Quản Lý Nhân Sự - HRM

Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Công nghệ đã thay đổi đáng kể việc quản lý nhân sự, ứng dụng công nghệ trong quá trình hoạt động nhân sự nội bộ dã và đang có sự đổi mới. Những thay đổi này thường xuất phát từ nhu cầu cắt giảm chi phí, tự động hóa các quy trình và cải thiện dịch vụ.

Nghiên cứu cho thấy rằng các tổ chức áp dụng thành công các công cụ công nghệ nhân sự phức tạp ghi nhận kết quả tốt hơn về mặt vận hành và kinh doanh. Quá trình ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản trị nhân sự nhằm tạo nên hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả hơn so với hệ thống quản lý truyền thống. Vậy bí quyết để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp là gì? Cùng SmartOSC DX khám phá câu trả lời trong bài viết dưới đây.  

Thế nào là một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả?

Những khác nhau trong hệ thống quản lý thông tin nhân sự trong mỗi doanh nghiệp đều được quyết định bởi những yêu cầu riêng trong sử dụng lao động của từng đơn vị doanh nghiệp. Về cơ bản, hệ thống sẽ bao gồm các chức năng lưu giữ về thông tin các nhân sự và lập các báo cáo định kỳ, thiết lập các chiến lược nhân sự…

Trong thực tế, các bối cảnh về nền kinh tế tri thức bùng nổ, mỗi doanh nghiệp cá nhân cần phải cải tiến và nâng cao năng lực cạnh tranh và trong đó yếu tố của mỗi con người mang tính quyết định. Hình ảnh những nhà kinh doanh đang tiếp tục cạnh tranh ngày càng gay gắt nên cần đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết những bài toán cực kỳ phức tạp, nhàm đòi hỏi sự bền vững của các tổ chức. Để tối ưu hóa, nhà quản lý đã liên tục xây dựng các hệ thống thông tin nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả.

Hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả là hệ thống giúp tổ chức:

• Tuyển dụng được nhanh, đúng người và bố trí đúng vị trí công việc
• Thúc đẩy, khích lệ nhân sự phát huy tối đa năng lực
• Công bằng, minh bạch trong giải quyết quyền và lợi ích của người lao động
• Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường
• Tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự

Bí quyết xây dựng hệ thống nhân sự hiệu quả

Định hướng chiến lược

Một doanh nghiệp có định hướng chiến lược rõ ràng sẽ giúp nhân viên của họ nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, từ đó họ có thể xác định được rõ định hướng phát triển của bản thân cũng như nhìn ra triển vọng phát triển của công ty. Việc xác định chiến lược chi tiết, rõ ràng, bám sát mục tiêu và nguồn lực của doanh nghiệp chính là yếu tố then chốt để doanh nghiệp có thể xây dựng được một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả và đáp ứng được những yêu cầu của nhân viên, gia tăng trải nghiệm nhân viên.

Tiến hành đào tạo

Hơn một nửa số công ty có hiệu suất cao cho biết họ cung cấp các chương trình đào tạo bổ sung vì lợi ích của nhân viên. Trên thực tế, các công ty hoạt động hiệu quả cao có khả năng có chương trình cố vấn cao hơn gần 10% so với các công ty hoạt động kém hơn. Ngoài ra, các công ty tăng trưởng cao có khả năng có chương trình cố vấn chính thức cao hơn 16% so với các công ty kém hiệu quả.

Do đó, đào tạo là một phần không thể thiếu của tổ chức khi xây dựng hệ thống quản lý nhân sự. Nhân sự có giỏi, kỹ năng xử lý công việc tốt thì công ty mới phát triển bền vững.

Lập kế hoạch thay đổi khoa học

Cần có một kế hoạch ổn định và mang tính lâu dài. Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho nhân sự cũng như doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị tốt hơn cho quá trình chuyển đổi. Việc kinh doanh của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố bên ngoài, do đó việc thay đổi là không tránh khỏi. Doanh nghiệp cần lập ra những phương án thay đổi rõ ràng, tích hợp những dự báo vào phần mềm quản lý nhân sự kết hợp với những báo cáo số liệu thực để tăng tính hiệu quả của hệ thống quản lý.

Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp

Việc đưa ra lựa chọn phần mềm HRM phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí và thời gian vận hành. Phần mềm HRM làm một trong nhiều mắt xích để tạo nên một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp với những tính năng hữu ích mà nó đem lại.

Mỗi doanh nghiệp có những yếu tố khác nhau: lĩnh vực hoạt động, quy mô, cơ cấu tổ chức,… do vậy phần mềm HRM hiệu quả cần phải phù hợp với những yêu cầu và tiêu chuẩn riêng của doanh nghiệp. Khi lựa chọn phần mềm HRM để triển khai, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng, tìm tới những đơn vị uy tín, chuyên nghiệp, có khả năng thiết kế tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Lợi ích của phần mềm HRM

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, hợp lý hóa quy trình quản lý và thực hiện thủ tục nhân sự mà còn khai thác tối đa tiềm năng của họ. Cụ thể là những lợi ích phần mềm quản lý nhân sự mang tới cho doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả

Thay vì chọn lựa bỏ một số tiền lớn hàng tháng để trực tiếp thuê nhân viên xử lý dữ liệu hàng ngày, các công việc mang tính chất định kỳ như: chấm công, tính lương thưởng… thì chỉ cần việc ứng dụng phần mềm HRM, giúp tự động quá trình thực hiện những công việc đó, nhờ vậy hệ thống quản lý nhân sự hiện đại hơn.

