Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Tiêu Chí Văn Phòng Không Giấy Tờ Liệu Đã Đủ Để Mô Tả Giải Pháp E-Office?

Để mô tả giải pháp E-Office, người ta thường dùng thuật ngữ “văn phòng không giấy tờ”. Liệu thuật ngữ này đã miêu tả đầy đủ những tính năng mà E – Office mang lại cho doanh nghiệp? Cùng SmartOSC DX tìm hiểu về giải pháp văn phòng điện tử đa năng này.

Thế nào là văn phòng không giấy tờ?

Văn phòng không giấy tờ cho phép bạn lưu trữ, quản lý các báo cáo, số liệu, xử lý hồ sơ hoàn toàn bằng các thiết bị di động. Văn phòng điện tử – E-office là bước chuyển mình ấn tượng từ hình thức quản lý văn phòng kiểu truyền thống sang mô hình trực tuyến. Đây cũng là tiền đề để doanh nghiệp dễ dàng thực hiện Chuyển đổi số. 

E-office tích hợp đầy đủ các ứng dụng hỗ trợ nhu cầu lưu trữ, xử lý hồ sơ hay  quản lý, điều hành nội bộ, khởi tạo các tài liệu, báo cáo… Mục đích của E – Office là tạo ra phương thức quản lý thông tin đồng bộ, hiện đại. Mọi văn bản không chỉ được khởi tạo, phê duyệt trên hệ thống trực tuyến mà còn có thể lưu trữ, chia sẻ, đồng bộ trong cả doanh nghiệp. Tất cả mọi thành viên có thể dễ dàng tiếp cận, tìm kiếm và xử lý công việc. Từ đó, cung cấp một nền tảng điều hành trực tuyến cho nhà lãnh đạo quản trị mọi lúc, mọi nơi. 

E-Office – Không chỉ tạo ra một văn phòng không giấy tờ

Lưu trữ online mọi dữ liệu 

Không còn khó khăn trong việc tìm kiếm hay đối mặt với những mất mát trong quá trình lưu trữ. Với E – Office, mọi văn bản đều được lưu trữ online. Người dùng chỉ cần vài cú nhấp chuột đã dễ dàng tìm kiếm được văn bản mong muốn. 

Các thành viên trong một văn phòng có thể cùng nhau chỉnh sửa, đề xuất, bổ sung trên một văn bản để đi đến thống nhất mà không phải họp mặt. 

Đồng bộ dữ liệu của toàn doanh nghiệp

Việc lưu trữ trực tuyến cho phép chia sẻ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp. Chỉ bằng một nút “chia sẻ”, mọi người đã có thể tiếp cận được văn bản. Việc thông báo trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. 

E-office hỗ trợ số hóa tất cả các tài liệu, các thông tin theo mô hình tập trung. Điều này giúp tạo ra một văn phòng có tính đồng bộ cao, giúp việc quản lý diễn ra thuận lợi.

Tính an toàn cao 

Khi đã được lưu trữ và quản lý trực tuyến trên phần mềm, mọi tài liệu đã được bảo mật an toàn. Người sử dụng không còn lo lắng việc mất mát, thất lạc giấy tờ. 

Việc các con dấu, mực in bị mờ khiến thông tin không rõ ràng, mất giá trị cũng không còn. Văn phòng điện tử lưu trữ dữ liệu, quản lý văn bản chặt chẽ, đồng bộ, an toàn, khắc phục mọi nhược điểm của văn phòng truyền thống. 

Tiết kiệm thời gian, nhân lực cho doanh nghiệp

Từ khởi tạo đến lưu trữ, đóng dấu, ký tá đều được chuyển sang hình thức số hóa. Không còn phải chờ đợi với đống giấy tờ chồng chất mãi chưa được phê duyệt, các nhà lãnh đạo giờ đây có thể phê duyệt các văn bản trực tuyến. Dù đang ở trong chuyến công tác dài ngày, lãnh đạo vẫn có thể điều hành, phê duyệt các giấy tờ để mọi công việc ở công ty vẫn vận hành trơn tru, không bị ngưng trệ. 

Hơn nữa, chi phí in ấn, lưu trữ không còn. Việc bảo quản với những chiếc tủ đắt tiền được thay bằng một chiếc máy tính nhỏ gọn. Không gian văn phòng vì thế cũng thoáng đãng hơn. Thời gian, nhân lực, chi phí đều được tiết kiệm một cách tối đa. 

Lý do các doanh nghiệp lựa chọn giải pháp E-office của SmartOSC DX

SmartOSC DX là đơn vị chuyên tư vấn và triển khai giải pháp Chuyển đổi số. Với kinh nghiệm 15 năm đồng hành cùng các tập đoàn đa quốc gia, SmartOSC DX xây dựng cho doanh nghiệp của bạn một văn phòng không giấy tờ hiện đại, chỉnh chu. 

Không chỉ theo sát doanh nghiệp trong quá trình thiết kế văn phòng điện tử phù hợp, SmartOSC DX còn đào tạo, hướng dẫn cách vận hành, sử dụng.  Nếu có sự thay đổi trong quá trình sử dụng, SmartOSC DX sẽ theo sát, điều chỉnh linh hoạt cũng như bảo trì hệ thống cho doanh nghiệp. 

Một văn phòng điện tử không chỉ biến văn phòng truyền thống thành văn phòng không giấy tờ. Những lợi ích đến từ E – Office cho phép doanh nghiệp vận hành mọi lúc, mọi nơi an toàn và bảo mật. Mọi thông tin khác liên quan đến giải pháp tuyệt vời cho văn phòng này, vui lòng liên hệ SmartOSC DX để được tư vấn, giải đáp.