Quản Lý Nhân Sự - HRM

Những Phương Pháp Quản Lý Chấm Công Hiệu Quả Ở Các Doanh Nghiệp Hiện Nay

Việc chấm công từ xưa đến nay là không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp nào. Mỗi doanh nghiệp với cách vận hành khác nhau sẽ áp dụng những phương pháp chấm công khác nhau. Tuy nhiên, từng phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Vậy doanh nghiệp của bạn có phải đang vật lộn với bài toán quản lý chấm công không? Hãy tham khảo qua bài viết sau đây của SmartOSC DX nhé.

Các phương thức quản lý chấm công phổ biến nhất 2021

Chấm công nhân viên xuất hiện ở mọi nơi từ văn phòng công ty đến các quán nước hàng ăn… Nhờ công nghệ phát triển, việc quản lý chấm công giờ đây đã dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều. Các nhà quản lý có thể biết được nhân viên có thực hiện tốt các quy định đặt ra, từ đó việc tính lương thưởng phạt cho nhân viên cũng có căn cứ và minh bạch hơn. Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ có ý thức hơn trong việc chấp hành và có trách nhiệm đối với tập thể. 

Quản lý chấm công bằng thẻ từ 

Phương pháp chấm công bằng thẻ từ là phương pháp phổ biến hiện nay với những ưu điểm riêng biệt của nó. Máy chấm công thẻ từ hoạt động khi được kích hoạt nguồn điện và nhận biết được thẻ từ (RFID) của từng nhân viên. Cơ chế hoạt động của máy cũng tương tự như mỗi khi bạn đi vào các khu chung cư cao cấp hoặc lên thang máy. Mỗi người sẽ được cấp một thẻ từ mã hóa riêng biệt để gán quyền sở hữu cho từng người. Từng dữ liệu ra vào, thời gian và thông tin nhân viên sẽ được hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ. 

Bên cạnh ưu điểm nhanh chóng và lưu trữ thông tin chính xác, quản lý chấm công bằng thẻ từ còn tồn đọng những mặt hạn chế như việc chấm công hộ, chi phí làm lại thẻ cao khi bị mất… 

Quản lý chấm công bằng vân tay

Đây là phương pháp chấm công phổ biến nhất bạn có thể thấy ở mọi nơi từ bệnh viện, trường học, quán ăn, nhà hàng hay các doanh nghiệp… Với cách lưu trữ dữ liệu tương tự như máy chấm công thẻ từ, công nghệ trên máy quản lý chấm công vân tay hiện đại hơn khi có thể nhận diện được vân tay của từng người. Cơ chế hoạt động của máy chấm công này dựa trên sinh trắc học, khi mỗi cá nhân sẽ có một dấu vân tay khác nhau. 

Quản lý chấm công bằng vân tay loại bỏ được trường hợp chấm công hộ. Tuy nhiên, máy chấm công vân tay sẽ có những nhược điểm như chi phí lắp đặt cao, tay mồ hôi hay bụi bẩn sẽ khó nhận, nhiều người cùng chạm vào một điểm dễ gây mất vệ sinh… 

Nhận diện khuôn mặt

Nếu những ai thường xuyên cập nhật công nghệ trên các dòng điện thoại thông minh chắc sẽ không xa lạ gì với những công nghệ như vân tay hay nhận diện khuôn mặt. Cơ chế của các loại máy chấm công này với trên điện thoại smartphone gần như tương tự nhau. Máy quản lý chấm công bằng nhận diện khuôn mặt được ghi nhận là đạt độ chính xác cao nhất nhờ công nghệ hiện đại nên đi kèm với chi phí không hề rẻ. 

Một nhược điểm hiếm gặp của phương pháp Face ID này chính là máy đôi lúc không thể phân biệt được khuôn mặt của các anh/chị em song sinh. 

Sử dụng phần mềm chấm công trên di động

Hiện nay trên thị trường có các phần mềm chấm công được tích hợp đa nền tảng và linh động phù hợp cho những vị trí công việc phải thường xuyên di chuyển, hội họp, gặp đối tác, khách hàng…Mỗi một nhân viên sẽ có một tài khoản với mật khẩu truy cập và quyền hạn nhất định. 

Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm để quản lý chấm công sẽ sinh ra các vấn đề như nếu không có kết nối Internet thì sẽ không thể truy cập được. Bên cạnh đó phần mềm thường xuyên phải cập nhật nên bắt buộc các điện thoại luôn phải cập nhật liên tục phần mềm.

Giới thiệu phần mềm quản lý chấm công Zoho

Phần mềm chấm công của thương hiệu Zoho sẽ là bảng chấm công điện tử chính xác, nhiều ưu điểm và khắc phục mọi khuyết điểm còn tồn đọng ở các phương pháp quản lý khác. Phần mềm nhân sự quản lý chấm công Zoho được phát triển dựa trên sự tinh gọn về quy trình quản lý nhân sự, số hóa các hoạt động và trao quyền cho nhân viên. Những vượt trội của phần mềm Zoho có thể kể đến như : 

• Chấm công điện tử : Tích hợp các dự án, khách hàng, mục công việc của nhân viên vào một hệ thống thống nhất. Cho phép cấp quản lý biết được thời gian nhân viên thực hiện dự án, tổng hợp thời gian chấm công chính xác, minh bạch cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng. Giao diện phần mềm dễ sử dụng, dễ truy cập và có khả năng tự động phân tích, tìm ra các vấn đề tồn đọng để đưa ra phương án giải quyết.

• Theo dõi nghỉ phép và quản lý chấm công: Các công cụ được Zoho cung cấp cho phép theo dõi thời gian nhân viên đi làm, xin nghỉ phép, trạng thái nhân viên… từ đó tự động báo cáo tiền lương hay dự tính những thất thoát lương một cách chính xác nhất. Phần mềm thích nghi với từng cách hoạt động của từng tổ chức. 

• Quản lý nhân sự và tài liệu công việc: Mỗi dự án sẽ được đảm nhiệm bởi một team. Phần mềm quản lý chấm công Zoho có thể hỗ trợ sắp xếp để dự án hay ca kíp luôn có đầy đủ các thành viên. Từng nhân viên sẽ dễ dàng quan sát và nhận thông báo bất khứ khi nào có một ca thay đổi. 

Ngoài ra phần mềm quản lý chấm công Zoho còn nhiều những tính năng nổi bật khác chờ bạn khám phá tại đây. 

Bài viết đã giới thiệu cho bạn những ưu và nhược điểm của các phương pháp quản lý chấm công đang được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp hiện nay. Thêm vào đó, một số phần mềm chấm công trên điện thoại hay máy tính cũng được giới thiệu trên thị trường cũng là một giải pháp hợp lý giúp hạn chế những nhược điểm mà các phương pháp cũ để lại. Hãy tham khảo và tìm ra phương pháp hợp lý nhất cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn cần SmartOSC DX tư vấn và giải đáp vui lòng liên hệ theo số (+84) 24 710 8 1222 để được hỗ trợ nhanh nhất nhé.