Quản lý khách hàng - CRM

8 Phương Pháp “Thông Minh” Khi Quản Lý Data Khách Hàng

Yếu tố đứng sau thành công của các chiến dịch kinh doanh chính là kho dữ liệu mà doanh nghiệp có được về thông tin khách hàng. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn còn yếu về khâu quản lý dữ liệu. Hiểu được điều đó, SmartOSC DX sẽ chia sẻ 8 phương pháp “thông minh” khi quản lý data khách hàng cho bạn đọc.

Chú trọng bảo mật

Dù doanh nghiệp có dùng bất kỳ phần mềm công nghệ thông minh nào, hiện đại đến đâu thì bạn vẫn phải tìm hiểu xem giải pháp quản lý data khách hàng đó có an toàn bảo mật không. Thao các nghiên cứu, chi phí trung bình mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ bị thiệt hại trung bình 120.000$ cho mỗi lần vi phạm dữ liệu. Vì vậy, các doanh nghiệp hiện nay cần phải coi trọng bảo mật cho hệ thống data khách hàng.

Các dữ liệu về khách hàng đều là thông tin cá nhân của họ như: nhân khẩu học, số điện thoại, địa chỉ nhà, hành vi mua hàng… nên những thông tin này cần phải được bảo mật. Đó cũng là cách doanh nghiệp xây dựng niềm tin với khách hàng và tránh được các rắc rối về vi phạm dữ liệu. Doanh nghiệp phải đảm bảo an toàn thông tin cho khách hàng bằng các phần mềm quản lý chuyên nghiệp.

Gây dựng niềm tin cho khách hàng của mình

Đã có nhiều vụ bê bối của Facebook khiến khách hàng mất niềm tin, minh chứng là vào năm 2018, người dùng Facebook đã phát hiện mình bị Cambridge Analytica thu thập mà họ không hề hay biết. Cụ thể khoảng 50 triệu người dùng Facebook trên toàn thế giới đã bị công ty dữ liệu này thu thập thông tin cá nhân của họ. Điều này đã làm dấy lên làn sóng phẫn nộ khiến họ mất niềm tin vào công ty. Khiến FaceBook bị khủng hoảng truyền thông lớn, bị người dùng yêu cầu điều tra và Facebook đã phải chịu tổn thất nặng nề vì bị nhiều người dùng rời bỏ mạng xã hội lớn nhất hành tinh này.

Đây là ví dụ rõ ràng nhất cho việc nếu doanh nghiệp không tạo được niềm tin với khách hàng của mình sẽ không thể có cơ hội phát triển thương hiệu. Minh bạch về chính sách thu thập thông tin, đảm bảo an toàn dữ liệu người dùng là điều kiện tiên quyết lấy trọn niềm tin của khách hàng đối với thương hiệu, nó cũng như một cách truyền thông về doanh nghiệp gián tiếp lan tỏa đến khách hàng tiềm năng.

Thu thập những dữ liệu thực sự cần thiết

Sở hữu nhiều dữ liệu nhưng không có tính ứng dụng cao chỉ làm cho doanh nghiệp tốn thời gian và còn khiến quy trình quản lý trở nên phức tạp hơn. Khi thu thập data khách hàng cần lên chiến lược cụ thể: thu thập vào mục đích gì, khai thác được những gì ở dữ liệu này, làm thế nào để thu thập dữ liệu phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp, dữ liệu thu thập được sẽ mang đến những trải nghiệm gì cho khách hàng?…. 

Đầu tư vào phần mềm quản lý data khách hàng

Thời đại 4.0 đã mang lại cho doanh nghiệp nhiều công nghệ hiện đại hỗ trợ thực hiện quản lý các hoạt động trong nội bộ và quá trình kinh doanh. Sẽ không còn phải thực hiện thu thập, lưu trữ dữ liệu theo các phương pháp truyền thống, mất thời gian những điều này sẽ được thay thế bằng phần mềm quản lý khách hàng. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản vô giá này an toàn và thông minh.

Ví dụ: Phần mềm quản lý khách hàng Zoho CRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả. Các tính năng của nó được thiết kế nhằm thu thập, quản lý, phân tích thông tin khách dựa trên các dữ liệu có sẵn.

