Quản lý khách hàng - CRM

10 Tính Năng Của Phần Mềm CRM – Hữu Ích Cho Mọi Doanh Nghiệp

Phần mềm CRM tính tới thời điểm hiện tại – 2021 đã là giải pháp không thể thiếu tại mỗi doanh nghiệp. Bởi nhiều công dụng nó mang lại giúp doanh nghiệp tăng trưởng lợi nhuận nhanh chóng. Tuy nhiên, vẫn có nhiều lãnh đạo chưa khai thác hết những lợi ích nó mang lại. Trong bài viết này, SmartOSC DX sẽ tiết lộ cho bạn 10 tính năng của phần mềm CRM – hữu ích cho mọi doanh nghiệp.

Thư viện tài liệu chuyên dụng

Mỗi doanh nghiệp đều sở hữu cho mình vô vàn tài liệu phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau và các tài liệu đó cũng có nhiều định dạng, tính chất khác nhau: PDF, Word, bài thuyết trình, hóa đơn… Có nhiều loại tài liệu như vậy, bạn sẽ cần có một thư viện trực tuyến để lưu trữ chúng để khi cần có thể tìm kiếm dễ dàng. 

Một hệ thống thư viện khoa học với bộ lưu trữ khủng là điều doanh nghiệp cần, nó vừa giúp bạn truy cập nhanh, loại bỏ tài liệu trùng lặp lại có thể chia sẻ thông tin dễ dàng. Đây cũng là tính năng khiến nhiều doanh nghiệp sở hữu phần mềm CRM hài lòng nhất. 

Ví dụ: phần mềm Zoho CRM với tính năng quản lý tài liệu được tích hợp trong hệ thống. Nó đảm bảo đúng người có quyền truy cập vào đúng tài liệu và liên kết các tài liệu này với giao dịch tương ứng của họ với kho lưu trữ tập trung cho tất cả tài liệu bán hàng của bạn. Hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong các khâu quản lý, phân bổ hay chia sẻ tài liệu cho nhân viên.

• Quyền truy cập tập trung vào tài liệu bán hàng, bảng dữ liệu và các tài liệu liên quan khác.
• Chia sẻ tài liệu theo phân cấp vai trò hoặc tính cần thiết của dự án với đội nhóm và các cá nhân.
• Đính kèm tài liệu vào khách hàng tiềm năng hoặc giao dịch và xem nhiều phiên bản tài liệu bằng các tab tài liệu.

Phân quyền truy cập cho người dùng

Phân quyền truy cập cho người dùng là bước tiến mang tính đột phá của các phần mềm CRM. Trong mọi hoạt động kinh doanh/sản xuất/quản lý của doanh nghiệp có rất nhiều tài liệu khác nhau và không thể để tất cả nhân viên có thể truy cập vào mọi tài liệu nên tính năng phân quyền truy cập của CRM sẽ giúp nhà lãnh đạo quản lý thông tin tốt hơn, đảm bảo an toàn bảo mật. Dữ liệu khách hàng có thể bao gồm nhiều thông tin cá nhân quan trọng hay những chi tiết về giao dịch, đơn hàng. 

Đây là tính năng vô cùng quan trọng bởi nó cho phép phân quyền truy cập theo từng cấp vụ khác nhau trong doanh nghiệp và có thể quản lý từng nhân sự về thông tin họ có thể tiếp cận.

Tự động hóa quy trình làm việc

Trong hoạt động kinh doanh không thể tránh khỏi có nhiều tác vụ cần lặp đi lặp lại, khi thực hiện chúng thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và giảm hiệu quả. Ứng dụng phần mềm CRM sẽ là giải pháp tối ưu những quy trình đó, bởi CRM có thế giúp doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động đó một cách dễ dàng, mang lại hiệu quả cao.

Những hoạt động phổ biến thường được tự động hóa như: Tự động hóa tiếp thị, tự động hóa lực lượng bán hàng, tự động hóa quản lý dữ liệu,… 

Hỗ trợ đa tiền tệ

Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động đa quốc gia, cần phải giao dịch với khách hàng ngoại quốc thường xuyên, chắc chắn bạn phải cần một phần mềm có tính năng hỗ trợ đa tiền tệ. Có thể đưa ra các phân tích, báo cáo về thị trường tiền tệ, giá cả, tỷ suất lợi nhuận, hay các thông tin tài chính khác để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh và tối ưu hóa chúng.

