Quản Lý Nhân Sự - HRM

Ưu Điểm, Nhược Điểm Của Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự (HRM)

Hiện nay, đã có không ít doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu và ứng dụng phần mềm HRM vào trong công tác quản trị nguồn nhân lực của mình. Nhưng có thể đâu đó vẫn còn nhiều doanh nghiệp duy trì cách quản lý nhân sự thủ công và có phần lạc hậu. Để tìm hiểu rõ về điều này, SmartOSC DX sẽ cùng bạn tìm hiểu phần mềm quản lý nhân sự là gì? Lý do vì sao cần dùng tới hệ thống này và liệu ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự HRM như thế nào?

Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự HRM

Thế nào là phần mềm HRM

HRM được viết tắt bởi Human Resource Manager có nghĩa là: quản trị nguồn nhân lực. Ngoài ra, để nói dễ hiểu hơn, nó gồm các quyết định và hoạt động quản lý ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa đội ngũ nhân viên và cả doanh nghiệp. Quản trị nhân lực gồm chuỗi công tác như: tuyển dụng, phân tích công việc hay đánh giá hiệu quả làm việc… nhằm hướng tới mục đích sử dụng nguồn lao động hiệu quả.

Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự HRM là hệ thống giúp cho việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn, bài bản và hiệu quả gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ và tính năng khác nhau. Bên cạnh đó, phần mềm HRM giúp doanh nghiệp quản lý, đánh giá và đưa ra những quyết định có liên quan tới nhân sự và nguồn lực. Phổ biến nhất là chức năng: Quản lý hiệu suất, quản lý đào tạo và chấm công, tính lương hàng tháng…

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nhân sự HRM

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, người lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi được tình hình đặc biệt đối với mảng nhân sự ở công ty, năng lực của từng bộ phận ra sao. Qua đó, việc phối hợp làm việc giữa các phòng ban, CEO có thể quản lý công việc từ xa trở nên hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm không ít chi phí cho việc chi trả công cho nhân viên, phí điều hành nhân sự, đưa ra những quyết định về nhân viên của mình đúng và bám sát hơn với tình hình chung của doanh nghiệp.

Lãnh đạo công ty có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin và những loại hồ sơ quan trọng của nhân sự theo phương thức chuyên nghiệp hơn, đảm bảo tiết kiệm thời gian. Với sự thuận lợi trong quản lý, ứng dụng phần mềm này doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng lên kế hoạch phát triển nhân sự, phân công công việc phù hợp với năng lực thực tế của từng nhân viên trong công ty. Ngoài ra, việc giám sát công việc bằng phần mềm giúp cho hiệu quả làm việc của các nhân viên trong công ty tăng lên, quản lý có thể theo dõi chặt chẽ về tiến độ làm việc, hiệu suất làm việc của các nhân viên trong công ty.Tích hợp các công cụ tính toán lương hợp lý, đẩy nhanh tiến độ công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Quản lý nhân sự mọi lúc mọi nơi: Quản lý thời gian làm việc của các nhân viên, chấm công, giám sát thời gian tăng ca và các ngày nghỉ của nhân viên. Tính toán thời gian làm việc cố định và thời gian làm thêm cho các nhân viên trong công ty. Giảm 40% khối lượng công việc: Giảm thiểu tiến tới xóa bỏ các thao tác quản lý thủ công như làm báo cáo tình hình nhân sự, tính lương, KPIs, ….

Sử dụng nhân sự hiệu quả hơn: từ việc theo dõi, đánh giá đúng năng lực thực tế của nhân viên góp phần giúp tái cơ cấu hoặc doanh nghiệp có kế hoạch đào tạo, khai thác, sử dụng nhân sự với năng suất làm việc và kết quả cao hơn.

Ưu và nhược điểm khi doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý nhân sự HRM

Ưu điểm việc áp dụng HRM cho doanh nghiệp hiện nay

Quản lý nhân sự

Phần mềm HRM hay phần mềm quản trị nguồn nhân lực nổi bật hơn với chức năng quản lý nhân viên cho phép tự động hóa những thao tác về quản lý giám sát nhân sự, cùng với sự hỗ trợ từ các công cụ. Đồng thời qua đó, hỗ trợ tổ chức nhân sự mang tính chuyên nghiệp, hiện đại và tạo nên nền tảng vững chắc cho các hoạt động của công ty. 

Tra cứu thông tin – báo cáo nhân sự

Chức năng này sẽ cho phép việc lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự cũng như loạt thông tin chung, thông tin cá nhân hay lưu giữ thông tin gia đình, về trình độ học vấn, quá trình đào tạo, quá trình công tác, kỹ năng chuyên môn… và tra cứu dễ dàng theo kiểu chọn lọc thông tin linh động, lọc theo bất cứ tiêu chí hay lọc theo trường thông tin nhân sự mà bạn muốn tìm kiếm. 

