Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự Chuyên Nghiệp, Tự Động

Bạn liệu có đang mất thời gian, công sức cho việc quản lý và tìm kiếm hồ sơ nhân viên? Không những vậy, mỗi ngày bạn phải tiếp nhận hàng loạt loại giấy tờ, hồ sơ cần xử lý gấp. Vậy làm sao để có thể giải quyết cùng một lúc những vấn đề nêu trên? Đừng quá lo lắng bởi giờ đây phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp, tự động đã ra đời. Điều này sẽ giúp cho bạn số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự bằng giấy ngay trên hệ thống phần mềm. 

Thế nào là phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự?

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là một ứng dụng văn phòng giúp cho việc quản lý được toàn diện hơn về thông tin của người lao động xuyên suốt quá trình từ ngày vào công ty cho tới khi nghỉ việc. Công cụ văn phòng này có thể giúp HR quản lý toàn bộ hồ sơ doanh nghiệp một cách khoa học, hiệu sức, chi phí và có khả năng nâng cao hiệu suất làm việc cho mọi thành viên trong công ty. 

Lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đối với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên là giải pháp hữu ích mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng. Ngoài việc mang tới hiệu quả cao cho công tác quản lý, thuận tiện hơn cho người dùng cùng công việc tìm kiếm, lưu trữ, nó còn giúp tạo nên tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng và có tính chính xác.

• Quản lý toàn diện thông tin nhân sự từ ngày làm việc cho đến khi nghỉ việc: Với phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể dễ dàng quản lý hàng trăm, hàng nghìn nhân sự theo phòng ban, quản lý tình trạng hợp đồng, quá trình công tác – chức vụ, diễn biến lương, phép năm, khen thưởng, kỷ luật,…
• Quản lý gia hạn và in hợp đồng hàng loạt: giúp nhân sự có thể quản lý và thống kê được các hợp đồng sắp hết hạn, hoặc đến hạn ký hợp đồng tiếp theo. Phần mềm cho phép tạo hợp đồng mới và in hợp đồng hàng loạt cho nhiều người cùng 1 lúc dễ dàng. 
• Quản lý đăng ký các chế độ xin nghỉ: Cho phép người lao động đăng ký các chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản… và đăng ký chế độ đi làm ưu tiên như: con nhỏ, việc đặc biệt… Từ đó, nhân sự có thể kết nối trực tiếp đến phân hệ quản lý chấm công để có thể quản lý thông tin ra vào của lao động theo từng ngày.
• Quản lý thông tin phép năm: Thống kê chi tiết số phép được hưởng, số phép đã sử dụng, số phép còn lại của nhân viên…. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng hủy phép tồn, tính lại phép năm trước và thanh lý phép năm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Có thể thấy, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thực sự là một giải pháp hữu ích đối với mọi doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số 4.0. giúp nhân sự có thể lưu trữ, quản lý thông tin của nhân viên một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Hiện nay trên thị trường đã có rất nhiều đơn vị chuyên cung cấp nhiều giải pháp giúp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, thông minh giúp nâng cao năng suất làm việc. Tuy nhiên, không phải phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên nào cũng sẽ phù hợp với mô hình của doanh nghiệp. Dưới đây là tiêu chí khi lựa chọn công cụ quản lý hồ sơ nhân sự.

Phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp 

Đây được xem là tiêu chí hàng đầu nhằm đánh giá hiệu quả của một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự. Bởi có thể mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy mô, số lượng nhân sự cũng như cấu trúc nhân sự khác nhau. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần có một cách thức quản lý nhân sự khác nhau. Qua đó, phần mềm cần phải đáp ứng với quy mô tổng thể doanh nghiệp thì mới đem lại hiệu quả cao nhất.

Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu

Dữ liệu nhân sự cũng hết sức quan trọng không kém dữ liệu kinh doanh, chính vì thế, luôn cần được bảo mật an toàn. Trong đó, tiền lương là vấn đề cần phải đảm bảo quyền riêng tư, tính tôn trọng dành cho các cá nhân. Vì thế, phần mềm cần đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối với thông tin của doanh nghiệp. 

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Một phần mềm quản lý tài liệu dễ sử dụng, thân thiện với người dùng và phù hợp với mọi đối tượng sẽ giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian, nâng cao tối đa hiệu quả công việc. Do đó, bạn cần đảm bảo được sự phù hợp của phần mềm đối với doanh nghiệp của mình để không mất quá nhiều công sức cũng như không gây ảnh hưởng đến những công việc khác.

