Uncategorized

7 Yếu Tố Cần Có Để Đảm Bảo Kế Hoạch Thành Công

Việc tạo lập và theo dõi một bản kế hoạch mang tính chiến lược là điều cần thiết cho một tổ chức hoạt động vững mạnh và hiệu quả, đặc biệt là trong môi trường kinh tế và chính trị luôn thay đổi ngày nay. Dù bạn đang muốn thiết lập ra những tầm nhìn và sứ mệnh hay đặt ra các mục tiêu phát triển, thì việc cân nhắc bạn muốn doanh nghiệp mình ở đâu trong tương lai và những hành động cần triển khai sẽ là điều cần thiết.

Việc lập ra một bản kế hoạch đồng nghĩa với việc tạo cơ sở cho tổ chức của bạn tuân thủ theo một sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của nó. Doanh nghiệp nên dành thời gian để suy nghĩ nên tập trung nguồn lực vào đâu để đạt được những mục tiêu đã định ra, đồng thời đảm bảo tất cả các bên liên quan đều phù hợp và hướng đến mục tiêu chung. 

Trong quyển sách “Cách kiểm soát thời gian và cuộc sống” sản xuất năm 1973, tác giả Alan Lakein từng nói “Không lập kế hoạch nghĩa là lập kế hoạch thất bại”.  Đó là lý do để một kế hoạch thành công cần phải có chiến lược bài bản cùng thời gian thực hiện. Vậy để đảm bảo một kế hoạch thành công thì ta phải đảm bảo những yếu tố nào nữa?

7 yếu tố cần cho việc đảm bảo kế hoạch thành công 

Thiết lập một quy trình hợp tác giữa các phòng ban 

Hợp tác chính là yếu tố cốt lõi đảm bảo cho một kế hoạch thành công. Một quy trình càng rộng và cần sự hợp tác cao thì bạn càng cần nhiều sự hỗ trợ từ nhiều bên liên quan. Sự chính xác đến từng chi tiết trong bản kế hoạch sẽ phản ánh chính xác tầm nhìn của doanh nghiệp bạn trong tương lai. 

Kế hoạch phải dựa trên dữ liệu chính xác

Các bản kế hoạch thường được lập ra dựa trên những giả định và cảm tính của nhân viên. Tuy nhiên, việc tạo ra một bản kế hoạch không thu thập đầy đủ dữ liệu sẽ khiến bạn thất bại ngay từ đầu. Hãy bắt đầu từng bước từ việc thu thập thông tin, nói chuyện với khách hàng, những dữ kiện mà bạn có trong hệ thống dữ liệu. Nên nhớ điều quan trọng là bạn phải biết tập trung vào những dữ liệu mới nhất và chính xác nhất chứ không nên quan tâm đến những con số của quá khứ. 

Đặt mục tiêu rõ ràng và phân chia vai trò trách nhiệm 

Ở nhiều doanh nghiệp, một nhóm lập kế hoạch được lập ra mà không rõ ràng về trách nhiệm cụ thể của từng người. Việc này gây ra sự thiếu kỳ vọng của những người tham gia lập kế hoạch. Đó là lý do khi tập hợp những người lên kế hoạch phải tìm đúng người, trao quyền cho họ, khuyến khích họ chia sẻ những ý tưởng của mình…

Xác định cơ hội và thách thức với mô hình SWOT

Song song với việc đánh giá thị trường bên ngoài, việc đánh giá nội bộ của tổ chức sẽ tạo cơ sở cho một bản kế hoạch hoàn hảo. Phân tích SWOT tiết lộ cho bạn điểm mạnh, yếu, cơ hội hay những mối đe dọa của tổ chức. Từ những thông tin này, nhà lãnh đạo có thể đưa ra những chiến lược tận dụng các cơ hội để bù đắp rủi ro từ những mối đe dọa tiềm tàng. 

Theo dõi sự hiệu quả của kế hoạch hàng tháng và hàng quý

Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện các mục tiêu trong bản kế hoạch đều đặn là chìa khóa đảm bảo con tàu đang đi đúng đường ray và đảm bảo chỉnh sửa ngay khi cần thiết. Cần phải thiết lập kỷ luật để đạt đúng tiến độ và thường xuyên báo cáo cáo kết quả . Việc đánh giá kinh doanh theo quý cần bao gồm một báo cáo tình hình triển khai chiến lược thông qua các chỉ số thể hiện. 

Một kế hoạch thành công cần có thời gian

Việc thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp phải được lên kế hoạch cẩn thận. Việc này là một quá trình liên tục và lâu dài nên yếu tố thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng. 

Nhà khoa học Albert Einstein đã từng nói : 

“Nếu tôi gặp một vấn đề trong cuộc sống và tôi chỉ có 1 giờ để giải quyết nó, tôi sẽ dành ra 40 phút để kiểm tra, 15 phút để xem lại và giải quyết nó trong vòng 5 phút”. Câu nói thể hiện tầm quan trọng của việc chuẩn bị một kế hoạch.

Không chống lại kế hoạch

Khi bạn đang thiết lập các mục tiêu trong toàn tổ chức, bạn có thể gặp những thành viên trong nhóm đối đầu, những người sẽ khó chịu trong việc thay đổi hay muốn chống lại định hướng chiến lược. Việc này không có gì là to tát trong giai đoạn đầu, nhưng khi kế hoạch được củng cố và đưa ra toàn bộ tổ chức để thực hiện, nhóm chiến lược phải thống nhất một tầm nhìn. Nhóm triển khai kế hoạch không thể chống lại kế hoạch đã đề ra. 

Việc thảo luận sẽ giúp các thành viên trong nhóm điều chỉnh suy nghĩ và giải quyết các vấn đề còn vướng mắc. Người lãnh đạo doanh nghiệp phải đưa ra quyết định và trình bày thông điệp rõ ràng đến mọi thành viên trong công ty. 

Tạm Kết

Ngoài kết hợp 7 yếu tố liệt kê ở phía trên, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn các phần mềm quản lý công việc và kế hoạch để đảm bảo tổ chức của bạn đang đi đúng hướng.

SmartOSC DX hiện đang là đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý công việc và lập kế hoạch hiệu quả. Với giải pháp E-Office, SmartOSC DX tự tin đây là phần mềm tốt nhất và uy tín nhất trên thị trường.

Zoho E-Office sẽ giúp số hóa toàn bộ các quy trình giấy tờ cũng như minh bạch thông tin giữa tất cả phòng ban giúp đảm bảo sẽ không xảy ra thiếu hụt thông tin trong dự án hoặc kế hoạch. Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát, quản lý mọi nơi với ứng dụng di động.

Zoho E-Office chính là một phần mềm hỗ trợ cho việc lập kế hoạch dự án để tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực và giảm thiểu rủi ro tối đa cho bất cứ doanh nghiệp nào.

Liên hệ ngay với SmartOSC DX để được tư vấn giải pháp E-Office ngay hôm nay.