Uncategorized

7 Cách Xây Dựng Truyền Thông Nội Bộ Hiệu Quả

Một doanh nghiệp muốn phát triển không thể thiếu đi tầm quan trọng của truyền thông nội bộ. Việc sở hữu một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ giúp cho doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp. 

Vậy truyền thông nội bộ là gì? Có cách nào để xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả? Chủ đề chia sẻ hôm nay của SmartOSC DX sẽ giúp các bạn hiểu rõ qua bài viết dưới đây nhé.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ được hiểu đơn giản là sự giao tiếp giữa các nhân viên, các bộ phận trong cùng công ty với nhau, giữa doanh nghiệp và các cổ đông của doanh nghiệp.

Để làm truyền thông nội bộ hiệu quả thì cần một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nắm vững các quy trình trong doanh nghiệp.

Các cách xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả

Truyền thông từ hai phía

Truyền thông nội bộ bao gồm sự giao tiếp giữa bộ phận lãnh đạo với các nhân viên. Các nhà lãnh đạo giỏi sẽ dễ dàng lắng nghe được các ý kiến, mong muốn đóng góp của nhân viên. Đồng thời, tiếp cận được các khó khăn của nhân viên một cách tốt hơn. Việc lắng nghe đồng thời giữa hai cấp trong doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tháo gỡ các rắc rối và hỗ trợ các khó khăn của mọi người trong doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Mật độ truyền thông vừa phải

Truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên và lãnh đạo của công ty nắm được tình hình và các công việc nhanh chóng. Tuy nhiên, việc sử dụng truyền thông nội bộ nên có một mật độ vừa phải, tránh lạm dụng, khiến thông tin bị loãng hoặc quá nhiều thông tin, khiến cho các nhân sự nhận thông tin bị quá tải và làm phiền. Điều này dễ dàng gây ra hiệu quả trái ngược so với mong muốn của người sử dụng truyền thông nội bộ.

Dùng điện thoại

Nếu một ngày có quá nhiều email, hãy tận dụng chiếc điện thoại nội bộ. Việc này sẽ giúp các thông tin trong nội bộ được chia sẻ một cách nhanh chóng, email làm việc cũng không bị loãng hay spam, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc của các phòng ban khác. Ví dụ như các bộ phận sales admin, sale hay kế toán, họ có hàng chục, thậm chí hàng trăm email mỗi ngày. Việc lạm dụng email trong truyền thông nội bộ có thể khiến họ bị mất tập trung trong công việc.

Tận dụng Video

Ngày nay, cách giao tiếp, truyền đạt bằng video đang trở nên ngày càng phổ biến. Thực tế cũng cho thấy, các quảng cáo bằng video hiệu quả hơn so với các bài viết quảng cáo bằng văn bản đơn điệu. Bạn có thể áp dụng các video truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp của mình.

 Nó có thể là video một ngày làm việc của doanh nghiệp, ví dụ về một chương trình sắp tới cần thực hiện. Các thông điệp chia sẻ kiến thức cũng có thể thay từ văn bản thành các video, giúp cho nhân viên của bạn có hứng thú hơn trong việc check mail và xem các video mà bạn sử dụng để truyền thông nội bộ. Đây được xem là một trong những cách thức hiện đại mới trong việc làm truyền thông nội bộ.

Mạng xã hội nội bộ

Mạng xã hội nội bộ giống như việc bạn áp dụng Facebook, Slack, vào việc truyền thông của mình. Sử dụng mạng xã hội nội bộ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian thay vì phải gửi email truyền thống. Các bộ phận, nhân sự trong công ty không phải ngồi check mail liên tục trong những ngày phát lương hay kế toán công.

Đồng thời, xây dựng được một hệ thống mạng xã hội nội bộ thân thiện còn giúp doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Các nhân viên của bạn sẽ dễ dàng sử dụng nó để giao lưu, hỗ trợ nhau trong công việc. Ngày nay, có một số đơn vị cung cấp hệ thống mạng xã hội nội bộ cho các doanh nghiệp có nhu cầu. 

SmartOSC DX tự hào sở hữu hệ thống Zoho People Plus, giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng được một hệ thống mạng xã hội nội bộ cực kì hiệu quả. Bạn có nhu cầu tư vấn hay sử dụng phần mềm vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số: (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn chi tiết nhé.

Tổ chức sự kiện nội bộ

Bạn nhận ra rằng các nhân viên của mình đang bị áp lực quá lớn trong công việc, các phòng ban còn chưa hiểu rõ, phối hợp với nhau ăn ý. Hãy lập các kế hoạch tổ chức sự kiện nội bộ cho doanh nghiệp của bạn nhé. Đó có thể là các trò chơi vào cuối tuần, chuyến đi du lịch, các buổi Talk Tea,..để nhân viên của bạn tham gia. Việc tăng cường khả năng giao lưu sẽ cực kì hữu ích, các nhân viên sẽ có thể làm quen và hiểu nhau hơn, về lâu dài sẽ thúc đẩy tiến độ của công việc và sự phát triển của doanh nghiệp.

Khen thưởng, công nhận nhân viên

Khi doanh nghiệp của bạn xuất hiện những nhân sự giỏi, xuất sắc, đừng ngần ngại trong việc khen thưởng cho họ. Việc khen thưởng đúng lúc sẽ tạo động lực cho các nhân viên của bạn phấn đấu, các nhân viên còn lại cũng cảm nhận được sự công nhận của doanh nghiệp dành cho họ., giúp gia tăng lòng trung thành của nhân viên với doanh nghiệp.

Có khá nhiều công ty chỉ chăm chú vào lợi ích trước mắt của mình mà quên đi sự công nhận dành cho những người đóng góp vào sự gia tăng lợi ích đó, dẫn đến những người tài giỏi dễ dàng ra đi.

Nhân viên của bạn có gắn bó với công ty, hay các phòng ban có dễ dàng liên lạc về thông tin với nhau hay không, phụ thuộc rất lớn vào hệ thống truyền thông nội bộ. Để đảm bảo cho doanh nghiệp vận hành tốt nhất, doanh nghiệp nên đầu tư cho mình những hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả và chuyên nghiệp.

Hi vọng qua bài chia sẻ này của SmartOSC DX, các bạn có thể hiểu được làm truyền thông nội bộ là gì, và biết được cách vận dụng 7 cách xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ, đừng ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi nhé