Quản Lý Nhân Sự - HRM

Những Doanh Nghiệp Đã Ứng Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Thành Công

Nhằm tối ưu hiệu quả đào tạo và quản lý nhân sự, tối giản chi phí cùng thời gian tính lương, phúc lợi cho người lao động, và các thủ tục khác… nhiều doanh nghiệp ngày nay đã thực hiện chuyển đổi số trong quản trị nhân sự góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Cùng bài viết của SmartOSC DX điểm qua những case study thành công khi ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả. 

Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People là gì?

Zoho People là một trong những phần mềm được công ty SmartOSC DX cung cấp và được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam ưa chuộng bởi sự vượt trội về tính năng của nó. 

Zoho People có thể hiểu là một hệ thống quản lý nguồn nhân lực trực tuyến được thiết kế để quản lý và truy cập tất cả dữ liệu nhân viên từ một cơ sở dữ liệu tập trung. 

Để bắt đầu với Zoho People, tất cả những gì bạn cần làm là thiết bị có kết nối Internet và tài khoản của Zoho. Với nhiều module tích hợp kéo thả và dễ dàng tùy chỉnh, Zoho People phù hợp với các công ty có quy mô khác nhau. 

Những điểm mạnh mà Zoho People mang lại có thể kể đến như khả năng tự vận hành, bảng chấm công nhân viên, giao diện trực quan, tự động hóa quy trình nhân sự, tích hợp phiên bản trên di động, quản lý đánh giá hiệu suất thông qua mẫu báo cáo… 

3 case study áp dụng thành công phần mềm quản lý nhân sự Zoho People 

SmartOSC Fintech

SmartOSC có một công ty con là SmartOSC Fintech, chuyên về các giải pháp số hóa và tích hợp cho các tổ chức cung cấp dịch vụ công nghệ tài chính. Một số khách hàng nổi bật của SmartOSC Fintech có thể kể đến như Viettel, PayPal, VPBank hay SCG…  

Thách thức của SmartOSC Fintech trước khi sử dụng dịch vụ Zoho People

Công ty sử dụng nhiều phương pháp thủ công để quản lý. Điều này có nghĩa rằng SmartOSC Fintech tồn tại rất nhiều công việc giấy tờ hoặc quản lý trên Excel. Những thách thức tồn đọng trong hệ thống quy trình công việc của SmartOSC Fintech có thể kể đến như:

• Nhiều áp lực về quy trình vận hành và lãng phí giá trị tài nguyên
• Khó quản lý các yêu cầu của nhân viên và quy trình phê duyệt của lãnh đạo
• Điền và gửi bảng chấm công bằng tay và phụ thuộc vào thủ công.
• Tuy hệ thống cũ của SmartOSC Fintech thân thiện với người dùng nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách của tổ chức. 

Giải pháp sau khi sử dụng Zoho People

Cơ sở dữ liệu nhân viên được tập trung và đơn giản hóa. Mọi nhân viên có thể được quản lý chỉ trên một hệ thống duy nhất. Các nhân viên có thể xin nghỉ phép và được sự phê duyệt của người quản lý chỉ trong cùng một cổng thông tin. 

Nhân viên có quyền tùy chọn cập nhật và quyền truy cập vào thông tin cá nhân của họ. Tiết kiệm thời gian cài đặt cho các phòng ban khác. 

Cung cấp một hệ thống thực hiện đầy đủ các quy trình phê duyệt, yêu cầu dịch vụ, bảng lương, đào tạo hay đi du lịch một cách dễ dàng. 

Tesena Smart Testing

Tesena là một công ty kiểm thử phần mềm của cộng hòa Séc được thành lập vào 2013 và nhanh chóng phát triển từ một số ít nhân viên lên đến hơn 125 người. 

Tenesa tập trung vào việc kiểm thử phần mềm, cung cấp các dịch vụ tư vấn và kiểm tra hiệu suất, đào tạo chuyên nghiệp cho các lập trình viên. 

Giai đoạn sử dụng bảng tính và công việc nhân sự thủ công

“Giống như các công ty khởi nghiệp nhỏ khác, việc quản lý tài chính của chúng tôi được thực hiện bằng bảng tính Excel. Chúng tôi nhanh chóng nhận ra rằng công ty cần một giải pháp hoàn thiện hơn nhưng trong thời gian và ngân sách hạn chế để thực hiện giải pháp. Chúng tôi đã xem xét thị trường và tìm thấy Zoho Books.” Giám đốc sự kiện và đào tạo tại Tenesa là Zuzana Reingraberova cho biết. 

