Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm Nhân Sự Online Có Cần Thiết Cho Quy Mô Doanh Nghiệp Của Bạn

Phần mềm nhân sự Online là một trong những giải pháp siêu tối ưu giúp cho bộ phận HR không còn phải đau đầu bởi những công việc riêng lẻ, tốn thời gian. Hãy quên đi những rắc rối hành chính bằng việc sử dụng hệ thống quản lý nhân sự trực quan, sinh động và đồng bộ phần mềm nhân sự online. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm nhân sự online, liệu nó có thực sự cần thiết cho quy mô doanh nghiệp của bạn ngày hôm nay?

Tổng quan chung về phần mềm nhân sự online

Thế nào là phần mềm nhân sự online

Phần mềm nhân sự online hay còn được gọi là phần mềm quản lý nhân sự là những ứng dụng công nghệ thông tin cho quá trình thực hiện quản lý toàn bộ nhân sự của một doanh nghiệp trên nền tảng trực tuyến. Những ứng dụng này đã được thiết kế trực quan nhất nhằm gần gũi với người tiêu dùng. Nó giúp cho bộ phận HR có thể bám sát yêu cầu nghiệp vụ quản lý nhân sự gồm: quản trị phúc lợi nhân viên, chấm công online – tính lương, nghỉ phép online, quản lý hồ sơ – hợp đồng trực tuyến… 

Vai trò của phần mềm nhân sự online đối với doanh nghiệp

Cũng trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc áp dụng phần mềm online vào quản trị doanh nghiệp giúp mang tới nhiều lợi ích lớn như:

• Cung cấp chức năng quản lý nhân sự gồm: Quản lý thông tin nhân viên hay hợp đồng lao động, chế độ phúc lợi, quản lý tiền lương hay chấm công…
• Theo dõi các biến đổi nhân sự như: chế độ nghỉ phép, thuyên chuyển, điều động, lý lịch công tác, lương – thưởng – phạt… 
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình xây dựng chiến lược, thiết lập các định biên nhân sự, định biên lương, quy trình tuyển dụng, quản lý và phát triển mạnh mẽ nguồn nhân lực. 
• Phát triển văn hóa nội bộ: Truyền thông và xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nhằm cải tiến hoặc gia tăng kết nối giữa các nhân viên với nhau. 

Phần mềm quản lý nhân sự online đóng vai trò rất quan trọng để tạo nên tiền đề phát triển nguồn lực vững mạnh cho doanh nghiệp. Như vậy, nó cũng đã giải quyết được một bài toán khó về nhân sự như thế nào, các quy mô doanh nghiệp khác nhau. 

Phần mềm nhân sự online có thể giải quyết bài toán nhân sự ra sao?

Đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa

Với các doanh nghiệp có dạng quy mô nhỏ, nguồn lực còn khan hiếm, một nhân viên có thể làm kiêm nhiệm thêm một số chức năng khác nhau. Nhân viên không được làm đúng chuyên môn rất dễ cảm thấy chán nản và muốn bỏ việc. Chính vì thế, phần mềm nhân sự online đã giúp mở ra quy trình làm việc với công nghệ tự động hóa. Qua đó, trình tự các bước đã trở nên nhịp nhàng hơn, uyển chuyển. Những vấn đề sắp xếp chức danh, tính toán lương thưởng, thuyên chuyển công tác hay bàn giao công việc… cũng được tối ưu hóa. 

Ngoài ra, người làm quản lý có thể sắp xếp các nghiệp vụ liên quan đến nhân sự được khoa học thì doanh nghiệp mới dễ đi vào hoạt động trơn chu. Mọi việc có vận hành mạch thông suốt thì cả cấp lãnh đạo và nhân viên mới cảm thấy “happy” khi làm việc và tập trung cho cơ hội mở rộng doanh nghiệp hơn. 

Đối với doanh nghiệp quy mô lớn

Đối với doanh nghiệp có tính chất đặc thù như sản xuất may mặc, chế biến thủy hải sản, tập đoàn xây dựng,… thì càng phải chú trọng đến công tác quản lý nhân sự. Khi ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự online, mọi nghiệp vụ quản lý bạn có thể dễ dàng thực hiện và theo dõi trên trực tuyến ngay cả khi làm việc từ xa. 

Phần mềm quản lý nhân sự được tích hợp nhiều tính năng và giải quyết các bài toán phức tạp về ca kíp, lương thưởng đặc thù với số lượng biên chế lớn. Bởi vì, nó có thể tích hợp hiệu quả với hệ thống máy chấm công vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt, GPS trên mobile apps. Đặc biệt, toàn bộ dữ liệu của nhân sự có thể tập trung trong công cụ này mà không cần lưu trữ bằng giấy tờ chất đống ngổn ngang. 

Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến riêng lẻ phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn mở rộng hoặc thu hẹp quy mô sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc vận hành và chuyển đổi công nghệ phần mềm quản lý. Chính vì thế, bạn nên sử dụng phần mềm nhân sự online có tính tập trung, thống nhất trên một nền tảng duy nhất và có thể linh hoạt đối với mọi quy mô của doanh nghiệp. 

Zoho People là một trong những giải pháp quản trị nhân viên cho doanh nghiệp nằm top đầu Việt Nam hiện nay. Đây là phần mềm số có thể đáp ứng được đầy đủ mọi yêu cầu cần thiết và tiện ích cho doanh nghiệp của bạn. 

