Quản lý khách hàng - CRM

Phần Mềm Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Có Thực Sự Cần Thiết Cho Doanh Nghiệp

Hầu hết các công ty đều có sẵn hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Khi bắt đầu hành trình khách hàng, giải pháp CRM có thể quản lý dữ liệu về khách hàng tiềm năng, các cuộc gọi bán hàng và đề xuất. Khi một người mua tiềm năng trở thành khách hàng, giải pháp sẽ theo dõi thông tin như địa chỉ liên hệ, hợp đồng, ngày gia hạn và tương tác của khách hàng. Khi các công ty triển khai một giải pháp CRM, họ thường bỏ qua một vấn đề quan trọng – làm thế nào để quản lý và sắp xếp các tài liệu khách hàng được kết nối với các giao dịch CRM.

Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả bắt đầu với các phương pháp quản lý tài liệu hợp lý. Tạo nên một chiến lược trong quản lý thông tin là một bước tiến quan trọng. Với mục đích quản lý dữ liệu và cải thiện trải nghiệm hiệu quả cho khách hàng.

Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Quản lý thông tin khách hàng là hoạt động quản lý dữ liệu khách hàng trong doanh nghiệp. Nó là một thuật ngữ cấp độ rộng liên quan đến phạm vi rộng hơn của quản lý dữ liệu tổng thể. Trong CRM, các chuyên gia CNTT xử lý tất cả các số nhận dạng khách hàng và các điểm dữ liệu tồn tại trong một kiến ​​trúc kinh doanh nhất định.

Một cách để mô tả quản lý thông tin khách hàng là đối chiếu nó với các thuật ngữ tương tự. Ví dụ: quản lý quan hệ khách hàng là một thuật ngữ chỉ các hệ thống và công cụ giúp doanh nghiệp làm việc tốt hơn với khách hàng trong giao tiếp hoặc phân tích các giao dịch đang diễn ra hoặc các giao dịch tiềm năng. Ngược lại, CRM là quá trình thu thập các bit dữ liệu riêng biệt về khách hàng và quản lý tổng thể hoặc triển khai chúng đến những nơi mà họ có thể làm tốt nhất.

Quản lý thông tin khách hàng thường được thực hiện trên một kiến ​​trúc. Ví dụ: nếu nhân viên lập chỉ mục chéo các tài khoản để cung cấp số nhận dạng khách hàng hoặc tên hoặc lịch sử tài khoản dễ truy cập hơn, thì điều đó sẽ cấu thành CRM. Khi thực hiện CRM, người lao động có thể cần phải phân tích dữ liệu có cấu trúc hơn hoặc ít cấu trúc hơn – ví dụ: thu thập các mẫu thông tin thất lạc từ các diễn đàn Internet hoặc khai thác tên và số của khách hàng từ các chữ cái hoặc các thông tin liên lạc in ấn khác.

Mục tiêu cuối cùng của CRM là sắp xếp tất cả thông tin mà một doanh nghiệp có về khách hàng trong bất kỳ phần nào của kiến ​​trúc phần mềm của mình, chia nhỏ các kho chứa dữ liệu để doanh nghiệp có được trí tuệ tốt nhất và hưởng lợi nhiều nhất từ ​​tài sản dữ liệu của mình.

Tại sao công ty của bạn cần quản lý tài liệu bằng phần mềm CRM?

Nếu không có quản lý tài liệu, nhiều thông tin khách hàng cần thiết nhất không dễ dàng truy cập. 

Bảng tính, email và ghi chú dán có thể hoạt động tốt khi doanh nghiệp của bạn còn sơ khai. Nhưng khi phát triển, những công cụ cũ đó hạn chế khả năng hiển thị của nhóm đối với các tương tác với khách hàng cũng như khả năng đưa ra quyết định sáng suốt của bạn một cách nhanh chóng. Đây là lúc hệ thống CRM xuất hiện: cung cấp cho toàn bộ tổ chức của bạn một nguồn dữ liệu trung tâm, duy nhất, dễ dàng truy cập có thể thúc đẩy tỷ lệ bán hàng thành công và tăng khả năng giữ chân khách hàng

Các giải pháp CRM được thiết kế để quản lý dữ liệu có cấu trúc như tên và địa chỉ công ty, số đơn đặt hàng cũng như các vấn đề hỗ trợ và cách giải quyết của chúng. Dữ liệu khách hàng này chỉ có thể cho bạn biết rất nhiều. Cái nhìn sâu sắc thực sự đến từ việc kết hợp nó với thông tin có trong các tài liệu liên quan như đề xuất, hợp đồng, thư từ và email cung cấp bối cảnh cho dữ liệu đó. 

Thời gian mà phía đại diện và dịch vụ khách hàng dùng để trả lời câu hỏi của khách hàng.