Quản lý chấm công

Phần mềm HRM không chỉ cho phép chấm công theo ngày, theo tháng, với những phương pháp chấm công thủ công này hay lấy dữ liệu tự động từ máy chấm công mà còn cho phép người dùng khai báo linh động các loại công, kiểu công. Với chức năng quản lý chấm công này sẽ làm nổi bật việc cập nhật chấm công theo kiểu linh động, dễ dàng như bảng Excel truyền thống. 

Phân hệ tính lương

Phân hệ tính lương ngoài việc thực hiện và cung cấp chức năng trợ giúp thì người dùng còn dễ dàng hơn trong việc tính lương hàng tháng dành cho cán bộ, nhân viên nó sẽ cung cấp báo cáo hệ thống kế toán trong việc hạch toán lương, thuế, bảo hiểm hàng tháng. Bên cạnh đó, hệ thống tính lương còn dễ dàng hơn khi tùy biến việc áp dụng, đáp ứng nhu cầu đặc thù khác nhau của doanh nghiệp nhờ thiết kế mở. 

Giảm thiểu rủi ro

Trong trường hợp có tranh chấp pháp lý, làm thế nào có thể chứng minh rằng một nhân viên đã được biết về một chính sách cụ thể hoặc được đào tạo về cách sử dụng một phần cụ thể của thiết bị? Giao tiếp bằng email là tốt nhưng nó không phải là chưa từng có ai từ chối nhìn thấy một email. Nhiều phần mềm HRM của ngày hôm nay cung cấp một cơ sở đọc và chấp nhận cái mà cung cấp một đường mòn giấy không chỉ cho thấy rằng một nhân viên đã được gửi một tin nhắn cụ thể mà còn chấp nhận nội dung của thông tin liên lạc.

Ngoài ra, một số lợi ích mà phần mềm HRM mang tới cho doanh nghiệp:

• Cải thiện năng suất nhân sự: Sử dụng hệ thống trực tuyến, số lượng giấy tờ cần xử lý bởi người quản lý nhân sự hết sức đơn giản, đã được tối giản nhiều thao tác, Thời gian cần để tạo, chỉnh sửa và tìm ra nguồn tài liệu được giảm trực tiếp mang tới lợi ích tốt nhất trong việc làm tăng năng suất. 
• Giảm chi phí: Ngoài chi phí ít hữu hình hơn hiệu quả và năng suất, một phần mềm tốt nó sẽ giúp cho người dùng tiết kiệm tiền thật nhờ việc dùng ít giấy hơn nên tiết kiệm nhiều hơn thời gian cũng như tiền bạc bỏ ra không đáng có. 
• Quyền truy cập thông tin:  Khi sử dụng hệ thống trực tuyến, đối với người dùng, bảo mật là một khía cạnh rất quan trọng đáng lưu ý. Nếu như quá trình này được thực hiện ngoại tuyến, bảo mật không thể được quản lý rõ ràng. Tuy nhiên, phần mềm HRM sẽ tự động xử lý nó, nhân viên chỉ xem thông tin của riêng họ hay chỉ là kế toán truy vấn thông tin và tương tư, ngược lại nhân viên dễ dàng thao tác như một kế toán chuyên nghiệp. 

• Hiệu quả quản trị: Nếu công ty đang sử dụng hệ thống trên giấy, sẽ rất khó để theo dõi thông tin nhân viên cho quản trị viên. Ví dụ, bao nhiêu nhân viên đã xin nghỉ phép? Có bao nhiêu dự án và nhiệm vụ đánh tiến hành. Sử dụng phần mềm HRM, những điều này trở nên dễ dàng hơn cho quá trình quản lý vì họ có thể tìm kiếm và sử dụng bộ lọc một cách đơn giản và tìm ra chi tiết có liên quan mật thiết. 
• Phân tích dữ liệu và ra quyết định: Vì hầu hết, nếu dữ liệu được quản lý trong phần mềm HRM được cập nhật nhanh chóng, người quản lý nhân sự có thể đưa ra quyết định nhanh hơn. Ví dụ, có bao nhiêu người sẽ cần đào tạo? Ai sẽ là người quản lý sự kiện, v.v …? Sử dụng các báo cáo được tạo ra bởi phần mềm Zoho People cũng có thể dễ dàng thực hiện phân tích các dữ liệu này.

