Quản lý khách hàng - CRM

Cách Quản Lý Danh Sách Khách Hàng Hiệu Quả Số 1 Hiện Nay

Hai phương pháp quản lý thông tin khách hàng dưới đây sẽ giúp cho bạn tiết kiệm không ít chi phí mà còn thấy hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, quy mô kinh doanh. Doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc lại cách quản lý khách hàng sao cho phù hợp để quản lý khách hàng được tốt nhất mà không bỏ sót bất cứ khách hàng nào vào tay đối thủ. Để bật mí cho điều này, cùng quý đọc giả cùng SmartOSC DX đón đọc ngay tại bài viết cách quản lý danh sách khách hàng hiệu quả số 1 hiện nay.

Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Thế nào là thông tin khách hàng?

Thông tin khách hàng hay còn gọi là data khách hàng không phải là thuật ngữ xa lạ đối với chủ doanh nghiệp hay bộ phận marketing, sales. Danh sách khách hàng là tập hợp những thông tin về khách hàng tiềm năng, người quan tâm, hứng thú hay đang trao đổi hoặc sử dụng từng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đó. 

Vì sao danh sách hàng hàng được xem là quan trọng đối với doanh nghiệp?

Một tập hợp giữa những người từng mua sản phẩm, sử dụng dịch vụ doanh nghiệp có thể giúp cho bộ phận marketing vẽ lên bức chân dung về khách hàng một cách tổng quát nhất, thậm chí có thể tìm ra insight cho chính khách hàng của mình.

Bên cạnh đó, quản lý thông tin khách hàng đang chăm sóc sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng giai đoạn của các cơ hội, xây dựng chiến lược chăm sóc và dự báo doanh số khủng. 

Danh sách khách hàng gồm những thông tin gì?

Thông tin của khách hàng được chia làm hai loại thông tin định danh và thông tin hành vi:

• Thông tin định danh gồm: họ tên, công việc, tuổi tác, giới tính, địa chỉ và thu nhập… 
• Thông tin hành vi gồm: sở thích, mong muốn, kỳ vọng, lịch sử tương tác, lịch sử mua hàng và ý kiến phản hồi… 

Điều này còn tùy thuộc vào đặc thù, mỗi ngành có danh sách khách hàng khác nhau tùy thuộc vào ngành. 

Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Quản lý thông tin khách hàng tức là quản lý toàn bộ danh sách thông tin gồm định danh và thông tin hành vi của chính khách hàng đó. Sau khi phân chia khách hàng thành từng nhóm theo mục đích sử dụng danh sách khách hàng khác nhau: thị trường/nhóm phụ trách, phương pháp tiếp cận. 

Những thông tin định danh của khách hàng khi bạn có được, chắc hẳn những đối thủ khác cũng sẽ dễ dàng để có được nguồn thông tin ấy. Giá trị của danh sách khách hàng chính là những thông tin về hành vi giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng kế hoạch bán hàng, chiến lược tiếp thị sản phẩm và chính sách giá bán sao cho phù hợp, vượt qua chính đối thủ. 

Không sai khi đã khẳng định “doanh nghiệp nào có danh sách khách hàng phong phú tức là đã có thể giành 50% phần thắng”. Chính vì thế, việc quản lý danh sách khách hàng là việc làm cấp thiết, rất đáng được quan tâm ở mỗi doanh nghiệp. 

Một số lưu ý không nên bỏ qua khi quản lý thông tin khách hàng

Biết rõ mình cần gì ở khách hàng

Biết mình cần những thông tin nào của khách hàng sẽ giúp việc thu thập bước đầu chính xác và đỡ tốn nhiều thời gian hỏi đi hỏi lại. Có rất nhiều vấn đề và thông tin của khách hàng mà mình có thể thu thập như: sở thích cá nhân, thói quen tiêu dùng, tổng thu nhập tháng năm,…

Tuy nhiên, không phải bất kỳ thông tin nào của khách hàng cũng sẽ trở thành điều quan trọng đối với bạn, điều này sẽ tùy thuộc vào đặc thù của sản phẩm, chiến lược kinh doanh của từng doanh nghiệp. 

