Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Vì Sao Năm 2022 Là Năm Của Văn Phòng Điện Tử?

Văn phòng điện tử chính là hình thức tối ưu hoá chi phí của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể quản lý tốt những bất cập mà mô hình văn phòng truyền thống còn hạn chế. Từ đó sẽ nâng cao hiệu suất công việc. Chính vì lẽ đó mà năm 2022 được dự đoán sẽ là năm của văn phòng điện tử.

Văn phòng điện tử E – Office – Sân chơi mới của doanh nghiệp số

Khi đến với văn phòng điện tử E – Office, mọi người có thể Dễ dàng truy cập để lấy các thông tin, Các dữ liệu để phục vụ cho công việc của mình. Trên không gian của văn phòng điện tử, mọi người dễ dàng tương tác qua lại lẫn nhau, thảo luận trao đổi tài liệu một cách dễ dàng và trực quan sinh động. Mặt khác trong bối cảnh tình hình dịch bệnh diễn ra phức tạp như hiện nay, việc doanh nghiệp làm việc làm việc trên văn phòng điện tử còn có thể mở ra các cuộc họp online từ xa nhằm phổ biến công việc cho cấp dưới của mình. Dưới đây là những minh chứng sống động cho việc văn phòng điện tử chính là sân chơi mới của doanh nghiệp số trong thời đại 4.0 hiện nay:

Thiết lập hệ thống quản lý tập trung:

Nếu trước đây các nhà quản lý của doanh nghiệp phải làm việc thu thập thông tin ý kiến của nhân viên một cách thủ công, thì bây giờ với không gian văn phòng điện tử người quản lý sẽ thực hiện qua hệ thống phần mềm theo từng cấp bậc.

Việc phân chia công việc cho từng cá nhân cũng được tối ưu hóa một cách hiệu quả và khoa học. Người quản lý sẽ kiểm tra được quá trình làm việc cũng như hiệu suất lao động của nhân viên để đánh giá và xét thưởng một cách công tâm và minh bạch nhất trên nền tảng văn phòng điện tử hiện nay.

Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành

Việc in ấn truyền thống từ lâu đã trở thành một Công cụ được săn đón hết sức nồng nhiệt. Thế nhưng, trong thời đại kỹ thuật số như hiện nay việc in ấn, mua giấy, bút mực,… sẽ tốn rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Với không gian lưu trữ rộng lớn của văn phòng điện tử cũng như cách số hóa giấy tờ một cách khoa học doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian chi phí vận hành, cũng như giảm tải được việc in ấn một khối lượng tài liệu khổng lồ ra giấy và lưu trữ nó tại các kệ thủ công.

Tăng năng suất lao động

Việc số hóa giấy tờ, chuyển đổi mô hình văn phòng truyền thống sang mô hình văn phòng trực tuyến sẽ giúp tăng năng suất lao động cho nhân viên vì mọi thao tác được thực hiện một cách nhanh chóng, chỉ cần một cú click chuột là tài liệu đã đến nơi cần đến và xử lý một cách nhanh gọn.

Mô hình văn phòng điện tử trên thế giới và Việt Nam

Những lợi ích của việc chuyển đổi số là không thể phủ nhận. Có thể thấy rằng, nó đã cải tiến bài toán kinh doanh và đưa chúng lên một tầm cao mới. Với mô hình văn phòng Vật lý, chưa chắc doanh nghiệp của bạn có đủ không gian để lưu trữ các dữ liệu giấy tờ quan trọng. Mặt khác, việc giấy tờ quan trọng bị hư hao trong thời gian dài cũng là một nút thắt cần tháo gỡ. Chính vì vậy mô hình văn phòng điện tử đã phát triển và góp mặt mình vào hệ sinh thái chuyển đổi số một cách gọn gàng nhất để lưu trữ tài liệu bảo mật của công ty và doanh nghiệp.

Sự chuyển mình của doanh nghiệp trong từng giai đoạn luôn có sự góp mặt của văn phòng điện tử, nó là một bước ngoặt làm thay đổi nền quản trị truyền thống thủ công nặng tính giấy tờ và trao đổi trực tiếp sang cách quản lý trực tuyến giao việc làm việc lưu trữ giấy tờ bằng việc số hóa đơn. Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, văn phòng điện tử được coi là chiếm ưu thế và là phát súng đi đầu khẳng định sức ảnh hưởng của mình đến các doanh nghiệp trong nước. Khi nở rộ tại Việt Nam, nhận thấy được những tích cực mà văn phòng trực tuyến mang lại các doanh nghiệp đã có một tư duy tích cực rằng trong quá trình chuyển đổi số họ không thể nào thiếu được những chuyển đổi thông minh bằng văn phòng điện tử.Các nhà quản lý đã sao chép một cách có chọn lọc một mô hình văn phòng truyền thống vốn có để hệ thống hóa chuyển đổi số tất cả các dữ liệu thành văn phòng điện tử.

