Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Xu hướng dịch chuyển văn phòng điện tử trong các doanh nghiệp FDI Nhật Bản

Văn phòng điện tử được sảng tạo với những tính năng hiện đại giúp lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp, tổ chức điều hành quản lý công việc của mình một cách dễ dàng, thuận tiện. Trong lúc hai nước Việt Nam và Nhật Bản có những kí kết hợp tác chung thì công cụ này được xem là ra đời đúng lúc. Phần mềm này được xem là giải pháp mới trong thời đại chuyển đổi số ngày nay để các doanh nghiệp dịch chuyển sang “văn phòng không giấy”.

Văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử có thể hiểu là phần mềm có sự tích hợp đầy đủ những ứng dụng nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành công ty dựa trên nền tảng công nghệ thông tin như sử dụng các thiết bị kết nối Internet. Để hiểu một cách thực tế thì văn phòng điện tử là một công cụ làm việc thay thế cho các loại giấy tờ và những quy trình mang tính thủ công đang sử dụng trong doanh nghiệp.

Tùy vào mô hình doanh nghiệp mà văn phòng điện tử bao gồm nhiều thành phần khác nhau, bởi vì trên thực tế, các hoạt động, công việc của một văn phòng làm việc rất đa dạng. Chính vì vậy, văn phòng điện tử sẽ được thiết kế và sáng tạo theo các phân hệ chức năng nhằm đáp ứng toàn diện các tiện ích và vận hành một cách hiệu quả.

Lý do văn phòng điện tử được ứng dụng phổ biến?

Lợi ích và những điểm ưu việt của văn phòng điện tử là gì? Không chỉ đơn giản là vấn đề thay đổi phương thức, công cụ làm việc, loại văn phòng này được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và đưa vào triển khai trong văn phòng bởi:

Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại

Thông thường các công ty FDI Nhật Bản sử dụng hệ thống hồ sơ, tài liệu và sổ sách để lưu trữ dữ liệu, quản lý công việc, quản lý nhân sự. Thay vào đó văn phòng mới này sẽ tạo ra một môi trường làm việc hoàn toàn khác biệt, đó là môi trường “số hóa”. Tất cả công việc, nghiệp vụ và tương tác đều được thực hiện qua phương tiện điện tử.

Mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng giải pháp điện tử để truy cập, lấy thông tin, dữ liệu phục vụ công việc. Trong môi trường làm việc điện tử, các bộ phận có thể dễ dàng tương tác, thảo luận, trao đổi ý kiến, chia sẻ các tài liệu nhanh chóng và kịp thời. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo các cuộc họp trực tuyến dễ dàng, thuận tiện mà không cần thiết phải có mặt trực tiếp tại văn phòng.

Thiết lập hệ thống quản lý tập trung

Trước đây, để theo dõi được tình hình công việc, bộ phận lãnh đạo và quản lý phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này gây mất thời gian và kém hiệu suất nhưng khi sử dụng văn phòng điện tử, tất cả các công việc này có thể thực hiện qua hệ thống phần mềm theo từng cấp bậc.

Văn phòng điện tử thiết lập một hệ thống quản lý để liên kết chặt chẽ theo cấp từ cao xuống thấp một cách khoa học. Người lãnh đạo của doanh nghiệp có thể dễ dàng phân công các nhiệm vụ, công việc cho nhân viên. Nhờ vào đó mà bộ máy hoạt động của doanh nghiệp được cơ cấu chặt chẽ để dễ giám sát và quản lý hơn.

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý tập trung hỗ trợ không chỉ ban lãnh đạo mà còn giúp toàn bộ đội ngũ nhân viên có thể dễ dàng tra cứu và lưu trữ dữ liệu, thông tin. Các văn bản được phân chia một cách khoa học theo từng phòng ban, dự án, công việc, …

Hơn nữa, các nhân viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt kịp thời các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho nhau ở từng nội dung. Qua đó tiến độ công việc sẽ được tăng tốc nhờ mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, nên giúp nâng cao năng suất công việc.