Vấn đề lớn nhất tiếp theo mà Tenesa gặp phải chính là quản lý nguồn nhân lực và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Một lần nữa dựa trên những trải nghiệm của họ với Zoho Books, việc lựa chọn Zoho People là điều không cần bàn cãi. 

Giai đoạn tích hợp phần mềm quản lý nhân sự Zoho People 

Zoho People được triển khai cho Tenesa từ năm 2014 và họ đã trở thành khách hàng trung thành kể từ đó. Toàn bộ quy trình nhân sự thủ công của họ đã được thay đổi hoàn toàn. 

“Một trong những điểm nổi bật của Zoho People là tính linh hoạt của nó. Phần mềm cung cấp các giải pháp tiện ích cho các quy trình liên quan đến nhân sự, bạn có thể điều chỉnh phù hợp với yêu cầu cụ thể của mình hoặc thiết lập quy trình của riêng bạn. Vì chúng tôi rất tập trung vào sự phát triển đội nhóm, cần sự hỗ trợ cho việc lập kế hoạch nghề nghiệp và đào tạo. Chúng tôi đã tự thiết lập các quy trình này trong Zoho People” Zuzana chia sẻ thêm. Zoho People không chỉ được sử dụng riêng cho bộ phận nhân sự mà còn được các phòng ban giao hàng, quản lý văn phòng, phòng đào tạo hay phòng tài chính của công ty sử dụng. 

Khi Tesena tiếp tục phát triển, nhu cầu của công ty về phần mềm hỗ trợ các hoạt động khác cũng tăng lên. Từ đó, họ đã triển khai thêm Zoho CRM, Zoho Projects vào danh mục Zoho của họ. 

Cabot Technology Solutions

Cabot Technology Solutions được thành lập vào năm 2006 bởi Shibu Basheer, với mục đích cung cấp những giải pháp phần mềm cao cấp kết hợp các công việc thiết kế, mã hóa và tích hợp. Với những chi nhánh ở Trung Đông và Mỹ, các giải pháp của Cabot phát triển ổn định nhờ vào tầm nhìn của nhà sáng lập. 

Cabot Technology Solutions cung cấp một loạt các dịch vụ chuyên về thiết kế và phát triển cơ sở dữ liệu, lập kế hoạch kiến trúc hệ thống, thiết kế web và bảo trì hệ thống. 

Trước khi tích hợp Zoho People

Giám đốc nhân sự của Cabot cho biết: “Chúng tôi là một nhóm nhỏ khi mới bắt đầu và không cần các phần mềm để xử lý những yêu cầu về nhân sự. Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu lớn dần lên, chúng tôi nhận ra rằng một hệ thống nhân sự phù hợp có thể quản lý tất cả các yêu cầu chúng tôi có là điều cần thiết.”

Cabot cần một phần mềm phù hợp để xử lý nhiều yêu cầu từ phía nhân sự chẳng hạn như theo dõi sự tham gia của nhân viên trong các dự án, chính sách của công ty, thông báo rộng rãi thông tin về công ty… Họ nhận thấy rằng Zoho People chính là phần mềm phù hợp với nhu cầu nhân sự của họ. 

Sự thay đổi vượt trội từ khi có Zoho People

“Zoho People thực sự hữu ích trong việc quản lý đội nhóm của chúng tôi theo cách tốt hơn và chúng tôi đang khám phá Zoho People nhiều hơn để tối đa hóa lợi ích và đáp ứng một số nhu cầu nhân sự cụ thể”, vị giám đốc nhân sự của Cabot chia sẻ. 

Công ty Cabot còn chia sẻ rằng tính năng báo cáo với nhiều thông tin chi tiết khác nhau bao gồm sự tham gia và xếp hạng các thành viên trong dự án thật sự hữu ích. Ngoài ra còn những tính năng tự động mà mọi thành viên trong tổ chức đều thích như ngày sinh nhật, ngày kỷ niệm thâm niên trong công ty… 

Cabot Technology Solutions đã nhận thấy sự cải thiện về hiệu quả tổng thể của phần mềm quản lý nhân sự và tìm cách khai thác tối đa mọi tính năng để có trải nghiệm tổng thể tốt hơn nữa trong tương lai.

Kết luận

Zoho People là một lựa chọn tuyệt vời cho các chủ doanh nghiệp muốn ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự thành công. Trên thực tế, doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu sử dụng phiên bản miễn phí của Zoho People để trải nghiệm và đưa ra quyết định phù hợp cho mình tại đây.