Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Tăng Tốc Quy Trình – Tạo Đà Tăng Trưởng Với E-Office

Sau những cuộc khủng hoảng do đại dịch Covid-19 gây ra, văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) xuất hiện và mang đến một luồng gió mới cho thị trường doanh nghiệp Việt Nam. Hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa này đang dần trở thành xu hướng và được rất nhiều các doanh nghiệp quan tâm đến. Vậy E-Office mang đến lợi ích gì cho các doanh nghiệp trong giai đoạn khó khăn này, tại sao nó lại trở thành xu hướng trong thời đại ngày nay? Mời bạn đọc cùng giải đáp với SmartOSC DX thông qua bài viết dưới đây. 

Văn phòng điện tử E- Office – Sân chơi mới của doanh nghiệp số

Những năm gần đây, thế giới đang ngày càng ưa chuộng sử dụng các sản phẩm công nghệ. Thời kỳ đỉnh cao của công nghệ thông tin đưa đến những sản phẩm ưu việt về trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây,… Sống trong thế giới phát triển và thay đổi chóng mặt này, để không trở thành “kẻ lạc hậu”, các doanh nghiệp cần nhanh nhạy với xu hướng thị trường, tận dụng kỹ thuật công nghệ một cách triệt để để có thể nắm thế chủ động trong quá trình phát triển. 

Đại dịch Covid-19 xuất hiện, khắp nơi áp dụng giãn cách xã hội để bảo đảm an toàn cho người dân. Mô hình làm việc offline truyền thống không còn là một phương pháp làm việc tối ưu mà thay vào đó mọi người ưu tiên làm việc, học tập online. Các doanh nghiệp dần chuyển từ mô hình văn phòng truyền thống sang mô hình văn phòng điện tử E-Office. 

E-Office (văn phòng điện tử) là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống. Các doanh nghiệp có thể tạo đà tăng trưởng với E-Office vì E-Office chủ yếu tập trung vào sự tương tác trong nội bộ công ty, thể hiện những gì công ty có thể đạt được khi số hóa các nguồn lực. 

Xu hướng Văn phòng điện tử E-Office

Áp dụng E-Office, mọi công văn, giấy tờ của doanh nghiệp đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên hệ thống nội bộ của công ty. Với mục tiêu mang doanh nghiệp đến gần với mô hình “văn phòng không giấy tờ”, E-Office giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các vấn đề về công việc từ xa mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị điện tử như máy tính hoặc điện thoại. Trong bối cảnh dịch bệnh, người lao động phải làm việc tại nhà, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý kịp thời, đảm bảo chất lượng công việc cũng như tiến độ công việc không bị ảnh hưởng.

Tăng tốc quy trình

Việc các doanh nghiệp áp dụng E-Office giúp công việc được xử lý nhanh chóng và dễ dàng hơn. Không chỉ các nhà lãnh đạo, đội ngũ nhân viên cũng có thể trao đổi, thảo luận công việc một cách thuận tiện thông qua các nền tảng số mà không cần phải trực tiếp tham gia một cuộc họp hay tốn thời gian di chuyển qua lại nhiều nơi. Giống như mô hình văn phòng truyền thống, E-Office cũng có đầy đủ các phòng ban, tuy nhiên E-Office ưu việt hơn ở chỗ nó có thể lưu trữ và phân loại chính xác các tài liệu trên hệ thống nội bộ của công ty. 

Một ưu điểm nổi bật của E-Office đó là nó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm bớt thời gian xử lý công việc, tăng tốc quy trình, từ đó gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Thông qua E-Office, mọi thông tin và vấn đề về công việc được cập nhật một cách nhanh chóng và chuẩn xác, dự án triển khai từ trên xuống dưới thông qua các thông báo, văn bản mà không cần mất thời gian phổ biến thông tin từ trên xuống dưới qua truyền miệng như văn phòng truyền thống.

Tạo đà tăng trưởng

Đại dịch Covid-19 vẫn đang hoành hành và chưa có dấu hiệu ngừng lại, gây ảnh hưởng rất lớn đến công cuộc kinh doanh và tạo lợi nhuận của các doanh nghiệp. Trong bối cảnh khó khăn như thế này, việc các doanh nghiệp cắt giảm tối đa các chi phí không cần thiết là điều cần phải thực hiện ngay. Tuy nhiên, mô hình văn phòng truyền thống tiêu tốn khá nhiều chi phí vào việc in ấn và các thiết bị lưu trữ thông tin. Chưa kể đến việc sửa chữa và bảo trì các thiết bị cũng tiêu tốn khá nhiều. Với mô hình văn phòng điện tử E-Office, các tài liệu, thông tin sẽ được lưu trữ dưới dạng file trên hệ thống và được sắp xếp theo thứ tự, phân loại trong các thư mục riêng để thuận tiện cho việc tìm kiếm. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin và đọc trực tuyến ở mọi nơi chứ không cần phải in ra giấy để đọc như ở mô hình văn phòng truyền thống. Nhờ E-Office, các doanh nghiệp không còn phải bỏ ra một khoản tiền lớn cho việc in ấn và bảo trì các thiết bị. 

