Quản Lý Nhân Sự - HRM

Tất Tần Tật Về Quản Lý Hồ Sơ Nhân Viên Mà Bạn Cần Biết

Quản lý hồ sơ nhân sự nhân viên đã tồn tại rất lâu ở trong nhiều doanh nghiệp. Dù cho hiện nay còn có nhiều phần mềm để quản lý hồ sơ người lao động tối ưu hơn, nhưng Zoho People vẫn là một phần mềm được mọi người tin dùng nhất. Để quản lý hồ sơ các nhân viên một cách tổng quát và đầy đủ nhất thì ngoài các phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp nên sử dụng thêm các biểu mẫu nhân sự khác như: Quản lý các danh sách nhân sự tổng quát, theo dõi các nhân viên mới, hay là quản lý các hợp đồng lao động,.. Cùng với SmartOSC DX tìm hiểu tất tần tật về quản lý hồ sơ nhân viên mà bạn cần biết trong bài viết dưới đây.

Hồ sơ nhân sự 

Hồ sơ của nhân viên trong công ty là gì? Nhân viên chính là một trong những lực lượng cốt lõi trong các doanh nghiệp góp phần tạo nên công ty đó và giúp cho công ty phát triển mạnh mẽ hơn. Chính vì vậy, để có thể đảm bảo được vấn đề nhân sự, các công ty đều luôn chú trọng để có thể chọn lọc nhân sự một cách kỹ càng nhất; đảm bảo có được những nhân sự chất lượng để đáp ứng đầy đủ những yêu cầu cần có của công ty. Trong đó, những vấn đề mà có liên quan đến hồ sơ của các nhân sự của các công ty là một vấn đề vô cùng quan trọng cần phải được chú tâm đến. Và trong bài viết dưới đây là tất tần tật những thông tin liên quan đến hồ sơ nhân sự mà bạn cần phải biết. 

Hồ sơ nhân viên, chúng ta có thể hiểu đó là một nơi để lưu trữ toàn bộ những thông tin liên quan đến các nhân viên, rất quan trọng. Từ sơ yếu lý lịch của nhân viên, đến lương thưởng, hay bảo hiểm, lịch sử những nơi từng công tác, thông tin cụ thể lý do nghỉ phép của cán bộ, hay nhân viên,… Bởi tất cả những thông tin này vô cùng quan trọng trong công tác để quản lý hành chính của nhân sự trong doanh nghiệp. Tất cả các thông tin này phải luôn đảm bảo được tính chính xác, tỉ mỉ, kỹ lưỡng nhất và trong hồ sơ của các công ty còn là những yếu tố để có thể chấm công và tính toán chính xác nhất các khoản như lương, thưởng. 

Các quy định về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự

Với mục đích để có thể sử dụng cho những đợt có thanh tra kiểm tra, cách quyết đoán của các cơ quan chuyên ngành, cơ quan cục thuế thì hồ sơ nhân sự được lưu trữ vô cùng bài bản. 

Nguyên tắc khi lưu trữ các hồ sơ nhân sự

Trong các doanh nghiệp thì hồ sơ nhân sự giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Bởi những người đang làm công tác của hành chính nhân sự thì là người nắm rõ toàn bộ các thông tin bí mật liên quan đến việc để lưu trữ các hồ sơ nhân sự. Vậy thì các nguyên tắc cần phải đảm bảo khi lưu trữ các hồ sơ nhân sự là gì?

Bên cạnh đó, khi các doanh nghiệp trình thông tin lên các cơ quan thuế thì những bộ hồ sơ nhân sự này luôn cần phải gắn liền với hồ sơ lương thưởng của nhân sự. Bởi trong những bộ hồ sơ nhân sự này của công ty này sẽ luôn phải được lưu trữ rất cẩn thận để khi nào có các thanh tra của các cơ quan thuế đến để kiểm tra quyết toán thì các doanh nghiệp có thể nhanh chóng trình các thông tin liên quan ra. 

Các doanh nghiệp sẽ phải lưu trữ những bộ hồ sơ nhân sự về tất cả toàn bộ quá trình làm việc của người nhân viên đó và sẽ phải đảm bảo cho người nhân viên được hưởng lợi những quyền lợi xứng đáng với họ nhất. Như vậy, có thể thấy được rằng hồ sơ nhân sự thực sự rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và cần phải được bảo quản bí mật  kỹ lưỡng nhất. Phòng hành chính nhân sự của các doanh nghiệp luôn phải nắm rõ tất cả các thông tin bí mật, các yêu cầu về hồ sơ nhân sự. Nhất là đang trong quá trình để lưu trữ các hồ sơ nhân sự.

Những thông tin cần thiết trong các quá trình để lưu trữ được hồ sơ nhân sự trong công ty

Hồ sơ nhân sự của các doanh nghiệp sẽ phải được lưu trữ trong tất cả toàn bộ những thông tin cần thiết nhất để có thể liên quan đến những vấn đề của hồ sơ nhân sự. Bởi mỗi doanh nghiệp sẽ được tùy vào các quy chế riêng của mình để có sự điều chỉnh phù hợp nhất khi phải lưu trữ bộ hồ sơ nhân viên mà không phải doanh nghiệp nào cũng có những hình thức lưu trữ hồ sơ khác nhau.