Zoho CRM sẽ giải quyết nỗi lo thất lạc dữ liệu, hay sự trùng lặp dữ liệu trong hệ thống. Ngoài ra, hệ thống còn được trang bị nhiều tính năng ưu việt hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch triển khai chiến dịch tiếp thị, thu hút khách hàng và có được những cơ sở dữ liệu rõ ràng, hữu ích như: Tự động hóa Marketing, Hỗ trợ Telesales giúp tiết kiệm thời gian nhập Lead, Tăng hiệu quả cho các chiến dịch quảng cáo, Tiếp nhận thông tin từ khách hàng để chuyển tiếp để bộ phận chăm sóc khách hàng, tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin… 

Sao lưu dữ liệu 

Theo các nghiên cứu có hơn 58% các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có sự chuẩn bị cho việc bị mất dữ liệu khách hàng. Rõ ràng, phần trăm bị mất dữ liệu là rất lớn, và khi mất dữ liệu sẽ có 60% các doanh nghiệp SME phải ngừng hoạt động trong 6 tháng. Có thể thấy tác động cực kỳ xấu từ việc mất dữ liệu. Vậy nên sao lưu dữ liệu là phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp đảm bảo độ an toàn tuyệt đối cũng như thể hiện sự uy tín của thương hiệu, gia tăng niềm tin của khách hàng với doanh nghiệp mình. Sao lưu còn giúp loại bỏ nhiều mối nguy hãy nếu không may hệ thống thông tin của doanh nghiệp gặp sự cố thì bạn vẫn có thể đảm bảo an toàn cho data. Đây là các thông dụng, nhưng cũng hữu ích nhất để doanh nghiệp tự bảo vệ mình và khách hàng.

Dọn dẹp dữ liệu khách hàng 

Cần loại bỏ các dữ liệu khách hàng lỗi thời, không còn tác dụng. Cụ thể, bạn hãy xác thực thông tin của khách như: số điện thoại, nhà riêng, Email sau đó sàng lọc và loại bỏ các liệu hệ hết giá trị đang gây lãng phí bộ nhớ, làm sạch những thông tin không cần thiết. Để khâu dọn dẹp dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng hơn, bạn nên sử dụng phần mềm CRM, chúng sẽ tự động dọn dẹp giúp bạn và cập nhật các thông tin nhanh chóng, chính xác. Làm sạch dữ liệu là bước không thể thiếu trong quy trình quản lý hồ sơ khách hàng. Công đoạn này giúp nâng cao giá trị dữ liệu, sàng lọc đối tượng khách hàng tiềm năng. 

Đào tạo quản lý data khách hàng cho nhân sự

Ngoài việc phải tìm hiểu các công cụ quản lý khách hàng hiện quả, doanh nghiệp đừng quên phải đào tạo nhân viên quản lý data khách hàng vì họ cũng chính là người sẽ trực tiếp sử dụng các phần mềm quản lý đó. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các tổn thất không may nhân viên gây ra như xóa nhầm dữ liệu khách hàng, hay không hiểu các công cụ quản lý… Đặc biệt, các nhân viên tại bộ phận Marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng càng phải hướng dẫn cụ thể và chi tiết.

Quản lý thông tin khách hàng thông qua việc cấp quyền truy cập

Sau khi đã xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng chắc chắn, thì doanh nghiệp nên nghĩ đến việc cấp quyền truy cập hệ thống . Để kho dữ liệu khách hàng thực sự mang lại sự hữu ích thì hệ thống đó phải truy cập được mọi lúc mọi nơi an toàn tiện lợi. 

Điều giúp truy cập kho dữ liệu đó an toàn, hiệu quả thì sở hữu một phần mềm quản lý khách hàng có tính năng bảo mật cao là thứ rất cần thiết,tránh vi phạm thông tin người dùng.

Quản lý data khách hàng không chỉ giúp mở rộng thị trường, mà còn giúp gia tăng uy thí, thu về lượng lớn khách hàng tiềm năng. Ứng dụng quản lý khách hàng thông minh là công cụ hữu tối ưu tính bảo mật dữ liệu.

• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý hồ sơ
• Quản lý lịch sử hợp đồng
• Quản lý nhân viên phụ trách khách hàng 
• Quản lý chăm sóc khách hàng
• …

Zoho CRM là phần mềm quản lý khách hàng cung cấp đầy đủ tính năng giúp doanh nghiệp thực hiện thu thập, chăm sóc khách hàng và chạy các chiến dịch kinh doanh cực kỳ hiệu quả, thu về lợi nhuận lớn sau một thời gian ngắn.

Hy vọng 8 phương pháp quản lý data khách hàng trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện hoạt động quản lý tốt hơn, tối ưu hệ thống và thu về cho mình lượng lớn data khách hàng chất lượng. Mọi vấn đề cần giải đáp hãy liên hệ ngay với SmartOSC DX qua số (+84) 24 710 8 1222 để được giải đáp tận tình.