Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Văn phòng không giấy – Giảm chi phí tăng hiệu suất

Văn phòng không giấy là một cách tuyệt vời để giảm chi phí và tăng năng suất của bạn.

Hãy tưởng tượng bạn sẽ có thêm tất cả thời gian khi không còn bị sa lầy bởi công việc giấy tờ. Với một văn phòng không giấy tờ, cuối cùng bạn cũng có thể sắp xếp và làm việc hiệu quả.

Tìm hiểu ngay tại bài viết của SmartOSC DX để biết bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền bằng cách sử dụng không cần giấy tờ. Bạn có thể ngạc nhiên!

Văn phòng không giấy là gì? Tại sao văn phòng không giấy lại trở thành xu thế?

Theo một cuộc khảo sát gần đây, mỗi nhân viên dành đến hai giờ mỗi ngày để tìm kiếm hồ sơ và tài liệu. Việc tìm kiếm thông tin đã xóa có thể khiến người quản lý mất trung bình 1000 giờ mỗi năm. Ngoài ra, mức lương hàng năm cho công nhân phụ trách kiểm kê và lưu trữ hồ sơ trên giấy tờ có thể lên tới 480 tỷ USD. Do đó, phương pháp quản lý truyền thống được đánh giá là khá tốn kém về mặc mặt giấy tờ, chi phí và cả nguồn lực của doanh nghiệp. Để đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên được khuyến khích áp dụng, chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy tờ là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để giảm chi phí hoạt động.

Định nghĩa đơn giản, văn phòng không giấy tờ, còn được gọi là văn phòng điện tử, thừa nhận rằng máy tính, công nghệ giao dịch và các công cụ truyền thông đóng vai trò của tài liệu trên giấy trong mô hình văn phòng này. 

Sử dụng văn phòng điện tử thay thế văn phòng truyền thống

Nếu cho rằng giấy tờ là cần thiết hàng ngày, nó sẽ là chi phí tốn kém nhất trong mỗi doanh nghiệp. Các giám đốc điều hành doanh nghiệp phải vật lộn với việc tìm kiếm thời gian để lấy thông tin từ các tài liệu giấy bên cạnh việc cân nhắc chi phí mua giấy, mực in, máy in, không gian và hệ thống lưu trữ, hiệu suất trực tiếp của các nhân viên.

Nơi làm việc không cần giấy tờ thay thế tài liệu bản cứng và không gian lưu trữ hồ sơ bằng công nghệ lưu trữ đám mây và quản lý tài liệu điện tử.

Bạn biết không, điều quan trọng hơn cả ổ cứng lưu trữ chính là bảo mật dữ liệu. Mỗi cá nhân thích hợp sẽ được cấp quyền truy cập vào bất kỳ tài liệu trực tuyến nào có liên quan, quyền truy cập cũng bị giới hạn theo quyền xử lý tài liệu, chẳng hạn như quyền đọc, chỉnh sửa, tạo và duyệt. Việc tìm kiếm cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bằng cách số hóa dữ liệu và quản lý dữ liệu đó trong môi trường kỹ thuật số.

Vì thông tin thời gian thực, mô hình văn phòng kỹ thuật số được khuyến khích áp dụng. Hơn thế nữa, có thể vừa giảm chi phí in ấn và giấy cùng một lúc, đồng thời tối đa hóa năng suất của nhân viên bằng cách để họ làm các nhiệm vụ khác ngoài việc tạo, chỉnh sửa hoặc tìm kiếm tài liệu.

Lợi ích của văn phòng không giấy mang đến cho doanh nghiệp của bạn

Tiết kiệm 90% thời gian của nhân viên

Điều quan trọng là giảm thiểu thời gian phân loại, nộp hồ sơ và tìm kiếm tài liệu giấy để nhân viên có thể tập trung vào các công việc sẽ mang lại sản lượng hoặc tiền bạc lớn hơn.

Ngoài ra, việc số hóa toàn bộ dữ liệu vào phần mềm cho phép nhân viên khám phá thông tin nhanh chóng chỉ bằng một nút nhấn chứ không phải sàng lọc từng đống giấy tờ xếp chồng lên nhau mất thời gian.

