Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

Các tổ chức doanh nghiệp ngày càng sử dụng nhiều phần mềm văn phòng điện tử để tối ưu quy trình và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc quản lý hiệu quả các hoạt động như: quản lý hồ sơ, thủ tục giấy tờ, công việc và chia sẻ thông tin, v.v. là một nhiệm vụ quan trọng. Hãy xem xét các công cụ văn phòng điện tử bên dưới để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển trong thời đại 4.0.

Những ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử bạn có thể kết hợp vào quy trình nội bộ doanh nghiệp

Quản lý công việc và các dự án của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể hiển thị trạng thái công việc bằng các giải pháp văn phòng điện tử, như: đến hạn, sắp đến hạn, quá hạn,đã hoàn thành, … Doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ này để hiểu tình trạng dự án của mình. và tránh quên hoặc lơ là khiến trì hoãn công việc. 

Quản lý hồ sơ, văn bản

Tất cả các tài liệu nội bộ và bên ngoài của công ty sẽ được duy trì, tuân theo cấu trúc một cách khoa học và sẽ được phân loại phù hợp với từng mục. Người dùng có thể lựa chọn theo danh mục hoặc tiến hành tìm kiếm từ khóa nhanh chóng. So với kỹ thuật lưu trữ và ghi sổ thông thường cũ, chức năng này nâng tầm lưu trữ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp lên một mức độ chuyên nghiệp hơn.

Quản lý lịch họp

Phần mềm văn phòng điện tử sẽ hỗ trợ các tổ chức đơn giản hóa và tổ chức các cuộc họp một cách khoa học. Nó có thể giải quyết vấn đề thiếu hụt mà nhiều doanh nghiệp gặp phải hiện nay liên quan đến tính chất khó khăn và thiếu chuyên nghiệp của việc lên lịch họp. Các chi tiết cụ thể về một cuộc họp như: chương trình làm việc, địa điểm, thời gian và người tham dự, … sẽ được sắp xếp hợp lý và cho phép những người tham gia cuộc họp tiếp cận dế dàng.

Quản lý nhân sự

Hợp đồng lao động và các giấy tờ quan trọng khác liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như hồ sơ, sẽ được lưu giữ dưới dạng điện tử. Ngày nay, một đặc điểm chung của các giải pháp văn phòng điện tử là khả năng tự động thông báo khi sắp đến thời điểm điều chỉnh hợp đồng hoặc lương. 

Ngoài ra, có một tính năng nổi bật khác là tính năng đề xuất xin nghỉ và duyệt nghỉ phép. Điều này khiến cả nhân viên và quản lý linh hoạt làm việc hơn thay vì sử dụng những tờ giấy xin phép nhàm chán.

Quản lý khách hàng

Ngoài hợp đồng với nhân viên, văn phòng điện tử còn có thể quản lý hợp đồng với khách hàng một cách khoa học. Khách hàng có số dư chưa thanh toán và cần gia hạn hợp đồng sẽ được thông báo thông qua những phần mềm quản lý khách hàng này.

Điều hành công việc

Trong môi trường hiện nay, các nhà quản lý, giám đốc, lãnh đạo thường xuyên phải chuyển công tác hơn là làm việc cố định cho cơ quan. Do đó, hoạt động và đánh giá từ xa là hoàn toàn cần thiết. Các ứng dụng điều hành công việc sẽ giúp các lãnh đạo dễ dàng quản lý, giám sát và ủy quyền công việc từ xa.

Tiện ích văn phòng

Giải pháp văn phòng điện tử có thể kết hợp một số khía cạnh có lợi cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Đối thoại nội bộ: người dùng ứng dụng có thể dễ dàng trao đổi công việc trong khi trò chuyện trên mạng nội bộ hoặc Internet.
• Thăm dò ý kiến, thăm dò ý kiến và nhiều phiếu bầu khác.
• Lê lịch công tác: để giúp mọi người quản lý các nhiệm vụ của họ, hãy lập kế hoạch hoặc thông báo trước cho họ về một dịp nào đó, và hãy lên lịch cho các nhiệm vụ.

Kết luận

Nếu bạn đang tìm cách thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số thành công, điều quan trọng là phải có các công cụ phù hợp. Công cụ văn phòng điện tử là một trong những công cụ thiết yếu đó – và SmartOSC DX là lựa chọn tốt nhất hiện có. Chúng tôi cung cấp trải nghiệm trực quan và thân thiện với người dùng, giúp các doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và vận hành phần mềm văn phòng điện tử của họ. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng 24/7 để giải đáp mọi thắc mắc hoặc mối quan tâm của bạn. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về bộ sản phẩm của SmartOSC DX và cách chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn thành công trực tuyến!