Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Chiến Lược E-Office Thành Công Của Daikin

Trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa như hiện nay, với tốc độ phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ thì việc ứng dụng khoa học kỹ thuật mà đặc biệt là công nghệ thông tin vào lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ cần thiết. Nếu doanh nghiệp nào chậm cải tiến trong việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật sẽ nhanh chóng lạc hậu, mất dần lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. 

Do chi phí nhân công ngày càng đắc, nguồn lực con người ngày càng khan hiếm. Trong lĩnh vực hành chính nhà nước cũng vậy, Chính phủ ta đã và đang nhìn nhận về tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hành chính. Cùng với những chủ trương đó, việc chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin. 

Theo đó, ngày nay cũng đã có rất nhiều doanh nghiệp đua nhau thay đổi nhằm tạo nên mặt tích cực. Cùng SmartOSC DX xem liệu giải pháp văn phòng điện tử khi áp dụng cho doanh nghiệp sẽ ra sao và điểm danh chiến lược E-Office thành công của Daikin. 

Tổng quát về hệ thống E-Office – phần mềm văn phòng điện tử

Với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, bạn là chủ doanh nghiệp đóng một vai trò rất tích cực trong hoạt động hàng ngày. Kiến thức chuyên môn của bạn là trong lĩnh vực kinh doanh mà công ty bạn đang kinh doanh. Bạn đang bận rộn với việc tìm kiếm các đầu mối bán hàng mới, đào tạo nhân viên, xử lý các cuộc gọi của khách hàng, thu mua hàng tồn kho và các vai trò quản trị. Bất kỳ thời gian nào còn lại trong ngày, bạn đều cố gắng xử lý các khía cạnh tài chính của công việc kinh doanh của mình. Đây là lúc Giải pháp Văn phòng Điện tử ra đời.

E- Office là giải pháp phần mềm dùng để chia sẻ thông tin, hoạt động kinh doanh và quản lý tài liệu, giấy tờ, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế với giao diện thân thiện với người dùng. Mục tiêu của E- Office là mang đến cho người dùng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính nhưng với cách tiếp cận tự nhiên giúp người dùng dần có phong cách làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn. 

E-Office thay đổi cách chúng tôi phân phối tài liệu và các tác vụ truyền thống bằng một giải pháp hiện đại: Từ máy tính, chúng tôi cập nhật tài liệu và phân phối đến các phòng ban. Lãnh đạo các bộ phận xem xét lại việc điều động, phân chia công việc cho các nhân viên. Tìm kiếm văn bản tổng hợp nhanh chóng theo loại, sách, số lượng văn bản, cơ quan ban hành…

Hiện nay trên thị trường cũng đã có rất nhiều đơn vị chuyên cung cấp phần mềm E – Office tuy nhiên để tìm được một nơi uy tín, chất lượng đi kèm với ưu đãi tốt thì đừng quên liên hệ với E-Office từ SmartOSC DX nhé. Cùng xem một số tính năng nổi bật từ phần mềm văn phòng điện tử của chúng tôi. 

Lựa chọn E-Office từ đơn vị SmartOSC DX sẽ như thế nào?

Môi trường làm việc là một yếu tố quan trọng hàng đầu giúp thúc đẩy sự phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp. Đây cũng là tiêu chí mà rất nhiều ứng viên quan tâm và hướng khi khi theo dõi để apply hồ sơ phỏng vấn của mình. Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thông minh, con người sẽ dần trở nên hiện đại hơn, doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc. 

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã và đang thay đổi môi trường làm việc truyền thống sang môi trường làm việc hiện đại, thông minh bằng việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử. Một trong những phần mềm đang được sử dụng rộng rãi ở nhiều công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước lựa chọn áp dụng là phần mềm văn phòng điện tử E-Office do công ty SmartOSC DX phát triển công nghệ và cung cấp. 

SmartOSC DX là đơn vị có 15 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baemin…, cung cấp các giải pháp chuyển đổi số quản trị doanh nghiệp như: HRM, CRM, Recruit, RPA. SmartOSC DX sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi số, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo. 

Văn phòng điện tử E-Office với các hệ thống quản lý toàn diện, chuyên nghiệp được cài đặt sẵn như phần mềm quản lý công việc, quản lý hồ sơ, quản lý văn bản, công văn giấy tờ… trao đổi thông tin, nhận xét, biểu quyết đều giúp nhân viên và lãnh đạo có thể tiếp nhận, thực hiện nhanh chóng và dễ dàng với những cú click chuột đơn giản.

Khi triển khai văn phòng điện tử, doanh nghiệp như mặc lên mình chiếc áo mới, thay đổi toàn diện hình thức cho tới nội dung. Bước vào công ty, bạn sẽ không còn nhìn thấy những chiếc bàn làm việc với hàng đống giấy tờ chất chồng mà thay vào đó là hệ thống máy tính, laptop liền nhau. Không còn những chiếc phòng dành riêng cho việc cất trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu mà đội ngũ văn thư quản lý tài liệu dễ dàng, gọn gàng trên màn hình máy tính… 

Với những tính năng như: trao đổi thông tin, thảo luận, nhận xét, biểu quyết những cuộc họp bàn tròn cũng không còn nhiều. Những thời gian được giảm tải đó doanh nghiệp có thể dành để thực hiện những công việc làm mới, đó là cơ hội để doanh nghiệp phát triển hơn so với trước đây.