Tiết kiệm không gian nơi làm việc

Có đến 60% hiệu suất của nhân viên bị ảnh hưởng bởi nơi làm việc. Năng suất của nhân viên sẽ tăng đáng kể nếu nơi làm việc được nâng cấp để hấp dẫn hơn, rộng rãi và hiện đại hơn.

Văn phòng không giấy tờ giải phóng không gian và loại bỏ tủ lưu trữ không cần thiết. 90% nhân viên trả lời cho một nghiên cứu cho biết họ cảm thấy không có động lực làm việc, mệt mỏi và không hứng thú với văn phòng lỗi thời với hàng núi giấy tờ.

Vì vậy, các doanh nghiệp có thể tạo không gian làm việc chuyên nghiệp và học thuật bằng cách số hóa giấy tờ và lưu trữ trên máy chủ hoặc nền tảng điện toán đám mây.

Tiết kiệm chi phí

Sử dụng phương thức văn phòng không giấy, một công ty có thể cắt giảm chi tiêu ở mọi quy mô, từ nhỏ đến lớn. Sau đây là một vài chi phí điển hình được SmartOSC DX liệt kê có thể được giảm bao gồm:

• Chi phí giấy tờ, máy in, mực in và vận chuyển cho các mục đích hành chính
• Chi phí văn phòng và không gian lưu trữ tệp
• Phí lao động
• Hao phí nguồn lao động
• Các loại chi phí tổn thất liên quan đến rủi ro

Các yêu cầu về số hóa thông tin được đáp ứng bằng phần mềm chuyển đổi số thông thường. Tài liệu được tạo, chỉnh sửa và điều chỉnh hoàn toàn trực tuyến cho đến khi sản phẩm cuối cùng sẵn sàng. Bạn đã tích lũy được một tấn giấy cho đến lúc đó. 

Hơn thế nữa, một số phần mềm điện tử cũng cho phép tích hợp chữ ký điện tử, cho phép các cá nhân được ủy quyền ký tài liệu trực tuyến và chấp nhận các đặc quyền pháp lý liên quan. Do đó, các doanh nghiệp giảm hơn 99% thủ tục giấy tờ và dành thời gian cho các thao tác thường xuyên lặp lại.

Dễ dàng chuyển giao thông tin

Thay vì phải tìm kiếm tài liệu giấy, phân loại, sắp xếp, chương trình cho phép thêm tài liệu dưới dạng ảnh, file docx, file pdf,… giúp việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên trở nên đơn giản. Để hỗ trợ giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và minh bạch, chương trình cũng cho phép trao đổi thoải mái ngay bên dưới mỗi thông báo, thư chính thức và tài liệu.

Tăng cường tính bảo mật

Giấy tờ vật lý là một thách thức để quản lý vì các chồng giấy có thể biến mất, mục nát hoặc hư hỏng theo thời gian. Kiểm soát việc truy cập, in ấn và sao chép tài liệu cũng là một thách thức lớn. 

Nhưng vấn đề này có thể được giải quyết hoàn toàn bằng phần mềm quản lý tài liệu cung cấp khả năng bảo mật không bị hạn chế. Quyền truy cập chi tiết, thiết lập quyền ở cấp tài liệu, cấp người dùng, công việc của người đó hoặc cấp hệ thống, có thể được thiết lập bởi quản trị viên hệ thống.

Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký số, tạo dấu vết kiểm toán và các tính năng khác đều có thể thực hiện được nhờ việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu của doanh nghiệp.

Những lợi ích của một văn phòng không giấy tờ rất rõ ràng. Nó không chỉ tiết kiệm tiền kinh doanh của bạn mà còn có thể tăng năng suất. Nếu bạn đang tìm cách để giảm chi phí và tăng hiệu quả trong văn phòng của mình thì chuyển giao công nghệ sang văn phòng điện tử có thể là câu trả lời. Để tìm hiểu thêm về cách SmartOSC DX có thể giúp bạn chuyển sang văn phòng không cần giấy tờ, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay. Chúng tôi rất vui khi được thảo luận về các dịch vụ của chúng tôi với bạn và trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có.