Vì sao năm 2022 là năm của văn phòng điện tử?

Có thể nói các kiến thức và những hiểu biết của chúng ta về kỹ thuật số cho đến hiện tại đã đủ để con người có thể ứng dụng những mặt tích cực của nó cho công việc của mình. Trong địa hạt chuyển đổi số mà đặc biệt là chuyển đổi mục văn phòng vật lý sang một văn phòng điện tử thiên số hóa như hiện nay chúng ta đã và đang làm rất tốt. Có thể đánh giá năm 2022 chính là năm mà văn phòng điện tử vươn mình chinh phục các phân khúc khách hàng của mình một cách hiệu quả nhất.

Khi các doanh nghiệp đã dần nhận thức rằng việc quản lý một văn phòng truyền thống, không gian lưu trữ tài liệu vật lý cũng như quản lý hàng 100 con người bằng đôi mắt cũng như lý trí bình thường đã quá mệt mỏi, thì văn phòng điện tử chính là giải pháp tối ưu để đưa đến một cách quản lý logic, hợp lý nhất cho người lãnh đạo.

Văn phòng điện tử không đơn phương ly khai khỏi những giá trị của một văn phòng truyền thống. Thế nhưng nó cải tiến hơn văn phòng truyền thống ở điểm, mọi thao tác thủ tục đều được số hóa và làm việc với máy thay vì làm việc rập khuôn cứng nhắc. Từ đó, năng suất lao động cải tiến, chi phí vận hành giảm xuống, lợi nhuận tăng lên. Những rủi ro trong kinh doanh có thể lường trước được với mô hình văn phòng điện tử.

Muốn triển khai văn phòng điện tử, doanh nghiệp cần gì?

Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, báo cáo: các doanh nghiệp cần chuẩn hóa hệ thống giấy tờ và chuyển đổi nó thành các file gọn gàng để nhân viên có thể làm theo.

Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp: không phải cứ bạ đâu làm đó mà người quản lý doanh nghiệp cần phải xác định được mô hình văn phòng điện tử phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty mình. Cũng giống như khi xây một ngôi nhà chúng ta cần phải lựa chọn được chất liệu, phù hợp với túi tiền, với mong muốn của bản thân. Không nên chạy theo trend, để rồi nhận lại những kết quả chuyển đổi không như mong muốn.

Lên kế hoạch, hướng dẫn, triển khai: Lúc này, bạn cần lên chi tiết thời gian thực hiện công việc, deadline của việc xây dựng văn phòng điện tử này, những ai làm phần gì cũng như các phần sẽ liên kết với nhau ra sao. Đây là bước quan trọng trong quá trình xây dựng văn phòng điện tử. Từ hệ thống dữ liệu được chuẩn hóa, đây mới là quá trình “xây dựng” thực sự một văn phòng. 

Kiểm tra, đo lường, giám sát: Đây là bước vô cùng quan trọng cho một dự án nói chung. Điều này cần sự am hiểu của người quản lý. Những kiểm tra đánh giá đo lường và giám sát sẽ giúp cho nhà quản lý có thể 

Kết nối với nhân viên, cũng như lập ra những yêu cầu, những góp ý những nhận xét tức thì, Để kịp sửa chữa và vận hành công việc tốt hơn.

Những lý do nên chọn giải pháp E – Office tại SmartOSC DX

SmartOSC DX là đơn vị có 15 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin…, cung cấp các giải pháp chuyển đổi số quản trị doanh nghiệp như: HRM, CRM, E-Office,  Recruit, RPA.  SmartOSC DX sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi số, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo.

Việc lo ngại về chi phí cho đội ngũ chiến lược chuyển đổi số bảo mật của SmartOSC DX  không còn là vấn đề vì chúng tôi luôn tư vấn kỹ càng các mức phí phù hợp với loại hình doanh nghiệp, đảm bảo và cam kết tính rủi ro thấp nhất có thể. 

Ngoài ra, SmartOSC DX luôn linh hoạt xử lý mọi tình huống khi khách hàng cần. Chúng tôi cam kết đưa ra gói hướng dẫn và bảo trì khi gặp sự cố ngoài ý muốn. Với SmartOSC DX, khách hàng luôn là điểm tựa và là sự kết nối để chúng tôi phát triển hơn nữa.

Tóm lại, văn phòng điện tử chính là bước nhảy vọt về công nghệ quản trị mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên có. Một sự chuyển đổi về mô hình văn phòng từ truyền thống sang điện tử nếu thành công sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí vận hành cũng như gia tăng được doanh thu. Mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ ngay với SmartOSC DX qua hotline (+84) 24 710 8 1222  để được tư vấn.