Điều đặc biệt là các lãnh đạo, người quản lý không phải lo lắng khi đi công tác lâu ngày. Với khả năng điều hành công việc từ xa qua Internet trên phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice được cài đặt sẵn sẽ giúp lãnh đạo theo dõi, phê duyệt văn bản từ xa, theo dõi tình hình, điều phối, xử lý công việc từ xa như đang làm việc ngay tại chính văn phòng của mình.

Khám phá chiến lược E-Office thành công từ Daikin

Là một trong những thương hiệu điều hòa lớn tại Việt Nam, Daikin cũng đẩy mạnh phát triển các kênh phân phối sản phẩm trên nền tảng trực tuyến nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng, cho thấy sự dịch chuyển của doanh nghiệp nhằm thích ứng với tình hình mới, góp phần phòng chống Covid-19.

Tháng 7/2020, Daikin Việt Nam lần đầu tiên ra mắt trang thương mại điện tử Daikin E-Office nhằm giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu, mua sắm trực tuyến điều hòa chính hãng theo tiêu chuẩn dịch vụ tốt nhất từ thương hiệu Daikin. Bên cạnh đó, Daikin E-Office còn mang đến cái nhìn tổng quát và chi tiết cho người dùng về các dòng sản phẩm như công nghệ, công suất, ứng dụng và lợi ích sản phẩm mang lại, minh bạch giá thành cùng các chính sách sau bán hàng.

Ngoài ra, đợt tái bùng phát Covid-19 lần thứ tư cùng các chỉ thị giãn cách xã hội, cách ly hoặc làm việc tại nhà của Chính phủ khiến nhu cầu mua hàng trực tuyến của người dân tăng lên, góp phần giúp thị trường mua sắm trực tuyến sôi động hơn.

Theo đại diện Daikin Việt Nam, số lượng điều hòa bán ra và doanh thu trong nửa cuối năm vẫn được duy trì, mục tiêu sẽ dẫn đầu thị trường điện lạnh. Trong đó, Daikin E-Office vẫn là kênh thương mại điện tử chủ lực.

Thảm khảo thêm dự án e – office của Daikin do SmartOSC DX thực hiện.

Hỗ trợ khách hàng thời Covid-19

Daikin cũng là thương hiệu điện lạnh tiên phong phát triển nền tảng bán hàng online riêng, bên cạnh gian hàng chính hãng trên các trang thương mại điện tử như Lazada và Shopee. Điều này góp phần khẳng định công nghệ, chất lượng sản phẩm và chiến lược lấy khách hàng làm trọng tâm của Daikin Việt Nam.

Trên Daikin E-Office, người dùng mọi phân khúc có thể lựa chọn đa dạng sản phẩm chính hãng, từ các dòng máy điều hòa dân dụng, thương mại, máy lọc không khí… nhiều dải công suất. Khi người dùng vào mục “Lựa chọn máy lạnh phù hợp”, điền các thông số như diện tích phòng, khoảng giá tiền, công nghệ tiết kiệm điện, loại phòng, tính năng đi kèm, Daikin E-Office sẽ tự động hiển thị loạt sản phẩm gợi ý theo đúng nhu cầu để người dùng lựa chọn.

“Khi mua sắm trên Daikin E-Office, người dùng còn tránh nguy cơ lây nhiễm Covid-19 trong bối cảnh dịch bệnh đang bùng phát, diễn biến phức tạp trên diện rộng như hiện nay”, đại diện Daikin Việt Nam cho hay.

Kết quả thực tế mà doanh nghiệp đạt được sau khi ứng dụng văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử có thể được khắc phục từ mọi hạn chế của một văn phòng thủ công truyền thống. Do vậy, hầu hết các đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp đã ứng dụng văn phòng điện tử thay cho việc lựa chọn hình thức văn phòng cũ. 

Từ thực tế đã cho thấy, việc áp dụng văn phòng điện tử các doanh nghiệp đã đầu tư trang bị đồng bộ hệ thống về cơ sở hạ tầng mỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT), tăng cường mở các lớp tập huấn sử dụng phần mềm và đào tạo tin học nhằm nâng cao trình độ của nhân viên công ty. Kết quả được đầu tiên là nền hành chính công khai, minh bạch và phục vụ hiệu quả hơn cho những phát triển toàn diện của tổ chức, tạo nên lòng tin cho phía đối tác về năng lực quản lý, điều hành cũng như hoạt động của hệ thống doanh nghiệp ở mọi mặt. 

Kết quả khảo sát tại đây cho thấy, việc triển khai phần mềm văn phòng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tăng lên 70% hiệu suất công việc và làm tiết giảm thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, giảm 90% chi phí văn phòng phẩm các loại như: giấy in, mực in, photocopy, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Qua đó, cho thấy văn phòng điện tử đã hỗ trợ trực tiếp các đơn vị, doanh nghiệp trong việc trao đổi và chia sẻ các thông tin, chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc từ đó góp phần nâng cao hiệu suất. 

Khi áp dụng văn phòng điện tử, công tác quản lý cũng không đơn thuần là quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu nữa mà còn phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đặc biệt là quản lý công việc của từng phòng ban, nhân viên tốt hơn nhờ hệ thống ghi nhận nhật ký làm việc của từng thành viên. Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý có thể làm việc và “ký” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc.

Trên đây là những thông tin mà SmartOSC DX đã mang tới cho bạn đọc. Mong rằng chia sẻ này đã giúp cho bạn có cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm văn phòng điện tử nói chung và phần mềm E-Office nói riêng. Mọi thắc mắc cần được tư vấn về mô hình E-Office xin liên hệ với SmartOSC DX qua đường dây nóng (+84) 24 710 8 1222. Chúc doanh nghiệp thành công.