Là một trong những yếu tố mang tính quan trọng ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Khi không có toàn bộ lịch sử dữ liệu khách hàng và các tài liệu kèm theo trong cơ sở dữ liệu trung tâm, chất lượng dịch vụ bạn cung cấp sẽ bị ảnh hưởng. Phản hồi của nhân viên sẽ chậm hơn và câu trả lời của họ cho các câu hỏi của khách hàng có thể không đầy đủ. Với quản lý tài liệu, việc theo dõi nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều vì tất cả các thành viên trong nhóm được ủy quyền đều có thông tin họ cần trong tầm tay. Việc tạo tích hợp liền mạch giữa hệ thống quản lý tài liệu và CRM của bạn cũng giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp. Thông tin có thể được nhập một lần và chia sẻ.

Nguồn nhận thông tin khách hàng

Với thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, khách hàng sẽ kết nối đến doanh nghiệp của bạn bằng nhiều phương thức. Không chỉ bằng hotline, mà còn qua email, mẫu web, các chatbot điện tử khác. Bằng những công cụ đó, khách hàng sẽ đễ dàng liên hệ và mong nhận được cùng một dịch vụ tốt như nhau. Khách hàng trở nên thất vọng với sự chậm trễ xảy ra khi thông tin của họ bị phân tán trên nhiều hệ thống bị ngắt kết nối. Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn liên hệ với một công ty và được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác trước khi vấn đề của bạn được giải quyết. Họ cũng có thể lo ngại về bảo mật khi thông tin của họ không thể được xác định ngay lập tức. 

Việc xử lý và quản lý thông tin khách hàng sai sót gia tăng nhanh chóng.

Tin tức về vi phạm quyền riêng tư và vi phạm bảo mật là phổ biến. Ngoài ra, các chính phủ liên bang và tiểu bang đang vào cuộc với các quy định mới liên quan đến thông tin khách hàng. Đối phó với những yêu cầu mới và thường mâu thuẫn này, mà không có quản lý tài liệu là một đề xuất thất bại.

Nền tảng đánh giá dành cho khách hàng

Nếu họ không hài lòng với dịch vụ bạn cung cấp, khách hàng có thể chia sẻ sự không hài lòng của họ ngay lập tức. Các công ty không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng chỉ cần một tweet hoặc đánh giá ngang hàng để tránh những lời chỉ trích được chia sẻ công khai có thể gây tổn hại đến danh tiếng của họ và có tác động trực tiếp đến lợi nhuận.

Dòng chảy thông tin của khách hàng không ngừng tăng lên

Nếu bạn đang ở một vị trí may mắn khi có một loạt doanh nghiệp mới nhưng đang vật lộn để theo kịp với nó, bạn có thể cần CRM. Một hệ thống CRM thông minh sẽ nhanh chóng sắp xếp và ưu tiên các khách hàng tiềm năng của bạn để nhóm bán hàng của bạn có thể phản hồi kịp thời và hiệu quả.Theo dự báo do công ty phân tích IDC đưa ra, lượng dữ liệu được tạo ra từ năm 2020 đến năm 2024 sẽ nhiều hơn số lượng được tạo ra trong 30 năm qua. Nếu bạn không bắt đầu xây dựng một chiến lược để quản lý sự tăng trưởng này ngay bây giờ, thì bạn sẽ thực hiện nó khi nào?

Phần mềm quản lý Zoho CRM – Gắn kết bạn với khách hàng

Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp bạn

Nếu bạn đang xử lý công việc kinh doanh và tập trung vào việc duy trì quan hệ với khách hàng, Zoho CRM sẽ cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để cải thiện cơ sở hạ tầng và năng suất tổ chức của mình. Zoho CRM có một danh sách rất nhiều lợi ích:

Đơn giản và dễ sử dụng

Không giống như các nền tảng và giải pháp CRM khác, Zoho CRM rất thân thiện với người dùng. Bạn không cần có bằng CNTT để có thể sử dụng, tùy chỉnh và giám sát nó. CRM được chia thành các mô-đun như Khách hàng tiềm năng, Liên hệ, Giao dịch, Nhà cung cấp và nhiều mô-đun khác để quản lý dữ liệu chính xác. Nó cung cấp cho bạn quyền truy cập theo thời gian thực để theo dõi chu kỳ bán hàng, quy mô giao dịch, lịch sử liên hệ, hồ sơ đối thủ cạnh tranh và hơn thế nữa để nhắm mục tiêu đúng khách hàng trong quá trình kinh doanh của bạn. Một CRM thông minh cho doanh nghiệp của bạn!

Di chuyển không nặng nề từ Bảng tính và các CRM khác

Bạn đang tìm cách thay đổi phong cách quản lý dữ liệu của mình hoặc thích ứng với một CRM mới? Chúng tôi đã hỗ trợ bạn! Zoho CRM giúp di chuyển dữ liệu có giá trị của bạn một cách chính xác chỉ với một vài bước đơn giản. Khi bạn có dữ liệu của mình ở định dạng cần thiết, Zoho sẽ tự động ánh xạ các tệp nhập vào các mô-đun trong CRM và ngược lại. Trong trường hợp không có trường liên quan nào để lập bản đồ, Zoho CRM sẽ tạo chúng cho bạn. Quá trình di chuyển là một miếng bánh với danh sách kiểm tra di chuyển của Zoho, cơ sở kiến thức, hỗ trợ CRM và trình hướng dẫn di chuyển dữ liệu chuyên dụng của riêng bạn. Giảm bớt công việc chân tay, giúp cuộc sống dễ dàng hơn! 