Tích hợp các tính năng cần thiết

Một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự không đơn thuần chỉ đáp ứng các thông tin cá nhân cơ bản như: tên tuổi, học vấn, địa chỉ,… những khía cạnh mà bất cứ một công cụ lưu trữ nào cũng có thể làm được. Ngoài ra, chính là khả năng lưu trữ thông tin về các kết quả đánh giá năng lực và đánh giá kết quả qua các kỳ đánh giá để triển khai và lưu trữ những thông tin về lương, chế độ đãi ngộ, bảo hiểm,…

Với các tiêu chí nêu trên, bạn có thể tìm kiếm được phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên tốt nhất, phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu doanh nghiệp bạn chưa lựa chọn được giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự phù hợp thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay về phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự –  Zoho People với nhiều tính năng ưu việt, thông minh chắc chắn sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn.

Hiện trạng quản lý nhân sự của các doanh nghiệp 2022

Trước đây, các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc quản lý thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng, quản lý hồ sơ, quản lý chấm công, tính lương,… các tài liệu này thường được lưu trữ trên văn bản cứng, và số liệu này sẽ nhiều lên theo thời gian gây nên nhiều bất cập như:

• Tài liệu, hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động được lưu trữ cất tràn lan tại các kệ tủ, hay trong kho và được theo dõi thủ công qua các năm dễ thất thoát, hỏng hóc,…
• Khó khăn trong khi tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp.
• Nhân viên tốn nhiều thời gian để tìm kiếm các thông tin, tài liệu này.
• Tốn nhiều chi phí nhân sự, hành chính để quản lý tài liệu văn bản.
• Thông tin tài liệu không được bảo mật.
• Khó tiếp cận thông tin tài liệu khi làm việc từ xa.

Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp với Zoho People

Zoho People là phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tự động là giải pháp quản dữ liệu hiệu quả trong thời công nghệ số 4.0. Với nhiều tính năng thông minh, phần mềm sẽ số hóa và lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan đến hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm, quản lý phép, bù công để phục vụ cho việc tra cứu dễ dàng.

Quản lý thông tin nhân sự

• Khi tạo hợp đồng, hệ thống sẽ tự động tải thông tin hồ sơ nhân sự và đưa vào hợp đồng lao động. Toàn bộ thông tin nhân sự sẽ được lưu trữ và bảo mật tập trung trên phần mềm Zoho People.
• Tự động cảnh báo cho người lao động biết về tình trạng hồ sơ, thủ tục đang còn thiếu trên hệ thống. Đồng thời, thông báo tăng lương theo định kỳ mà công ty đã quy định.
• Tự động phân loại và quản lý hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp theo từng trạng thái như: đang làm việc, đang nghỉ thai sản, nghỉ việc…
• Khi nhân sự thay đổi vị trí, chức vụ, phòng ban, hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý mức lương mới dựa vào lịch sử công việc mà họ đã thực hiện.

Quản lý thông tin hợp đồng

• Lưu trữ chi tiết thông tin hợp đồng dưới dạng: Mã hợp đồng, tên nhân sự, mã số chấm công, phòng ban, loại hợp đồng, ngày khởi tạo, ngày ký, ngày hết hiệu lực của hợp đồng…
• Ký số tự động hàng loạt hợp đồng lao động trên đa nền tảng
• Quản lý nhân sự theo “Loại” hợp đồng như hợp đồng chính thức, học việc, thử việc, thực tập, thời vụ…và phân loại hợp đồng theo tháng, năm hoặc không có thời hạn đối với một số vị trí quan trọng. 
• Số hóa các thông tin cơ bản của hợp đồng để quản lý. Giúp cho người quản lý dễ dàng nhập và xuất dữ liệu hợp đồng từ File Excel cũng như xem lại lịch sử nhập dữ liệu hợp đồng.
• Các dữ liệu về lương, phụ cấp, vị trí, chức vụ, phòng ban trong hợp đồng lao động sẽ được cập nhật tự động vào hồ sơ nhân sự để làm cơ sở để tính toán lương, thưởng cho người lao động.

Quản lý thông tin bảo hiểm

• Hệ thống cho phép người dùng cấu hình các thông số bảo hiểm theo tỷ lệ đóng, mức đóng cơ sở và ngày chốt tăng, giảm bảo hiểm.
• Tự động tính toán chi phí bảo hiểm, truy thu, hoàn trả tiền bảo hiểm, kết xuất form mẫu thanh toán các thủ tục bảo hiểm theo đúng quy định của nhà nước.
• Gợi ý danh sách tăng giảm bảo hiểm trên hệ thống, giúp cán bộ quản lý sẽ quyết định chốt tăng hay giảm mức đóng bảo hiểm cho người lao động.
• Lưu lại toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm cho doanh nghiệp, nhà quản lý và người lao động có thể dễ dàng theo dõi lịch sử chi trả bảo hiểm trực tiếp trên hệ thống.

Trên đây là những thông tin cần chia sẻ tới từ SmartOSC DX mong rằng bạn và doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan hơn về phần mềm quản lý hồ sơ chuyên nghiệp, tự động. Chúc doanh nghiệp thành công.