Quản Lý Nhân Sự - HRM

7 Bước Xây Dựng Quy Trình Triển Khai Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp

Để thực hiện chuyển đổi số trong việc quản lý nhân sự theo hướng dữ liệu hóa thì triển khai phần mềm theo dõi nguồn nhân lực là điều cần thiết. Những hệ thống hiện đại ngày nay cho phép bạn tích hợp hệ thống quản lý thông tin nhân sự để thực hiện nhiều chức năng như tuyển dụng, sử dụng hiệu quả thông tin nhân sự. Tuy nhiên một quy trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự cần có những bước cẩn thận để có thể chuyển đổi suôn sẻ và tạo ra hiệu quả lâu dài. Với bài viết này SmartOSC DX xin chia sẻ 7 bước xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho danh nghiệp.

7 bước xây dựng và triển khai hệ thống quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Lập kế hoạch và xác định mục tiêu

Bước đầu tiên để đưa hệ thống này vào hoạt động là tạo kế hoạch dự án sơ bộ và xác định mục tiêu. Ở giai đoạn này, bạn cần xác định lý do triển khai phần mềm quản lý nhân sự để chắc chắn việc này là cần thiết. 

Làm rõ những vấn đề sẽ được giải quyết bởi hệ thống quản lý nhân sự và những vấn đề phát sinh không thể giải quyết.

Các yếu tố cần có ở giai đoạn này bao gồm:

• Xác định mục tiêu của phần mềm quản lý nhân sự
• Xác định các vấn đề mà tổ chức có thể hoặc không thể giải quyết với phần mềm quản lý nhân sự
• Chỉ định các chức năng mà phần mềm phải thực hiện và những chức năng mà nó không chịu trách nhiệm
• Tạo ngân sách ước tính từ khi thực hiện và các nguồn lực để hoàn thành dự án
• Phân tích chi phí trên lợi ích dựa trên ngân sách ước tính. Các giải pháp và chức năng bạn sẽ cung cấp để triển khai thành công hệ thống quản lý nhân sự.

Yêu cầu các bên tham gia để quản lý quy trình chuyển đổi

Để đảm bảo kế hoạch triển khai phần mềm nhân sự của bạn thành công, bạn cần có sự tham gia của các bên liên quan ở các phòng ban, từ nhân viên đến cấp quản lý sẽ sử dụng hệ thống mới. 

Nếu không có sự hỗ trợ từ các bên, việc triển khai một hệ thống mới có thể bị trì hoãn và khó thấy được giá trị của việc đầu tư vào nó.  Để đảm bảo sự hỗ trợ cần thiết cho dự án triển khai của bạn thành công, bạn nên dành thời gian trình bày mô hình vận hành của hệ thống cho tất cả các phòng ban và người dùng tương lai của hệ thống. 

Lập ra team dự án

Tạo một nhóm các thành viên tập trung cho dự án triển khai phần mềm quản lý nhân sự sẽ là yếu tố cần thiết để hoàn thành dự án thành công. 

Bạn sẽ cần dựa trên những quan điểm, kinh nghiệm và mức độ thâm niên khác nhau của từng nhân viên để đảm bảo tất cả các mục tiêu và nhu cầu liên quan đến việc triển khai phần mềm đều được đáp ứng.

Trước khi bắt đầu triển khai dự án, bạn cần xác định vai trò cũng như trách nhiệm của từng thành viên.

Đánh giá những tùy chọn cho phần mềm quản trị nhân sự

Để chọn một phần mềm phù hợp, bạn cần tìm kiếm một cách có hệ thống và đánh giá từng giải pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh và các chức năng cần thiết mà bạn đã xác định.

Dưới đây là những yếu tố quan trọng để đánh giá khi nghiên cứu một phần mềm quản trị nhân sự cho nhân sự:

• Chi phí của các phần mềm trên thị trường so với ngân sách của bạn cho dự án
• So sánh các tính năng trên các sản phẩm khác nhau dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp
• Đánh giá các giải pháp từ phía phần mềm, mức độ tùy chỉnh, hỗ trợ tích hợp phần mềm và những hạn chế khi tích hợp
• Các hình thức hỗ trợ khách hàng do nhà cung cấp phần mềm đưa ra

Thiết lập một sơ đồ quy trình để thực hiện

Sau khi bạn đã xác định được nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự đáp ứng các mục tiêu và nhu cầu mà doanh nghiệp đề ra, đã đến lúc cập nhật các kế hoạch và lịch trình dự án mà bạn đã tạo ra từ những bước đầu với các thông số cụ thể của hệ thống mà bạn chọn. 

Để lập kế hoạch hiệu quả cho quá trình thực hiện và triển khai, việc tạo lập một quy trình trực quan được chia thành từng giai đoạn của dự án.

Triển khai thực thi

Sau khi bạn đã vạch ra quy trình triển khai, thì đã đến lúc bắt tay vào việc thực thi nó từng bước.

Chi phí và thời gian của dự án sẽ thay đổi dựa trên phần mềm quản lý nhân sự bạn đã chọn, quy mô tổ chức của bạn và hệ thống thông tin sẽ được tích hợp trong phần mềm. 

Bất kể thời gian và vốn đầu tư như thế nào, các bước triển khai thực tế liệt kê trong bài sẽ giúp bạn hoàn thành dự án này thành công. 

Đào tạo sau triển khai

Sau khi hệ thống của bạn được thiết lập và đưa vào vận hành, việc quan trọng tiếp theo là bắt đầu đào tạo nhân viên sử dụng càng nhanh càng tốt và kiểm tra các vấn đề có thể gây ảnh hướng đến người dùng trong toàn bộ tổ chức. Việc phải ngừng hoạt động hệ thống khi đang vận hành có thể gây ra lãng phí chi phí. 

Khi thế giới và nơi làm việc ngày càng thay đổi, bộ phận nhân sự cần thích ứng với các công nghệ mới nhất để phục vụ nhu cầu của nhân viên và tổ chức. Thông qua việc lựa chọn các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự phù hợp, công ty có thể đảm bảo những lợi thế và doanh thu trong một thị trường phát triển và đầy cạnh tranh. Bạn có thể tham khảo trang chủ của SmartOSC DX để tìm hiểu công cụ hỗ trợ quản trị nhân sự hiệu quả. Cần tư vấn vui lòng liên hệ theo số để chúng tôi tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của bạn.