Quản Lý Nhân Sự - HRM

Chuyển Đổi Số 2022 Và Doanh Nghiệp Đã Sẵn Sàng Đón Nhận

Chuyển đổi số là xu hướng mà mọi doanh nghiệp đều cần phải nhắc tới trước sự ảnh hưởng mạnh mẽ của đại dịch Covid -19, thế nhưng không mấy người biến lời nói thành hành động. Câu hỏi đặt ra lúc này chính là liệu chuyển đổi số có là xu hướng tất yếu của năm 2022 như vẫn dự đoán hay chỉ là cơn sóng nhỏ, khẽ để lại những bọt nước lăn tăn. Cùng SmartOSC DX theo dõi bài viết để xem chuyển đổi số 2022 và doanh nghiệp đã sẵn sàng đón nhận hay chưa nhé!

Khái quát về chuyển đổi số và tiến trình cải cách

Chuyển đổi số là quá trình làm mới lại toàn bọ, tinh chỉnh một phần quy trình kinh quanh, văn hóa, hay sự trải nghiệm khách hàng để làm hài hòa với những thay đổi cùng đòi hỏi mới từ thị trường thông qua việc ứng dụng công nghệ số mới, hiện đại. Và thường những điều chỉnh này xoay quanh việc tối ưu các hoạt động marketing, sales hay chăm sóc khách hàng.

Chuyển đổi số giống như cuộc đại cách tân thôi thúc doanh nghiệp hướng tới ‘đổi mới’ hoàn toàn quy trình nội bộ. Tuy nhiên những hạn chế về nguồn lực và khó khăn về tính chi phí – hiệu quả lại thường là 2 nguyên nhân chính khiến hầu hết doanh nghiệp dừng chân trước những tham vọng to lớn này!

Xây dựng lộ trình nội dung – Content workflow

Nội dung là một trong những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số. Thế nhưng không phải mọi nội dung đều mang lại hiệu quả như nhau. Theo nghiên cứu, Top 20% nội dung hiệu quả nhất thường mang về 50% doanh thu trong khi 20% nội dung kém chất lượng lại không mang lại bất kỳ lợi ích nào.

Để tận dụng những bài viết không quá khả quan trong việc chuyển đổi khách hàng, thay vì để đối tượng mục tiêu ‘đi loạn’ trong ma trận bài viết với những nội dung tản mác khắp nơi, hãy xâu chuỗi các bài viết lại để tạo ra sức mạnh cộng hưởng.

Trong bài viết về inbound marketing,chúng tôi đã đề cập đến việc thiết kế mạch nội dung để tạo ra lộ trình mang tính cá nhân cao cho từng khách hàng và đưa họ tiến lại gần hơn về phía thương hiệu. Lúc này mọi bài viết đều có một vai trò, giá trị cụ thể, chẳng hạn như có những nội dung dù không thể thuyết phục khách hàng để lại thông tin nhưng lại mang tính dẫn dắt hay củng cố lòng tin để gia tăng tính thuyết phục của những bài viết liền kề…

Và làm thế nào để ứng dụng công nghệ số vào hỗ trợ sức mạnh ngôn từ trong thời đại mới sẽ là điều doanh nghiệp cần làm việc sát sao với các đơn vị tư vấn trước sự phát triển ngày càng đa dạng của nhiều công cụ!

Tinh giản những công việc lặt vặt nhưng tiêu tốn thời gian

Với nhiều mô hình kinh doanh, đôi lúc nhân viên sales/ marketing/ chăm sóc khách hàng còn phải làm vô số công việc không tên mà thời gian cộng dồn sẽ chiếm một phần không nhỏ trong ngày.

Bởi vậy, một  xu hướng khác trong ‘chuyển đổi số cục bộ’ là làm thế nào để tối thiểu hóa những công việc tủn mủn và tạo ra tính liền mạch trong công việc thường nhật. Một trong những giải pháp cho thách thức trên đó là ứng dụng các giải pháp CRM và automation vào tối ưu vận hành, chẳng hạn:

• Tự động gửi email marketing chăm sóc theo kịch bản và phản hồi từ khách hàng
• Tự động phân bổ khách hàng tới nhân viên tư vấn, chăm sóc phù hợp
• Tự động tracking và thông báo khi khách hàng tiềm năng đang trực tuyến trên website
• Tự động phân nhóm và loại bỏ danh sách khách hàng theo các tiêu chí có sẵn

Chuyển đổi số với hành trình còn nhiều lực cản

Mặc dù thị trường Việt Nam đang trở nên ‘số hóa’ hơn bao giờ hết nhưng việc triển khai ‘digital transformation’ tại doanh nghiệp vẫn gặp nhiều lực cản nội bộ. 4 nguyên nhân chính đang kìm hãm quá trình chuyển mình trong thời đại số bao gồm:

• ‘Điểm mù’ trong công nghệ: Bỏ qua những cụm từ phổ biến như automation, crm, digital infrastructure, hầu hết marketer và cấp quản lý tại doanh nghiệp tầm trung lại không thực sự biết sâu, hiểu rộng về lĩnh vực số! Điều này khiến việc so sánh, lựa chọn các công nghệ hỗ trợ thường bị ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố cảm tính
• Không xác định được điểm bắt đầu: Nhân viên cấp thấp thường không kết nối được công việc của họ với bức tranh tổng; cấp quản lý lại thường không quá chi tiết vào quy trình làm việc của nhân viên khi còn quá nhiều áp lực cần lo. Đồng thời mô hình doanh nghiệp phân tầng quá nhiều hoặc thiên về đối thoại một chiều cũng là nhược điểm khiến việc chuyển đổi khó khăn hơn.   
• Không sẵn sàng đón nhận trách nhiệm: Mọi thay đổi đều đi kèm khó khăn mà không phải ai cũng sẵn sàng đảm đương trách nhiệm khởi xướng và thực thi, đặc biệt là trong nền văn hóa Á Châu như Việt Nam. Đôi lúc, bản thân năng lực không cho phép cũng là lý do ngăn họ nhận thử thách.
• Sợ những điều không biết: Hầu hết chúng ta đều nằm trong vùng an toàn và ngần ngại thay đổi đặc biệt là khi công nghệ đang ngày càng thông minh và có khả năng thay thế con người trong tương lai không xa.

Chuyển đổi số không phải chiến lược muốn đổi là sẽ đổi được

Để chuyển đổi số thành công trong 2022, doanh nghiệp cần cân nhắc về 2 yếu tố:

• Năng lực doanh nghiệp để quyết định đâu là chiến lược theo đuổi – phát triển mô hình mới hoàn toàn hay chỉ tập trung ưu tiên một vài yếu tố mang lại hiệu quả tức thì. 
• Phát triển văn hóa doanh nghiệp tương ứng với mô hình chuyển đổi. Như đã đề cập phía trên, chuyển đổi số sẽ là nhiệm vụ bất khả thi khi sức ì doanh nghiệp quá lớn. Nhiều doanh nghiệp thuê agency, hướng tới mục tiêu chuyển đổi số nhưng lại khư khư giữ những thói quen vận hành cũ, hệ quả là những cuộc cách tân thường không mang lại quá nhiều kết quả.
• Chẳng hạn như việc ứng dụng hệ thống CRM vào chuyển đổi mô hình kinh doanh, mục tiêu ban đầu là để tạo ra một hệ thống nơi cả phòng sales và marketing đều có thể truy cập nhanh vào dữ liệu của đối phương để đưa ra định hướng tiếp cận:
• Nhân viên sales dựa vào thông tin thu thập trong quá trình đối tượng mục tiêu tương tác cùng thương hiệu (ví dụ chủ đề quan tâm khi vào website, mở email…) để ‘bắt đúng yếu huyệt’ khách hàng và tối đa hiệu quả tư vấn
• Nhân viên marketing dựa trên những insight thu thập được trong quá trình tư vấn của sales để gom nhóm đối tượng và thiết lập chiến lược mang tính cá nhân.

Lý tưởng là vậy nhưng đôi lúc, bản thân doanh nghiệp không quá am hiểu về hệ thống để tối ưu công thức, quy trình, đặc biệt là khi có sự xáo trộn lớn khiến các dữ liệu lịch sử không còn chính xác; hoặc trước sự phức tạp của hệ thống, nhiều doanh nghiệp chỉ khai thác tính năng cơ bản mà bỏ qua các công cụ quyền lực như: lead scoring, automation…

Thỉnh thoảng, sức cản cũng đến từ hệ tư duy chưa bắt kịp ‘xu hướng chuyển đổi’. Để hệ thống CRM hoạt động hiệu quả, nhân viên sales cần phải nhập mọi thông tin tư vấn vào phần ghi chú. Thế nhưng dưới góc độ sales, nhiều thông tin lại không quá quan trọng, nên dù marketing yêu cầu, họ vẫn vô tình lờ đi như thói quen cũ!

Một số gợi ý về cấp quản lý giúp doanh nghiệp chạy mượt hơn trên cuộc đua chuyển đổi số

Xác định vấn đề cốt lõi

Trước khi chuẩn bị quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp nên đánh giá lại toàn bộ mô hình/ quy trình vận hành để khoanh vùng những khía cạnh nếu tối ưu có thể mang lại ảnh hưởng tích cực tới kết quả sau cuối! Ví dụ như:

• Quy trình xét duyệt cồng kềnh, chậm chạp
• Quá nhiều vòng phê duyệt
• Công việc ‘tay chân’ lặp lại nhiều lần – ví dụ soạn email gửi từng khách hàng sau tư vấn/ trả lời inbox

Đặc biệt những thủ tục ‘lòng vòng’ cùng công việc ‘tủn mủn’ lặp lại liên hồi cũng là nguyên nhân khiến nhiều người mất dần động lực và tính gắn bó với công việc. Tại Việt Nam, ứng dụng hệ thống CRM là xu hướng mới nổi nhưng chưa thực sự phổ biến, nhưng đây lại là những công cụ được sử dụng rộng rãi trên thế giới để tối ưu quy trình công việc liên quan đến các vấn đề khách hàng.