CRM cho phép doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi tiền tệ trực tuyến, thu thập dữ liệu tài chính…. nhanh gọn giúp bạn thực hiện trao đổi, giao dịch với khách hàng quốc tế dễ dàng và có thể cho họ thấy sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc.

Tích hợp với các nhà cung cấp Email

Thay vì phải chuyển đổi qua lại giữa email và CRM, thì những giải pháp CRM hiện nay đã cho tích hợp luôn với các nhà cung cấp email để người dùng có thể thực hiện nó nay trên hệ thống. Bất kỳ ai được cấp quyền truy cập đều có thể xem được những email này.

Nắm bắt khách hàng tiềm năng từ các trang web

Liên kết website của doanh nghiệp, website bán hàng với CRM giúp doanh nghiệp luôn được thông báo và phản hồi khi có khách hàng ghé thăm hoặc mua hàng. Điền này khiến bạn không bị bỏ lỡ bất kỳ vị khách nào. Bên cạnh đó, mọi thông tin của khách hàng đều được CRM lưu trữ lại, tự động thiết lập quy trình làm việc đảm bảo gia tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng sang khách hàng trả tiền. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể mở rộng tệp khách hàng, tăng tốc quá trình bán hàng, liên tục có sự tương tác gia tăng mối quan hệ thân thiết với họ và luôn chủ động nắm bắt thông tin, xử lý kịp thời.

Cho phép API

API là viết tắt của Application Programming Interface (Giao diện lập trình ứng dụng). Chức năng này cho phép các phần mềm, ứng dụng khác nhau có thể tương tác, chuyển đổi thông tin hay tổng hợp thông tin về một hệ thống.

Với hệ thống CRM, bạn có thể tích hợp các ứng dụng khác nhau vào hệ thống của chúng tạo sự tiện lợi khi sử dụng. Ví dụ: phần mềm quản lý khách hàng Zoho CRM, nó cho phép tích hợp các giải pháp trong hệ sinh thái của chúng (Zoho People, Zoho Project, Zoho People Plus…) và cả những ứng dụng bên ngoài (Zoom, Teams, Slack…)

Khi có API, nhà phát triển phần mềm còn dễ dàng ra mắt nhiều công cụ bổ sung tích hợp trong hệ thống, vừa tiết kiệm chi phí lại gia tăng tính hiệu quả cho người dùng.

Báo cáo tùy chỉnh

Báo cáo tùy chỉnh giúp nhân viên linh hoạt hơn trong quy trình thực hiện dự báo hoạt động bán hàng, hay phân tích các cơ hội, xu hướng trong tương lai… Đây sẽ là công cụ khiến cho bài báo cáo được tạo ra một cách khoa học nhưng vẫn đầy sáng tạo vượt xa các báo cáo tiêu chuẩn.

Theo dõi email

Doanh nghiệp sẽ không thể nắm bắt, xác định được ai là khách hàng tiềm năng, ai là khách hàng trả tiền khi thực hiện gửi email hàng loạt mà không biết gì về cách họ phản hồi những chiếc email đó. Điều này rất dễ gây tâm lý hoang mang, lo lắng cho nhân viên và sẽ làm giảm hiệu suất bán hàng.

Với tính năng theo dõi email của phần mềm CRM, chúng sẽ giúp bạn biết được mọi thông tin về những hành động liên quan để email đã gửi cho khách hàng: ai đã mở, mở vào thời gian nào, họ có click vào đường linh nào được đính kèm trong đó không… Khi có nắm rõ các thông tin như vậy, nhân viên sẽ dễ dàng đưa ra các hành động phù hợp với từng đối tượng khách hàng để chuyển đổi họ nhanh chóng.

Diễn đàn người dùng

Diễn đàn người dùng là điều cực kỳ cần thiết cho mỗi doanh nghiệp. Nó sẽ là nơi doanh nghiệp với khách hàng tương tác, trao đổi với nhau, có thể giải quyết ngay lập tức những phản hồi của khách hàng. Điều này không chỉ giảm tải áp lực cho nhân viên chăm sóc khách hàng mà còn gia tăng niềm tin, thương hiệu của doanh nghiệp đối với khách hàng.

10 tính năng của phần mềm CRM – hữu ích cho mọi doanh nghiệp đã được SmartOSC DX chia sẻ trong bài viết trên. Hy vọng nó sẽ giúp doanh nghiệp khai thác nhiều tiềm năng của phần mềm CRM hơn để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh. Liên hệ với chung tôi qua hotline (+84) 24 710 8 1222 để đăng ký sử dụng phần mềm CRM trực tiếp và nhận nhiều phần quà ưu đãi.