Quản lý doanh nghiệp với phần mềm nhân sự online trên Zoho People

Chức năng cơ bản của phần mềm Zoho People so với phần mềm nhân sự online hiện nay

1. Tuyển dụng ứng viên phù hợp

Tuyển dụng là chức năng dễ thấy nhất trong quản lý nhân sự. Tất cả chúng ta đều nhớ cuộc phỏng vấn đầu tiên của mình, phải không? Tuyển dụng ứng viên và lựa chọn những người tốt nhất đến và làm việc cho công ty là trách nhiệm vô cùng quan trọng của bộ phận nhân sự. 

2. Đào tạo và phát triển

Con người sẽ ngày càng hoàn thiện thông qua kinh nghiệm sống, luyện tập các kỹ năng, và một loạt các ảnh hưởng văn hóa. Nên việc học hỏi và phát triển sẽ đảm bảo cho nhân viên có thể thích ứng với những thay đổi trong quy trình, công nghệ và các thức thực hiện công việc.

Đào tạo và phát triển giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và nâng cao trình độ. Công việc này được dẫn dắt bởi bộ phận Nhân sự, nên các chính sách đào tạo tốt sẽ rất hữu ích trong việc thúc đẩy tổ chức hướng tới các mục tiêu dài hạn.

3. Phân tích và đánh giá dữ liệu

Chức năng cơ bản cuối cùng về quản lý nhân sự sẽ xoay quanh dữ liệu và phân tích. Trong nửa thập kỷ qua, nhân sự đã có một bước tiến lớn theo hướng sử dụng dữ liệu để phân tích.

Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) mà chúng ta vừa thảo luận bên trên về cơ bản là một hệ thống nhập dữ liệu. Dữ liệu trong các hệ thống này có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định tốt hơn và sáng suốt hơn.

Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm nhân sự Zoho People

Phần mềm quản lý nhân sự của Zoho People có khả năng liên kết với các phần mềm khác như quản lý sản xuất, bán hàng, kế toán, kho… trong cùng hệ thống hoặc thậm chí ngoài hệ thống. Điều này góp phần tạo nên hệ thống vận hành xuyên suốt và thống nhất, góp phần giảm sai sót, nhầm lẫn trong quá trình thao tác.

• Số hóa và lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quản lý nghỉ phép, bù công, tra cứu dễ dàng.
• Chấm công thông qua các công cụ, xử lý các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, đánh giá mức độ chuyên cần.
• Tính lương, thưởng tự động trên hệ thống phù hợp với từng nhân viên, từng vị trí.
• Bảo mật thông tin nhân sự, tiền lương giữa các nhân viên.

Quản lý nhân sự đơn giản và hiệu quả

Để quản lý nhân sự đơn giản và hiệu quả hơn bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Zoho People. Zoho People là một trong những phần mềm quản lý nhân sự được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng hiện nay. Zoho People được xây dựng dựa trên nền tảng tự động hóa 4.0 hiện đại, giúp nhà lãnh đạo quản lý và điều hành công việc từ xa dễ dàng hơn.

Với tính năng quản lý nhân sự của phần mềm Zoho People, nhà lãnh đạo có thể:

• Quản lý thông tin nhân viên và quyền truy cập một cách chuyên nghiệp
• Zoho People cho phép bạn số hóa lưu trữ các thông tin của nhân viên một cách đầy đủ nhất. Đặc biệt, với phần mềm này bạn còn có thể chuyển dữ liệu nhân viên từ File Excel vào Zoho People bằng các thao tác vô cùng đơn giản.
• Quản lý chấm công linh động cho từng nhân viên
• Zoho People quản lý toàn bộ thông tin chấm công, các thiết bị đăng nhập vào tài khoản của mỗi nhân viên cũng như thiết lập mã máy chấm công của nhân viên trên hệ thống.
• Sơ đồ phòng ban công ty và danh bạ trên điện thoại

Không chỉ tự động xây dựng hệ thống danh bạ, Zoho People còn cho phép tạo ra sơ đồ phòng ban nhằm giúp nhân viên dễ dàng nắm được cơ cấu tổ chức, các trường bộ phận và nhân viên trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhân sự Zoho People còn tích hợp nhiều tính năng thông minh khác như:

• Chấm công trực tuyến qua điện thông qua wifi và GPS, camera AI, tích hợp máy chấm vân tay và đồng bộ với điện thoại,…
• Tính lương tự động.
• Số hóa giấy giờ, giảm thiểu 90% các thủ tục hành chính, giấy tờ phức tạp.
• Tạo ra các ca làm và phân ca làm cho nhân viên, đăng ký ca làm việc.
• Hệ thống KPI bằng cách thiết lập các tiêu chí đánh giá cụ thể cho nhân viên, phòng ban.
• Định vị vị trí nhân viên.
• Báo cáo thông minh.
• Quản lý truyền thông (thông báo nội bộ).
• Quản lý tài sản doanh nghiệp.
• Hệ thống tuyển dụng xây dựng theo tiêu chuẩn ATS chuyên nghiệp, thu hút ứng viên.

Trên đây là những chia sẻ của SmartOSC DX về phần mềm nhân sự online, cần tư vấn hay giải đáp vui lòng viên hệ với chúng tôi để nhận được mọi giải đáp nhé.