Biết được khách hàng cần gì

Việc dự đoán khách hàng, biết khách hàng cần gì cũng rất quan trọng không kém bởi chúng ta biết điều gì mới chính là yếu tố cần nhất ở một khách hàng. 

Để biết được khách hàng cần gì ở doanh nghiệp, bộ phận chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh có thể sẽ xem xét lại hồ sơ trước đây của khách, phản hồi từ khách hàng đối với sản phẩm, kể cả những khiếu nại của khách hàng cũng sẽ khai thác triệt để.

Mục đích chính của điều này là biết được khách hàng cần gì sẽ giúp cho doanh nghiệp lên kế hoạch phát triển sản phẩm mới hay xây dựng kịch bản chào hàng sao cho phù hợp, không khiến khách hàng cảm thấy khó chịu và không hài lòng. 

Bảo mật thông tin khách hàng là điều quan trọng và mang tính cấp thiết

Hầu hết các doanh nghiệp khi làm việc với khách hàng đều có điều khoản bảo mật thông tin nhưng có mấy doanh nghiệp thực sự quan tâm tới vấn đề này?Giữ thông tin khách hàng bảo mật tuyệt đối là nghĩa vụ của doanh nghiệp và cũng là quyền lợi của mọi khách hàng. Điều này sẽ giúp thương hiệu được đánh giá cao hơn so với đối thủ cũng như gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Tuy nhiên, một thực trạng hiện nay thường xuyên xảy ra là việc lưu giữ thông tin khách hàng còn rất sơ sài, thủ công như lưu trữ trên excel hay google drive nên khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc, hoàn toàn dễ dàng mang theo toàn bộ thông tin đó tới công ty mới.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần nghiên cứu tới các công cụ lưu trữ thông tin khách hàng đảm bảo dễ dàng sử dụng nhưng bảo mật tuyệt đối, tránh việc đánh cắp, lộ thông tin.

Đào tạo bộ phận chăm sóc khách hàng và nhân viên kinh doanh

Trong một công ty, bộ phận kinh doanh luôn là những người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, sau đó mới tới bộ phận chăm sóc khách hàng nên việc đào tạo nhằm để lại ấn tượng tốt đẹp với khách hàng chính là bộ phận này. Hai bộ phận này cần có các quy trình riêng, tiêu chuẩn vụ thể khi làm việc với khách hàng, biết cách chia sẻ thông tin, giữ thái độ ra sao để khách hàng luôn cảm nhận được sự chuyên nghiệp tới từ đội ngũ. 

Trên thực tế, đã có không ít doanh nghiệp mất nhiều khách hàng tiềm năng chỉ vì bộ phận khách hàng không làm việc hiệu quả mà không phải bởi chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp kém. Vì vậy, việc đào tạo bộ phận nhân viên chăm sóc và quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp là điều hết sức cần thiết.

Phương pháp quản lý danh sách khách hàng hiệu quả với Zoho CRM

Quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng đồng nghĩa với thông tin khách hàng ngày càng dày lên, việc quản lý thông tin khách hàng lúc này là một bài toán không dễ giải quyết.

Chúng ta đều biết, chi phí để có được 1 khách hàng mới bằng 5-7 lần chi phí bán hàng cho khách hàng cũ. Chưa kể, những lời quảng cáo của khách hàng cũ chính là cách doanh nghiệp bán hàng với chi phí tiếp thị = 0 đồng.

Dưới đây là 2 cách quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất hiện nay, doanh nghiệp cần nhanh chóng đưa vào quy trình quản lý khách hàng để sớm chiếm ưu thế so với đối thủ.

