Tin Tức

Không còn thủ tục rườm rà khi yêu cầu tạm ứng cùng văn phòng số e-office

Yêu cầu tạm ứng đã trở thành công việc thường ngày đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, các quy trình thủ tục rườm rà gây cản trở cho việc yêu cầu tạm ứng. Nhờ sự ra đời của văn phòng số e-office, việc yêu cầu tạm ứng đã được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả và không cần phải làm quá nhiều thủ tục. Hãy cùng tìm hiểu tại bài viết này nhé!

Thủ tục truyền thống khi tạm ứng

Bước thứ nhất: Nộp giấy tạm ứng

Người lao động nộp giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu của doanh nghiệp để thực hiện các công việc của công ty phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước hai: Duyệt và ký

Nhân viên gửi giấy đề nghị tạm ứng cho trưởng bộ phận hoặc trưởng bộ phận duyệt và ký, sau đó giám đốc thẩm định và ký tạm ứng.

Bước ba: Quy trình phê duyệt thanh toán

– Viết séc và phiếu thanh toán.

+ Bộ phận kế toán sẽ thanh toán và lập phiếu chi tạm ứng theo mẫu của công ty sau khi kiểm tra tính chính xác của các số liệu trên giấy đề nghị tạm ứng.

+ Kế toán trưởng kiểm tra lại và duyệt tạm ứng.

– Kế toán trưởng ký duyệt chi phí trước khi giám đốc thực hiện.

Bước bốn: Kế toán và lưu trữ chứng từ 

– Thực hiện hoạch toán các khoản thanh toán vào tài khoản kế toán và sắp xếp sổ sách theo đối tượng là trách nhiệm của kế toán.

– Theo quy định của doanh nghiệp và quy định của pháp luật, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tạm ứng có đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia nêu trên phải được lưu giữ trong văn bản.

Hạn chế các thủ tục rườm rà khi ứng dụng văn phòng số vào quy trình tạm ứng

Văn phòng số là gì?

Để hiện đại hóa công tác quản lý và điều hành trong công ty, văn phòng số là phần mềm kết hợp đầy đủ các chức năng quản lý, xử lý hồ sơ công việc, chia sẻ thông tin, điều hành tác nghiệp, số hóa và quản lý tài liệu, quản lý nhân sự…

Định nghĩa một cách đơn giản, văn phòng số sẽ chuyển đổi hoạt động ngoại tuyến sang trực tuyến của công ty trên nền tảng đám mây. Từ đó, các quy trình tác nghiệp phát triển chuyên nghiệp, chất lượng hiệu quả giúp làm việc từ xa mọi lúc, mọi nơi trở nên đơn giản.

Đơn giản hóa thủ tục tạm ứng với văn phòng số

Với sự hỗ trợ của văn phòng số, các quy trình tạm ứng sẽ được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn. Giải pháp sẽ giúp giảm thời gian và đảm bảo tính minh bạch khi thực hiện các thủ tục tạm ứng. Phần mềm này cũng là công cụ giúp các nhân viên lãnh đạo có thể điều khiển, kiểm tra, quản lý các thủ tục tạm ứng.

Văn phòng số còn có thể hạn chế được các thủ tục rườm rà yêu cầu tạm ứng thông qua việc xây dựng một hệ thống quy trình tạm ứng trên nền tảng vào phòng số. Điều này sẽ giúp các nhân viên lãnh đạo có thể kiểm soát, điều hành và quản lý các thủ tục tạm ứng hiệu quả. Các quy trình tạm ứng sẽ được tự động hóa nên sẽ giảm thiểu đáng kể thời gian tốn kém và những thao tác bị lặp lại. Không còn cần phải duy trì các quy trình và hành vi rườm rà, các thủ tục tạm ứng trở nên hiệu quả và minh bạch hơn.

Ngoài ra, các công nghệ văn phòng số có thể giúp ngăn chặn việc xâm phạm bảo mật, giảm thời gian chờ và giảm thiểu sự lãng phí.

Một trong những cách để hạn chế các thủ tục rườm rà khi ứng dụng văn phòng số vào quy trình tạm ứng là sử dụng các công nghệ tự động hóa. Công nghệ tự động hóa có thể giúp đảm bảo hệ thống văn phòng số của bạn được bảo mật và giảm thời gian để xử lý các yêu cầu tạm ứng.

Hơn thế nữa, các quy trình và các tài liệu liên quan cũng cần được định cấu hình để giúp hạn chế việc rườm rà. Ngăn chặn cấp phép truy cập không cần thiết. Các điều khoản và điều kiện của các tạm ứng cũng cần được bảo mật và định cấu hình.

Kết luận

Kỷ nguyên mới của công nghệ luôn xuất hiện với nhiều cách giúp cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn. Tại SmartOSC, chúng tôi muốn giúp bạn một cách như vậy – yêu cầu tạm ứng mà không phải thông qua các thủ tục rườm rà. Với văn phòng số, tất cả những gì bạn phải làm là điền vào biểu mẫu và gửi biểu mẫu đó để phê duyệt – thật dễ dàng! Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến việc làm cho cuộc sống của mình đơn giản hơn một chút, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay. Chúng tôi rất sẵn lòng giúp bạn bắt đầu.