Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phân Tích Phần Mềm HRM Và Tầm Quan Trọng Của Nó

Phần mềm HRM là gì? Phần mềm HRM hay còn được biết đến với tên gọi “Human Resource Management” là phần mềm quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm HRM còn là ứng dụng công nghệ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn quản lý nhân sự toàn diện và chuyên nghiệp. Từ việc xây dựng cơ cấu tổ chức, quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công. Không những thế, phần mềm còn hỗ trợ tính lương, quản lý bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá về nhân sự thông qua chỉ số KPIs…. Những thông tin liên quan tới nhân sự đều được thể hiện rõ ở các báo cáo cụ thể nhằm hỗ trợ bộ phận HR và chủ doanh nghiệp nhằm đưa ra chiến lược cho cho phù hợp với doanh nghiệp. 

Cùng SmartOSC DX theo dõi ngay bài viết dưới đây để có thể đưa ra phân tích tốt nhất về phần mềm HRM và tầm quan trọng của nó trong một tổ chức, doanh nghiệp.

Thế nào là phần mềm HRM?

Đứng dưới góc độ là nhiệm vụ cụ thể, quản trị nhân lực là tất cả hoạt động của tổ chức với sự thu hút, xây dựng, đầu tư, phát triển, đánh giá nhằm giữ gìn lực lượng lao động với những yêu cầu của tổ chức cả về số lượng lẫn chất lượng. Gồm những quyết định và hoạt động quản lý có sự ảnh hưởng trực tiếp tới mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp. 

Quản trị nhân lực cũng là cách thức, biện pháp, phương pháp của một tổ chức dưới sự tác động của các mối quan hệ của người lao động, tập thể người lao động với một số tổ chức nhất định nhằm khai thác mọi tiềm năng to lớn của con người trong suốt quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần con người cho sự tiến bộ của toàn xã hội. 

Bên cạnh đó, quản trị nguồn nhân lực gồm công tác phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển. Ngoài ra, đánh giá hiệu suất thúc đẩy nhân viên làm việc một cách hăng say…

Quản trị nguồn nhân lực được cho là khâu khá quan trọng, có vị trí trung tâm trong việc thành lập hay duy trì phát triển doanh nghiệp, gián tiếp tìm ra và ứng dụng phương pháp tốt nhất có thể đóng góp vào mục tiêu của tổ chức thông qua quá trình phát huy tài năng của con người. Mặt khác, điều này có thể tạo nên cơ hội, sự bảo vệ để phát triển nhân lực tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Cùng với đó, sự bùng nổ đã làm tiền đề để phát triển phần mềm HRM ra đời, hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất trong quá trình quản lý cũng như hỗ trợ trực tiếp nguồn lực tổ chức. 

Vai trò của phần mềm HRM đối với quá trình quản trị nguồn lực cho doanh nghiệp

Vai trò của quản trị nguồn nhân lực trong mỗi doanh nghiệp chính là phương thức quản lý, duy trì và phát huy tối đa sức mạnh nguồn nhân lực, điều này thể hiện rõ trong quá trình hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu của cả doanh nghiệp và người lao động. Vai trò chính của việc quản trị nhân lực được gắn liền với chiến lược chung tổ chức, tác động qua lại lẫn nhau. Hầu hết doanh nghiệp đều nhận thấy rõ một điều rằng con người chính là yếu tố hết sức quan trọng tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp và cũng là lợi thế đóng vai trò then chốt, quyết định của doanh nghiệp. Quản trị nguồn nhân lực vừa là phương tiện hay là mục đích tác động tới hoạt động để doanh nghiệp có thể duy trì và phát triển.

Hiện tại ngày nay, cùng với vai trò của quản trị nguồn nhân lực đã và đang đóng vai trò rất quan trọng bởi sự cạnh tranh gay gắt, trình độ tay nghề của người lao động ngày càng cao. Chất xám, tri thức, kinh nghiệm của những người lao động này sẽ là nhân tố quyết định cho sự cạnh tranh của doanh nghiệp và cũng là thách thức với nhà quản lý khi phải tạo điều kiện, môi trường thuận lợi cho đội ngũ này phát triển và cống hiến.

Tầm quan trọng của phần mềm HRM đối với doanh nghiệp hiện nay

Để có thể làm rõ về tầm quan trọng trước hết chúng ta nên xem xét về mặt chức năng cũng như mức độ đáng tin cậy từ phần mềm này. Hiện, nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị nhân sự thông minh bằng việc triển khai phần mềm, nhiều doanh nghiệp đã tạo nên phần mềm quản lý nhân sự với mục đích phục vụ nhu cầu quản lý của khách hàng. Tuy nhiên, để có được một phần mềm HRM tốt là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý nguồn nhân sự tốt nhất. Cùng với đó chức năng cần có của một phần mềm nhân sự gồm có:

Quản lý thông tin nhân sự đầy đủ và chi tiết nhất

Các thông tin chi tiết về nhân viên như: tên, giới tính, thông tin liên hệ, địa chỉ, ngày ký hợp đồng chính thức,hình thức ký hợp đồng, trình độ văn hóa,thông tin bảo hiểm,quá trình công tác… sẽ được cập nhật trên phần mềm tiện cho quá trình tra cứu truy xuất thông tin.