Quản lý danh sách khách hàng bằng Excel

Đây được xem là phương pháp thủ công, nhằm lưu trữ danh sách khách hàng phổ biến bởi sự tiện dụng cũng như tiết kiệm không ít chi phí. Những ưu điểm dễ dàng nhận thấy chính là quản lý danh sách thông tin bằng excel. 

• Việc sử dụng Excel nhằm lưu trữ thông tin khách hàng giúp tiết kiệm chi phí. 
• Excel là công cụ đơn giản, dễ sử dụng, hầu hết ai cũng được sử dụng và từ khi còn đi học. Chính vì điều này, doanh nghiệp sẽ không mất quá nhiều thời gian để đào tạo, hướng dẫn khi nhân viên không thành thạo phần mềm này. 
• Dễ dàng tùy chỉnh, chỉnh sửa thông tin. Đối với Excel bạn có thể thêm hoặc bớt bất cứ thông tin nào hay sửa dữ liệu một cách dễ dàng nhất. 

Sử dụng phần mềm Zoho CRM 

Cách quản lý danh sách khách hàng hiệu quả nhất hiện nay gọi tên phần mềm quản lý khách hàng CRM hay phần mềm quản lý thông tin khách hàng. Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý khách hàng không còn mới lạ trên thế giới và một số doanh nghiệp Việt Nam đang bắt đầu ứng dụng phương pháp này đã nhận thấy hiệu quả to lớn mà nó đem lại.

Đối với chủ doanh nghiệp, nhờ có Zoho CRM, công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp trở nên hiệu quả và kịp thời hơn rất nhiều.

• Quản lý danh sách khách hàng tập trung, an toàn, hiệu quả tránh mất danh sách khách hàng
• Tức thời nắm bắt tình hình thực hiện mục tiêu doanh số kịp thời ra quyết
• Phê duyệt các báo giá, đơn hàng của nhân viên đề xuất nhanh chóng
• Nhanh chóng biết được tình hình năng lực nhân viên hỗ trợ kịp thời
• Đánh giá hiệu quả bán hàng theo từng sản phẩm, từng nhân viên/ bộ phận
• Dự báo doanh số bán hàng trong tương lai kịp thời đưa ra các chiến lược gia tăng doanh số

Đối với nhân viên, phần mềm quản lý danh sách khách hàng là công cụ làm việc tuyệt vời để tăng năng suất làm việc, giảm tải các công việc thủ công hành chính. Nhờ vậy mà nhân viên có thời gian sáng tạo, cải tiến công việc và thực hiện những công việc mang lại doanh số cao cho doanh nghiệp.

• Quản trị toàn diện thông tin và lịch sử mua hàng để hiểu khách hàng và phục vụ tốt hơn
• Dự báo doanh số giúp chủ động lập kế hoạch kinh doanh hàng tháng
• Tức thời nắm bắt tình hình thực hiện doanh số để có kế hoạch tìm kiếm các cơ hội bổ sung giúp hoàn thành mục tiêu
• Tự động hoá hoàn toàn quy trình, thủ tục bán hàng giúp tăng năng suất bán hàng
• Đánh giá hiệu quả bán hàng theo từng giai đoạn, giúp tập trung vào các cơ hội đang ở giai đoạn cuối
• Quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng, xuất hóa đơn, tiến độ giao hàng và thu nợ

Zoho CRM cũng ghi chép, lưu trữ lại toàn bộ lịch sử trao đổi, tương tác, giao dịch với khách hàng giúp nhân viên nắm bắt mọi thông tin về khách hàng, giúp đội ngũ có cái nhìn xuyên suốt về khách hàng, thấu hiểu khách hàng 360 độ để chủ động trong các giao dịch. Trên đây là những thông tin mà SmartOSC DX muốn chia sẻ tới bạn đọc! Chúc doanh nghiệp sẽ thành công trên con đường kinh doanh của mình. Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ qua đường dây nóng.