorized

Những Điều Cần Biết Về Quản Lý Phiếu Nhập Kho

Những chứng từ cần có trong khâu kiểm soát số lượng hàng hoá, vật tư xuất nhập trong kho hàng của doanh nghiệp sẽ bao gồm những mẫu phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho. Mỗi một quy trình xuất nhập kho hàng hóa đều được các nhà quản lý quan tâm và vạch ra cho mỗi doanh nghiệp. Vậy hãy cùng SmartOSC DX  tìm hiểu khái niệm về phiếu nhập kho qua bài viết sau đây. 

Quy trình nhập kho hàng là làm gì?

Nhập kho hàng nằm trong quy trình nhập xuất, quản lý các hoạt động nhập hàng và xuất hàng theo một trình tự cho doanh nghiệp. Việc tạo ra một quy trình bài bản sẽ giúp việc luân chuyển hàng hoá diễn ra suôn sẻ, dễ dàng kiểm tra, kiểm soát. Những hoạt động cần có trong quy trình nhập kho hàng bao gồm:

• Nhà quản trị cần nắm rõ tình hình hàng hoá nhập vào kho, ước chừng số lượng cũng như chất lượng hàng sắp nhập về, số lượng hàng hoá tồn đọng trong kho, từ đó đưa ra chiến lược và kế hoạch sắp xếp, phân bổ hợp lý tránh xảy ra tình trạng tồn  hàng hóa.

• Phân chia cho nhân viên trách nhiệm quản lý từng khu vực hàng, từng loại hàng hoá được đánh dấu và đào tạo các thao tác nghiệp vụ để có trách nhiệm hơn với những mặt hàng được giao nhiệm vụ. 

Phiếu nhập kho là gì? Tại sao cần dùng đến phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho được tạo ra nhằm mục đích ghi nhận số lượng vật tư, hàng hoá… chuẩn bị nhập vào kho để lưu trữ. Từng phiếu nhập kho được điền đầy đủ thông tin để làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và phân chia rõ trách nhiệm quản lý cho nhân viên kho, nhân viên kế toán. 

Phiếu nhập kho có thể chia thành 1 liên, 2 liên hoặc 3 liên tùy vào nhu cầu của từng doanh nghiệp. Trong quy trình nhập kho hàng hóa vào kho hàng, bước lập phiếu nhập kho sẽ triển khai khi việc kiểm tra hàng hoá hoàn tất. Toàn bộ giấy tờ và phiếu yêu cầu nhập hàng sẽ chuyển đến tay bộ phận kế toán đối chiếu trước khi tiến hành giao dịch và in phiếu nhập kho.

Phiếu nhập kho đóng vai trò quan trọng nên thường được doanh nghiệp cất giữ cẩn thận. Sau mỗi lần xuất một mặt hàng nào đó, các kế toán viên thường phải ghi lại để hoàn thành dữ liệu cân bằng phiếu xuất nhập. Ngoài ra, việc lưu trữ phiếu nhập kho giúp bạn nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, dễ dàng quản lý và đưa ra những bài học nếu xảy ra sai sót hơn. 

Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lớn chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý và vận hành kho hàng. Việc sử dụng những phiếu nhập kho theo phương pháp truyền thống như trên sẽ bị ảnh hưởng bởi những vấn đề như nhận thông tin đơn hàng chậm, nhập liệu sai sót, khó theo dõi nếu số lượng hàng hoá lớn, nhân viên thiếu kinh nghiệm… Một giải pháp được đưa ra là sử dụng phần mềm quản lý kho hỗ trợ tự động hoá cho con người và tích hợp quản lý kho. 

Lợi ích của việc triển khai một phần mềm quản lý kho hàng

Quản lý tự động quy trình nhập hàng hoá 

Phần mềm quản lý kho hàng hiện đại có thể tích hợp nhiều công nghệ thông minh có thể nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng, đảm bảo hàng hóa đặt đúng nơi, tối đa hoá sự hài lòng khách hàng và thời gian sản xuất. 

Gia tăng hiệu suất công việc

Việc tích hợp bản kế hoạch nhận hàng lên phần mềm sẽ tự động quản lý mọi hoạt động kho, tối ưu hoá việc sắp xếp hàng hóa vào vị trí lưu trữ trống, bố trí nhân công, luân chuyển hàng hóa trong thời gian ngắn hơn… Từ đó nâng cao hiệu suất lao động lên mức tối đa. 

Việc nâng cao năng suất cũng đồng nghĩa với việc nhập kho sẽ trở nên nhanh và chính xác hơn. Với việc sử dụng một phần mềm quản lý nhập kho, các đơn biên nhận hàng sẽ được xử lý online, minh bạch, chính xác và giúp nhân công tiết kiệm rất nhiều thời gian. 

Tiết kiệm thời gian và công sức đào tạo nhân viên

Từ nay, mọi hướng dẫn xuất nhập kho đều có trên phần mềm và hệ thống quản lý tự động. Nhân viên mới sẽ dễ dàng thao tác cũng như quan sát tình trạng kho một cách dễ dàng và nhanh chóng nắm bắt quy trình làm việc. 

Lập kế hoạch chính xác hơn

Việc quản lý và nắm bắt tốt lịch sử hàng tồn kho giúp bạn dễ dự đoán được nhu cầu của khách hàng trong từng giai đoạn, biết được loại hàng hoá để phân loại sao cho hiệu quả nhất. Từ đó, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác về từng loại mặt hàng. Các phần mềm quản lý hàng tồn giúp bạn nhanh chóng hoàn thành một quy trình lên đơn hàng. Từ khâu quét mã vạch sản phẩm đến thông tin số lượng hàng là đã có thể tiến hành lên đơn đặt hàng và in hoá đơn nhanh chóng. 

Bài viết đã cùng bạn tìm hiểu những kiến thức về quy trình quản lý và vận hành kho cho doanh nghiệp. Việc tạo lập và sử dụng hiệu quả phiếu nhập kho sẽ mang lại hiệu quả cao cho nhân viên quản lý kho.