Kết nối với các ứng dụng bên thứ ba

Zoho cung cấp một sản phẩm ngoài giá sách dễ sử dụng đến khó tin, dành cho bất kỳ ngành công nghiệp hoặc doanh nghiệp nào để tùy chỉnh với các nhu cầu cụ thể. Với các tùy chọn có sẵn trên Zoho Marketplace, bạn có thể chọn từ các plugin và tiện ích mở rộng của bên thứ ba tốt nhất để thêm vào CRM của mình dựa trên nhu cầu kinh doanh hoặc các chức năng dự kiến. Hầu hết chúng đều có sẵn miễn phí với không mã hóa trong quá trình tích hợp. Tích hợp liền mạch và cải thiện tính linh hoạt! 

Giao tiếp đa kênh

Bất kể bạn ở đâu, bạn đều có thể kết nối với khách hàng của mình thông qua Zoho CRM! Bạn có thể truy cập và sử dụng CRM trên tất cả các kênh: email, điện thoại, mạng xã hội, trò chuyện trực tiếp, biểu mẫu web và nhiều kênh khác. Nhận thông báo theo thời gian thực khi bất kỳ khách hàng nào của bạn phản hồi và tương tác với bạn. Đây là một trong nhiều cách để duy trì và đo lường thông tin liên lạc hiệu quả với khách hàng của bạn. Nhóm bán hàng của bạn được trao quyền bằng cách phân tích việc sử dụng từng kênh. Để xác định phương tiện giao tiếp tốt nhất với khách hàng trong thị trường mục tiêu của bạn. Chuyển đổi mọi tương tác trực tuyến thành bán hàng!

Tự động hóa các công việc để tiết kiệm thời gian và chi phí

Tự động hóa nhiệm vụ nhằm mục đích cắt giảm bớt thời gian thực hiện. Mà các nhân viên thường phải làm lặp đi lặp lại rất nhiều lần trong ngày. Bằng cách tiết kiệm thời gian, nhân viên có thể tập trung vào việc hợp lý hóa quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và tăng tỷ lệ chuyển đổi. Zoho CRM cho phép bạn kích hoạt các hành động tức thì và thêm tự động hóa các hoạt động trong quy trình kinh doanh của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Từ bỏ thói quen trần tục và làm việc hiệu quả hơn!

Tạo bản báo cáo, sàng lọc thông tin chi tiết và phân tích dữ liệu

Zoho CRM sẽ giúp cung cấp phân tích chuyên sâu về doanh nghiệp của bạn để đưa ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn. Theo dõi chu kỳ bán hàng của bạn, tùy chỉnh trang tổng quan, tạo biểu đồ, đồng hồ đo mục tiêu, KPI và kênh dựa trên mục tiêu kinh doanh của bạn. Bạn có thể sử dụng các quyết định dựa trên dữ liệu và thông minh có thể hành động để cải thiện tỷ lệ chuyển đổi trong doanh nghiệp của mình. Với sự trợ giúp của các biểu đồ mạnh mẽ, bạn có thể so sánh và đối chiếu các bản ghi để biết doanh nghiệp của mình đứng ở đâu. Tập trung vào các khu vực khác nhau, nhắm mục tiêu các chiến dịch tiếp thị, đặt mục tiêu tổ chức và kể những câu chuyện hấp dẫn về doanh nghiệp của bạn dựa trên thông tin chi tiết từ các báo cáo. Chụp ảnh doanh nghiệp của bạn! 

AI hội thoại để tăng sức mạnh cho nhóm bán hàng của bạn

AI của Zoho được gọi là Zia. Cô ấy giúp quản lý CRM của bạn theo cách thông minh và tự động hơn. Zia có thể thu thập và tóm tắt thông tin bạn muốn, hình dung chính xác kết quả của các hoạt động bán hàng của bạn, tự động hóa các nhiệm vụ humdrum cho nhóm của bạn, phát hiện sự bất thường, làm giàu dữ liệu trong các mô-đun và hơn thế nữa.  Một số thậm chí có thể so sánh Zia với Siri!

Sử dụng phần mềm quản lý Zoho CRM hoặc bất kỳ hệ thống CRM nào khác, tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu. Điều này rất quan trọng vì việc xem xét toàn bộ hành trình của khách hàng, từ việc xác định khách hàng tiềm năng đến mua hàng, đáp ứng và duy trì khách hàng, đòi hỏi phải có thông tin khách hàng chính trong các quy trình. Các tài liệu và nội dung quan trọng cần phải được tìm thấy và có sẵn cho các quy trình này và được quản lý theo cách phối hợp và có cấu trúc. Đó là kết nối mạnh mẽ mà việc tích hợp quản lý tài liệu và CRM của bạn mang lại. Nếu bạn cần tư vấn vui lòng liên hệ với SmartOSC DX theo số (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn và trải nghiệm bản dùng thử phần mềm nhé.