Tạo môi trường làm việc công nghệ số 

Như đã đề cập ở trên, văn phòng điện tử được coi là “bước chân đầu tiên” để các doanh nghiệp có thể làm quen và dễ dàng hơn trong tham gia cuộc cách mạng chuyển đổi số toàn diện của mình. 

Nếu như văn phòng truyền thống cũ công việc quản lý con người, tài liệu là thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì khi chuyển qua loại văn phòng này tất cả những công việc đó đều được số hóa. Điều đó thể hiện ở sự tương tác không giới hạn khoảng cách về không gian và thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như giấy tờ, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được hoàn thành thông qua chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. 

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Sử dụng văn phòng điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí như:  không gian lưu trữ, mua giấy tờ, bút mực, các công cụ lưu trữ tài liệu, hồ sơ, chi phí đi lại. Các nghiệp vụ trên được xử lý nhanh chóng và thuận tiện dựa trên nền tảng công nghệ thông tin, giúp các tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và có thể tập trung làm những công việc khác tốt hơn.

Theo báo cáo của Liên đoàn Lao động TP Hồ Chí Minh, từ khi triển khai (1/2018) tới nay, việc ứng dụng văn phòng số này đã được triển khai tại Cơ quan Liên đoàn Lao động TP, tất cả đơn vị sự nghiệp trực thuộc, gồm 24 liên đoàn lao động quận, huyện và 29 công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở.

Việc triển khai này đã góp phần rút ngắn thời gian xử lý nhiều công văn, trao đổi thông tin, chỉ đạo đến cấp công đoàn rất nhanh chóng, chính xác. Đồng thời tiết kiệm chi phí in ấn, không gian lưu trữ đồng bộ văn bản cho toàn bộ hệ thống công đoàn TP.

Ví dụ cụ thể, trước đây, đối với các văn bản đi, từ việc in ấn, bỏ vào bao thư, chuyển bưu điện… từ thành phố đến cơ sở và ngược lại thời gian phải mất từ 3-5 ngày. Hiện nay, thời gian phát hành trên loại văn phòng này chỉ khoảng 3 phút.

Giảm tải áp lực cho các bộ phận 

Phần mềm văn phòng điện tử được sáng tạo ra với mục tiêu tạo ra một quy trình làm việc rõ ràng, phân công nhiệm vụ rành mạch cho từng cá nhân để đề cao tính tự giác và khuyến khích sự đúng giờ, chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp từng cá nhân cũng như các bộ phận giảm tải được công việc so với phương thức truyền thống có nhiều quy trình phức tạp, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp đó.  

Tăng năng suất lao động

Áp dụng văn phòng điện tử tại doanh nghiệp là một trong những giải pháp tối ưu giúp nhân sự cải tiến công việc, xử lý các công việc mang tính chuyên nghiệp và hiệu quả. Triển khai văn phòng hiện đại này thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại hóa và tối ưu năng suất lao động.

Văn phòng điện tử – Thúc đẩy “số hóa” doanh nghiệp

Trong thời đại của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã bùng nổ và phổ biến ở mọi lĩnh vực, sử dụng các giải pháp điện tử tại các doanh nghiệp được coi là một xu thế tất yếu. Văn phòng hiện đại này sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số nhanh chóng và toàn diện hơn.

Kết Luận

Văn phòng điện tử là một hệ thống phần mềm quản lý văn phòng toàn diện từ việc quản lý đến việc điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng dựa vào nền tảng trực tuyến trên mạng máy tính. Mong rằng chia sẻ này từ SmartOSC DX đã giúp cho bạn và doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm văn phòng điện tử. 

Với những tính năng hiện đại, tiện ích phần mềm văn phòng điện tử SmartOSC DX đáp ứng đầy đủ yêu cầu của các doanh nghiệp, phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp có hệ thống đại lý lớn phân bố rộng khắp trên cả nước. Để được tư vấn nhiều thông tin, hãy liên hệ ngay với chúng tôi