Trong bộ hồ sơ nhân viên của các công ty sẽ phải bao gồm những thông tin chủ yếu sau: các quy chế lao động, các loại lao động thường gặp, các hợp đồng lao động, các hình thức trả lương; thông tin cá nhân của nhân viên, sơ yếu lý lịch của người lao động; thông tin về cả quá trình làm việc, để công tác như các ngày công, ngày nghỉ, và những ngày đi muộn,.. về các quy định về vấn đề thưởng phạt với người lao động, thông tin về số lần bị kỷ luật của các cán bộ nhân viên, cũng như các chế độ mà các nhân viên được hưởng, thông tin liên quan đến để chấm dứt các hợp đồng lao động giữa chủ lao động và nhân viên lao động. 

Thành phần cần có trong quản lý hồ sơ nhân viên

Bộ hồ sơ nhân sự của các nhân viên làm việc chính thức thì sẽ được các công ty lưu trữ và bổ sung thông tin vào trong hồ sơ của quá trình thử việc, hay thực tập trong quá trình lao động làm việc như là:

• Các hợp đồng lao động chính thức sẽ được các công ty tự biên soạn hay là theo các biểu mẫu của hợp đồng xanh. Theo mức lương đã được đề ra trong hợp đồng chính là một mức lương mà các doanh nghiệp này đóng số bảo hiểm cho những người lao động.
• Nếu như có thể trả lương cao hơn so với mức đã đóng bên phía bảo hiểm thì cần phải có phụ lục của hợp đồng
• Các doanh nghiệp sẽ đề ra những quyết định của nội bộ trong công ty trong cả quá trình mà nhân viên đang làm việc như là quyết định tăng lương, thăng cấp cho nhân viên, bổ nhiệm,…
• Tất nhiên là trong bộ hồ sơ nhân sự sẽ có những giấy tờ phát sinh trong quá trình làm việc. Trên đây chính là những văn bản mà trong quá trình quản lý nhân sự, các thủ tục giữa người lao động và các cơ quan trong nhà nước có thể xảy ra phát sinh những văn bản phải có chữ ký của người lao động thì cần phải có 2 bản và phải được lưu tại hồ sơ của người lao động này tại các doanh nghiệp.

Không những vậy, các doanh nghiệp cũng cần phải có bộ hồ sơ có thể liên quan đến những người lao động về mảng kế toán, thuế điển hình như:

• Quy chế về bảng lương, quyết định về lương thưởng, quyết định của các nhà quản lý tăng lương.
•  Các chứng từ để có thể thanh toán lương, các bảng lương để có thể tổng hợp theo từng năm của tổng thuế, cũng như tổng thu nhập của các công ty đã nộp.
•  Biên lai chiết khấu để có thể trừ thuế cho những người lao động do không ký trong hợp đồng, hay là đang lao động nhưng nghỉ việc giữa năm.
•  Thẻ lương của nhân viên cũng phải có chữ ký của người nhận và giấy biên lai hay là giấy tờ để chuyển lương qua các ngân hàng.
• Bản sao để công chứng hộ visa, hộ chiếu của các cá nhân khi đang ở nước ngoài.
• Người lao động có thể được ủy quyết cho toán thuế ở các doanh nghiệp. Cùng theo đó là nhiều giấy tờ có liên quan đến nhân viên. 

Phần mềm để quản lý nhân sự – Zoho People

Ngoài ra, thay vì dùng các công cụ, với Zoho People bạn chỉ cần thao tác một công cụ duy nhất để có thể xử lý tất cả các công việc doanh nghiệp trên cùng một hệ thống công ty. Từ các công việc quản lý giám sát tiến độ công việc – dự án kinh doanh, đến quản lý các khách hàng (CRM), rồi để quản lý nhân sự đến các đánh giá hiệu suất làm việc thực tế của các nhân viên. Ngoài ra, Zoho People còn giúp cho các nhà quản lý nhìn nhận được một bức tranh toàn cảnh của các doanh nghiệp, bởi nó có thể tối ưu hóa thời gian, tăng cao hiệu suất làm việc làm việc bởi có thể nắm bắt được các chi tiết của công việc từng các phòng ban, thậm chí cả mỗi cá nhân, đồng đồng thời xử lý nhanh chóng các vấn đề rủi ro, có thể phát sinh, để sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất. 

Trên đây là những thông tin chuẩn nhất mà SmartOSC DX muốn gửi gắm tới bạn đọc. Mong rằng với chia sẻ này đã giúp cho bạn và doanh nghiệp của mình có cái nhìn tổng quan nhất về tất tần tật về quản lý hồ sơ nhân viên mà bạn cần phải biết. Mong rằng sẽ được đồng hành cùng bạn trên chặng đường sắp tới. Chúc các doanh nghiệp thành công trên con đường kinh doanh của mình.