Nhược điểm phần mềm HRM

Hỗ trợ kém chất lượng từ nhiều nhà cung cấp

Khi nhận được sự hỗ trợ miễn phí từ cộng đồng vừa điểm mạnh cũng là điểm yếu của các giải pháp mã nguồn mở. Có thể doanh nghiệp sẽ tiếp nhận rất nhiều ý kiến trái chiều, lời khuyên và sự tư vấn, và nếu không có chuyên môn về kỹ thuật, thật khó để biết được đâu là ý kiến phù hợp, đâu là hướng giải quyết lỗi đúng. Hoặc ngược lại, các đơn vị cung cấp phần mềm trả phí như công ty giải pháp tinh hoa sẽ có những cam kết hỗ trợ tương ứng, hoặc có những đối tác uỷ quyền để giải quyết vấn đề của bạn ngay khi có yêu cầu. 

Một số rủi ro thường gặp

Không thể phủ định một điều rằng việc sử dụng phần mềm nhân sự HRM miễn phí sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, và trên thị trường có rất nhiều nhà phát triển nhỏ lẻ năng động, tạo ra những sản phẩm rất tuyệt vời. Những điều này lại khiến cho tính bảo mật thông tin của doanh nghiệp bạn giảm đi bởi không phải đơn vị nào cũng uy tín, rõ ràng về những gì ẩn chứa phía sau những dòng code. Sự non nớt, thiếu trách nhiệm của họ sẽ ảnh hưởng đến những giải pháp mà họ đang cung cấp. 

Tính đồng bộ chưa cao

Tính đồng bộ và thống nhất trong quá trình nghiên cứu phát triển phần mềm giúp nhà cung cấp tối thiểu thời gian chết, giảm tỷ lệ xảy ra sự cố của sản phẩm, từ đó giúp doanh nghiệp sử dụng tiện lợi hơn và hỗ trợ người dùng tốt hơn. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể tìm thấy ở các phần mềm trả phí của Tinh Hoa. Đội ngũ kỹ thuật của bạn sẽ được định hướng cụ thể để phát triển phần mềm phù hợp với mục tiêu và giá trị của tổ chức thay vì phát triển một phần mềm mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sử dụng được. 

Tính khả dụng chưa tốt

Phần mềm nhân sự với mã nguồn mở không nhắm đến người dùng cuối cùng không có kỹ năng lập trình. Do đó, người cung cấp nguồn mở dành không chú trọng xây dựng giao diện và trải nghiệm người dùng (UI/UX) như các gói nguồn đóng. Do đó, nếu doanh nghiệp bạn muốn sử dụng một cách tối ưu nhất đòi hỏi cần có thêm nguồn lực hơn để đào tạo đội ngũ hoặc yêu cầu lập trình viên của họ cải tiến giao diện thân thiện hơn. 

Để tìm kiếm cho doanh nghiệp của mình một phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất và đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp, SmartOSC DX gửi tới cho bạn một phần mềm HRM chuyên nghiệp. Được thiết kế, tạo dựng từ những thất bại của các doanh nghiệp trong việc triển khai HRM trong toàn bộ tổ chức, phần mềm Zoho People là một trong những phần mềm được biết đến với tính năng thân thiện trong môi trường doanh nghiệp.

Có thể ít ai biết được, Zoho People đã được tích hợp những tính năng vượt trội từ phần mềm HRM của nhiều đơn vị nhỏ lẻ, tiến hành nghiên cứu và tung ra thị trường với hệ thống dữ liệu giúp lưu trữ, quản lý hệ thống nhân sự một cách sáng suốt. Ngoài ra, dựa vào những tiêu chí đưa ra của doanh nghiệp, đơn vị sẽ tiếp tục lên kế hoạch sửa đổi sao cho phù hợp với các phòng ban, thân thiện với người sử dụng và đặc biệt là dễ dàng quản lý. Song với lưu lượng lớn giúp trữ được các tài liệu có file nặng, bảo mật an toàn tránh mất mát tài liệu hồ sơ không đáng có. 

Trên đây là những thông tin mà SmartOSC DX đã cập nhật để gửi tới bạn đọc những nội dung hữu ích nhất về ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự HRM. Hiện đã có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm, song để tìm cho đơn vị cung cấp cũng gây rất nhiều khó khăn. Đừng quên nhấc máy lên và gọi theo đường dây nóng tới những chuyên viên tư vấn hàng đầu của chúng tôi. Chúc doanh nghiệp thành công hơn nữa trên chặng đường của mình. SmartOSC DX chuyên cung cấp các loại dịch vụ(tư vấn, tùy chỉnh customize, triển khai, đào tạo, bảo trì) các giải pháp chuyển đổi số, ngoài ra còn hỗ trợ bán license phần mềm.