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản lớn nhờ E-Office

Ngoài ra các doanh nghiệp cũng có thể tạo đà tăng trưởng với E-Office. E-Office giúp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, thúc đẩy các bộ máy vận hành. Nó xây dựng một quy trình làm việc nhanh chóng – chuyên nghiệp – chính xác. Doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình nghiệp vụ giúp các nhân viên thực hiện đúng, chuẩn, tăng hiệu suất chung của đội nhóm và doanh nghiệp. Việc chuẩn hóa quy trình làm việc giúp doanh nghiệp giảm thiểu một cách tối đa những rắc rối có thể phát sinh trong quá trình làm việc, giảm bớt nguy cơ lãng phí tiền bạc và thời gian. Thêm vào đó, chúng ta có thể nhận ra rằng việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ sẽ mang đến lợi ích không chỉ cho các nhân viên lâu năm mà còn cho những nhân viên mới vào công ty. Những nhân viên mới này sẽ không tốn quá nhiều thời gian để đào tạo và tiếp thu thông tin công việc mà chỉ cần theo dõi các quy trình cụ thể trên văn phòng điện tử E-Office và sau đó có thể nhanh chóng làm theo. 

Văn phòng điện tử E-Office đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của doanh nghiệp thời đại số: KẾT NỐI – AN TOÀN – TỐI ƯU. Ngoài ra, trong bối cảnh kỹ thuật công nghệ số 4.0 phủ sóng khắp mọi mặt trận như hiện nay, tạo đà tăng trưởng với E-Office là cơ hội của doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi số một cách toàn diện.

Daikin Việt Nam hợp tác với SmartOSC DX triển khai giải pháp E-Office

Daikin Việt Nam là một ví dụ điển hình cho việc chuyển đổi số thành công thông qua mô hình E-Office. Là một doanh nghiệp đề cao triết lý quản trị chuẩn Nhật Bản, Daikin Việt Nam luôn chú trọng vào việc xây dựng văn hóa nội bộ doanh nghiệp. 

Hợp tác cùng SmartOSC DX vào năm 2020, Daikin bắt đầu với cuộc “đại di chuyển” số hóa 50 quy trình trên giấy tờ lên phần mềm để thực thi trực tuyến, bao gồm từ quy trình chung như hành chính, kế toán đến các quy trình nghiệp vụ chuyên môn của khối bán hàng, dịch vụ,… Quản lý Dự án E-Office của Daikin Việt Nam, ông Nguyễn Tuấn Dũng chia sẻ: “Giải pháp E-Office này đã mang đến “luồng gió mới” cho công ty, khi mà các luồng công việc được hiển thị minh bạch, giải quyết nhanh, quyết định nhanh… làm cho nhân viên cảm nhận được sự năng động, công bằng và gắn bó hơn với công ty. Giai đoạn hiện nay, ước tính Daikin Vietnam đưa được khoảng 80% quy trình hiện có lên nền tảng trực tuyến, thời gian tới chúng tôi sẽ tiếp tục tối ưu hóa các quy trình còn lại và nâng tỷ lệ này lên 100%”

Có thể thấy rằng, Daikin Việt Nam đã nhanh chóng nắm bắt xu hướng thị trường, kịp thời ứng dụng công nghệ và tạo đà tăng trưởng với E-Office. Từ đó vươn lên, trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu được mọi người tin tưởng trong ngành. 

Những lý do nên chọn giải pháp chuyển đổi số tại SmartOSC DX

SmartOSC DX là đơn vị có 15 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin…, cung cấp các giải pháp chuyển đổi số quản trị doanh nghiệp như: HRM, CRM, E-Office,  Recruit, RPA. SmartOSC DX sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi số, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo. 

SmartOSC DX đảm bảo 4 tính chất:

• Linh hoạt: Tích hợp nhanh chóng với tất cả các hệ thống công nghệ Doanh nghiệp đang sử dụng
• Đặc thù: Giải pháp đáp ứng được các doanh nghiệp trên 500 nhân sự với những yêu cầu đặc thù riêng
• Bảo mật: Độ bảo mật thông tin 100% theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, SOC 2 Loại 1
• Bài bản: Quy trình tư vấn, triển khai, hỗ trợ chuyên nghiệp với 15 năm kinh nghiệm triển khai cho các tập đoàn đa quốc gia

E-Office là xu hướng hiện nay, là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời đại giãn cách. Nó không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tốc quy trình mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động và ngày càng phát triển. Mọi thắc mắc cần được tư vấn về mô hình E-Office xin liên hệ với SmartOSC DX qua đường dây nóng (+84) 24 710 8 1222 để được hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời.