Chuyển Đổi Số

5 bước xây dựng và chuẩn hóa quy trình vận hành doanh nghiệp

Xây dựng và chuẩn hóa quy trình vận hành doanh nghiệp sẽ thành công nếu bạn thực hiện đủ 5 bước dưới đây. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu về quy trình này nhé!

Bước 1: Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp

Muốn thực hiện được bước xây dựng quy trình vận hành này, doanh nghiệp cần thực hiện các công tác sau: 

Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc

Muốn xây dựng một quy trình vận hành tiêu chuẩn, nhà quản lý cần phải xác định được rằng quy trình ấy sẽ áp dụng vào những cá nhân hay phòng ban nào, mục đích là gì? Khi nắm được nhu cầu, phạm vi, mục đích thì quy trình sẽ được vận hành hiệu quả.

“Chuẩn hóa” quy trình vận hành doanh nghiệp thành các bản mô tả

Để việc triển khai đúng với thực tế nhất, trước hết, cần có một bản mô tả để mọi người dễ hình dung. Từ bản mô tả này, đội ngũ nhân viên sẽ ứng dụng và điều chỉnh công việc thực tế để khớp nhất với bản mô tả. 

Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình

Các đối tượng tham gia vào quy trình vận hành sẽ được chia thành 3 nhóm. Đó là nhóm thực hiện, nhóm giám sát, nhóm hỗ trợ. 

Mỗi nhóm tuy có nhiệm vụ khác nhau nhưng sẽ được gắn kết bằng “sợi dây liên kết” chặt chẽ, tác động mật thiết giúp mang lại quy trình vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Kiểm soát – Kiểm tra quy trình

Dựa trên lý thuyết khác xa với thực tế. Vì thế, trong quá trình vận hành, nhà quản lý phải luôn theo sát, kiểm soát và xem xét xem quy trình này đã phù hợp chưa, kết quả đạt được ở mức độ nào. 

Từ những nhận xét, đánh giá trong quá trình kiểm tra – kiểm soát ấy mà có phương pháp điều chỉnh, cải thiện bộ máy vận hành của doanh nghiệp.

Bước 2: Mô hình hóa quy trình vận hành

Sau bước xây dựng, thiết kế quy trình, mô hình hóa là bước thứ hai khi các nội dung mang tính lý thuyết ở bước đầu được minh họa lại thành hình ảnh. Việc mô hình hóa này giúp đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra, giúp mọi nhân viên dễ hình dung cách thức hoạt động và đây cũng sẽ là bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. 

Bước 3: Triển khai 

Sau khi đã hoàn tất 2 bước xây dựng và mô hình hóa, triển khai chúng là bước tất yếu. Hiện nay, hầu hết các quy trình vận hành này đều được triển khai với sự giúp sức của các phần mềm công nghệ. Những quy trình phức tạp sẽ được thay thế bằng các hệ thống tự động hóa. Tiến trình thực hiện của nhân viên cũng được giám sát kỹ lưỡng nhờ các phần mềm này. 

Hiện nay, tại SmartOSC DX, các giải pháp chuẩn hóa quy trình vận hành cũng được cung cấp dưới dạng các phần mềm để bạn có không gian lưu trữ rộng lớn, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và mang lại hiệu quả công việc cao. 

Bước 4: Theo dõi, đánh giá, chuẩn hóa quy trình vận hành doanh nghiệp 

Để đánh giá tính hiệu quả của quy trình, bạn phải theo dõi được các chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra, chỉ số về thời gian thực hiện, chỉ số về chi phí. 

Những chỉ số này sẽ cho bạn đánh giá được quy trình vận hành, có hướng xử lý, thay đổi kịp thời. 

Bước 5: Điều chỉnh, tối ưu hóa quy trình

Như đã nói ở bước 4, các chỉ số sẽ giúp đánh giá quy trình, từ đó có hướng xử lý kịp thời. Và bước điều chỉnh, tối ưu hóa được thực hiện ngay sau đó sẽ giúp bạn hoàn thành việc xây dựng và chuẩn hóa quy trình vận hành doanh nghiệp. 

Tại SmartOSC DX, bạn không chỉ được tư vấn, cung cấp giải pháp chuyển đổi số để vận hành doanh nghiệp mà còn được đồng hành, theo sát, đi cùng qua các bước xây dựng, chuẩn hóa  quy trình vận hành doanh nghiệp như đã mô tả trên đây. Việc bảo trì cũng được thực hiện để doanh nghiệp yên tâm sử dụng các ứng dụng lâu bền hơn. Mọi chi tiết vui lòng liên hệ SmartOSC DX để được cung cấp thêm thông tin cần thiết.