Hiểu được lợi ích của việc thay đổi

Làm việc chặt chẽ với các phòng ban và toàn bộ nhân viên về những lợi ích ngắn hạn, dài hạn sau cuộc đại cải cách. Đồng thời gạt bỏ những băn khoăn, lo lắng của họ thông qua việc làm rõ vai trò từng bộ phận/ người sau quá trình chuyển đổi số (theo hướng tích cực hơn).

Biến tinh thần chuyển đổi số thành một phần văn hóa doanh nghiệp

Tạo cơ hội, điều kiện và nguồn lực cho cấp dưới phát triển những kỹ năng thiết yếu để dẫn dắt sự thay đổi. Điều chỉnh các thói quen, quy trình cũ và thay thế bằng những quyết định dựa trên hỗ trợ từ hệ thống dữ liệu. Bên cạnh đó, hãy khuyến khích nhân viên công ty chủ động tìm kiếm và đề xuất những giải pháp ‘tự động hóa’ giúp họ tối ưu công việc thường ngày.

SmartOSC DX – Công ty hàng đầu về chuyển đổi số doanh nghiệp

Với kinh nghiệm hơn 15 về cung cấp các phần mềm công nghệ, dịch vụ chuyển đổi số cho doanh nghiệp, SmartOSC DX luôn nằm trong top đầu những doanh nghiệp trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam. Công ty chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ hỗ trợ trong đa lĩnh vực của doanh nghiệp. Tất cả các giải pháp của SmartOSC DX đều có thể đáp ứng chuyển đổi số toàn bộ hệ thống doanh nghiệp. Một số phần mềm nổi bật của nhà cung cấp này có thể kể đến như:

• Zoho CRM: phần mềm quản lý quan hệ khách hàng giúp doanh nghiệp tối ưu quá trình thu thập thông tin, phân tích hành trình khách hàng để dễ dàng thực hiện chăm sóc, tạo ra những sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu. Bên cạnh đó Zoho CRM có thể tích hợp nhiều ứng dụng trên hệ thống và tự động hóa quy trình bán hàng, chạy Marketing trên đa nền tảng.
• Zoho People: Phần mềm quản lý nhân sự, hỗ trợ nhà quản lý lưu trữ thông tin nhân sự khóa học, tối ưu quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên, cho phép chấm công từ xa – tính năng được ưu thích nhất trong giai đoạn giãn cách xã hội, tự động đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua KPI luôn được phần mềm theo dõi hàng ngày….
• RPA: Tự động hóa quy trình nghiệp vụ: loại bỏ tác vụ nhập liệu thủ công, gia tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí thuê nhân sự và đảm bảo độ chính xác 100%
• …

SmartOSC DX luôn đảm bảo mang đến cho các doanh nghiệp quy trình chuyển đổi số hoàn hảo nhất bằng các phần mềm công nghệ hiện đại và dịch vụ chăm sóc trước và sau mua tận tình như: Hướng dẫn khách hàng sử dụng hệ thống chỉ sau 2 – 3 tuần, hỗ trợ 24/7, duy trình hệ thống vận hành ổn định, nâng cấp hệ thống theo yêu cầu của doanh nghiệp. Chính vì sự ưu việt của công nghệ mà SmartOSC DX cung cấp cùng với dịch vụ hỗ trợ người dùng tối ưu mà công ty đã nhận được sự tin tưởng, gửi gắn của nhiều doanh nghiệp như: Lotte, Daikin, Baemin, Sony… 

Đặc biệt về vấn đề bảo mật mà các doanh nghiệp luôn quan tâm thì SmartOSC DX đều đặt lên hàng đầu.  Các giải pháp được xây dựng dựa trên nền tảng CNTT bảo mật tuyệt đối, đáp ứng được các tiêu chuẩn bảo mật “khó tính” như ISO/ IEC 27701, ISO/ IEC 27017, ISO/ IEC 27018, ISO 9001, CSR, GDP CPI, CCPA, …, ở tất cả các phương diện về bảo mật quy trình vận hành, vật lý, nhận dạng, kiểm soát quyền truy cập, quản lý sự cố….

Trên đây là những nội dung cần thiết cho quá trình chuyển đổi số vào năm 2022 và doanh nghiệp cần nắm bắt thật chắc để có thể chuyển đổi số chắc thắng. Mong rằng chia sẻ này đã giúp ích cho bạn và doanh nghiệp. Mọi thông tin và liên hệ xin thông qua đường dây nóng của SmartOSC DX để gặp gỡ tư vấn viên hàng đầu về công nghệ số.