Tạo quy trình tuyển dụng một cách thông minh

Điều này sẽ cho phép cập nhật thông tin hồ sơ ứng viên tham gia tuyển dụng trên phần mềm, tạo ra các tiêu chí tuyển dụng trên phần mềm, thiết lập quy trình tuyển dụng, yêu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng, cập nhật hồ sơ ứng viên, Lập lịch phỏng vấn, Báo cáo tuyển dụng. Tất cả các yếu tố đó được thực hiện trên phần mềm duy nhất.

Quản lý đào tạo: Quản lý lập kế hoạch đào tạo để nâng cao chất lượng nhân sự, tăng năng suất lao động. Quản lý chi tiết về các lớp đào tạo, thông tin học viên tham gia các lớp đào tạo, chi phí và diễn biến đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo, kết quả học tập của học viên.

Quản lý đánh giá, xếp loại nhân viên

Phần mềm HRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp khi đưa ra cây KPIs cho phép thiết lập những tiêu chí đánh giá và điểm cho từng tiêu chí nhằm đánh giá nhân viên một cách có hiệu quả theo chỉ tiêu và đánh giá về số điểm haonf tự động do doanh nghiệp đã được lập trình từ trước.

Chấm công và tính lương, quản lý bảo hiểm xã hội

Cho phép tính công theo các quy chuẩn của doanh nghiệp như: chấm số ngày công theo số ngày đi làm, chấm công theo giờ, chấm công tăng ca, đăng ký làm thêm, nghỉ, làm bù hay thai sản.Tự động tính lương theo các chế độ xã hội, bảo hiểm, chế độ của công ty, các loại thuế. Cho phép tích hợp máy chấm công với phần mềm và trích xuất thông tin ra file excel.

Cho phép quản lý thông tin bảo hiểm cho người lao động như BHXH, BHYT hay các chế độ phụ cấp, trợ cấp hàng tháng, các chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động khi nghỉ việc, tăng lương hay điều chuyển.

Báo cáo tình hình nhân sự

Phần mềm HRM cho phép báo cáo nhân sự theo tháng, Báo cáo tăng giảm nhân sự, Báo cáo sinh nhật nhân viên, Báo cáo khen thưởng, kỷ luật nhân viên,Báo cáo nhân viên tăng, giảm theo bộ phận, Báo cáo nhân viên điều chuyển bộ phận, Báo cáo danh sách nhân viên sắp hết hạn hợp đồng… giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về nguồn lực doanh nghiệp.

Hiện nay trên thị trường đã có rất nhiều đơn vị chuyên cung cấp phần mềm HRM uy tín, chất lượng điều này không thể không xướng tên phần mềm Zoho People của công ty SmartOSC DX. Được biết, đây là phần mềm quản lý nhân sự bậc nhất, được thiết kế dựa theo yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp nhằm phù hợp với môi trường làm việc cũng như thân thiện với nhân viên. 

Ngoài ra, Zoho People cung cấp giải pháp chuyển đổi số trong quản lý nhân sự cho các doanh nghiệp. Phần mềm này giúp bạn quản lý tuyển dụng, tiếp nhận & đào tạo nhân viên mới, chấm công, tự động hóa quy trình trên một nền tảng thống nhất.

Yếu tố cơ bản giúp phần mềm Zoho People được nhiều doanh nghiệp biết đến bởi:

Quản lý hiệu suất công việc: Một khi ứng viên chính thức trở thành nhân viên của công ty, quản lý hiệu suất trở nên quan trọng. Quản lý hiệu suất là điều cơ bản thứ hai trong quản lý nhân sự. Nó liên quan đến việc giúp nhân viên hoàn thành công việc tốt nhất, thúc đẩy lợi nhuận của công ty.

Đào tạo và phát triển: Con người sẽ ngày càng hoàn thiện thông qua kinh nghiệm sống, luyện tập các kỹ năng, và một loạt các ảnh hưởng văn hóa. Nên việc học hỏi và phát triển sẽ đảm bảo cho nhân viên có thể thích ứng với những thay đổi trong quy trình, công nghệ và các thức thực hiện công việc. Đào tạo và phát triển giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và nâng cao trình độ. Công việc này được dẫn dắt bởi bộ phận Nhân sự, nên các chính sách đào tạo tốt sẽ rất hữu ích trong việc thúc đẩy tổ chức hướng tới các mục tiêu dài hạn.

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực: Trong đào tạo và phát triển, Hệ thống quản lý học tập (LMS) thường được sử dụng để phân phối nội dung trong nội bộ và các hệ thống nhân sự khác được sử dụng để theo dõi ngân sách và phê duyệt đào tạo. Còn bộ phận Hành chính nhân sự lại thường sử dụng hệ thống trả lương và cũng có các công cụ kỹ thuật số cho phép lập kế hoạch kế nhiệm hiệu quả.

Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý nguồn nhân sự là xu hướng tất yếu giúp cho quá trình hội nhập đặc biệt hơn trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0. Hy vọng với những thông tin mà bài viết đưa ra đã giúp bạn có thêm được nhiều kiến thức về phần mềm HRM và tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp hiện nay. Để biết thêm thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua đường dây nóng để gặp chuyên viên tư vấn hàng đầu.