Quản lý hiệu quả các rủi ro về nhân sự

Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự với nhiều tính năng tự động hóa giúp bạn theo dõi tốt, quan sát kỹ nhân viên làm việc. Nhanh chóng phát hiện những điểm sai sót trong quá trình làm việc của nhân viên và kịp thời xử lý khi có trắc trở. 

Giúp doanh nghiệp đưa ra các chiến lược phát triển về nhân sự

Lựa chọn phần mềm có hệ thống cơ sở dữ liệu lớn, sắp xếp khoa học với các thông tin mà phần mềm đưa ra chính là căn cứ vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể dựa vào đấy đưa ra những quyết định, hay đánh giá đúng cho các nhân viên, chiến lược kinh doanh trong tương lai. 

Không chỉ dừng lại tại đó, hệ thống cung cấp doanh nghiệp những bản báo cáo, biểu đồ về tiến trình làm việc của nhân viên nhằm quản lý nhân sự, cũng như đưa ra quyết định phân công công việc sao cho phù hợp với năng lực từng người. Hoạch định chiến lược nhân sự ngắn hạn hay dài hạn ở môi chiến lược kinh doanh theo từng quý,…

Giải pháp quản lý nhân sự từ xa

Phần mềm HRM còn có khả năng tương thích rất cao trên nền tảng điện tử, giúp chuyên gia nhân sự có thể quản lý nhân viên của mình ngay khi không ở văn phòng. Đây là lợi ích nhằm thu hút nhiều doanh nghiệp nhất, bởi nó giúp tối ưu hóa mọi khoảng cách về địa lý, điều khiển công việc từ xa dễ dàng mà không làm chậm tiến độ công việc. 

Hơn nữa, ở thời điểm hiện tại, khi dịch bệnh covid vẫn đang bùng phát, mọi người cần hạn chế di chuyển ra ngoài, thường phải lựa chọn làm việc tại nhà nên phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp hàng đầu được sử dụng ở mỗi doanh nghiệp nhằm ứng phó với tình hình dịch bệnh căng thẳng leo thang. Vừa an toàn cho sức khỏe của mình và sức khỏe cho chính doanh nghiệp, giữ đúng tiến trình hoàn thành công việc. 

Chức năng nổi bật của phần mềm HRM

Quản lý và đánh giá ứng viên

Có rất nhiều cách tiếp cận tuyển dụng. Trong ngữ cảnh này, các phương pháp tiếp cận đề cập đến các chiến lược hoặc phương pháp thực hiện quy trình tuyển dụng. Vì tuyển dụng là một quá trình phức tạp và tốn nhiều dữ liệu, đặc biệt là xem xét nền kinh tế toàn cầu và các hội đồng việc làm trên Internet, nên việc cung cấp các ứng dụng và sự quan tâm có thể khá áp đảo. Các chiến lược này giúp đơn giản hóa quy trình cho các chuyên gia nhân sự:

• Nhân viên nội bộ có thể quản lý quá trình tuyển dụng. Tại các công ty lớn hơn, các chuyên gia nhân sự có thể phụ trách nhiệm vụ. Trong các tổ chức nhỏ nhất, việc tuyển dụng có thể được phó mặc cho các nhà quản lý tuyến.
• Thuê ngoài tuyển dụng cho một nhà cung cấp bên ngoài có thể là giải pháp cho một số doanh nghiệp. Các cơ quan tuyển dụng cũng được sử dụng để tuyển dụng nhân tài. Họ duy trì một nhóm nhân viên tiềm năng và đặt họ dựa trên yêu cầu của nhà tuyển dụng.
• Các công ty tìm kiếm điều hành được sử dụng cho các vị trí điều hành và chuyên môn. Các công ty này sử dụng quảng cáo và mạng như một phương pháp để tìm ra sự phù hợp nhất.

Chấm công – Tính lương

Chức năng chính của bảng lương là tính toán và trả lương, khấu trừ các khoản thuế và các khoản khấu trừ thích hợp, đồng thời tổ chức việc in ấn và chuyển phát phiếu lương.

Nó dễ dàng xử lý tất cả các hệ thống kế thừa về lương thưởng và phúc lợi, bao gồm tiền lương, phụ cấp và tỷ lệ làm thêm giờ trong một tổ chức thông qua các công thức được xác định rõ ràng của nó. Công bằng có thể gọi nó là một trong những tính năng đáng giá nhất của phần mềm HRM. Việc tính lương tự động mang lại những lợi thế rõ ràng, bao gồm:

• Dễ dàng truy cập vào dữ liệu bồi thường và phần thưởng / tiền thưởng.
• Ít cần nhập liệu thủ công (nếu thông tin nằm trong hệ thống, phần mềm tính lương có thể truy cập, đảm bảo đầu vào duy nhất).
• Giảm thời gian biên chế và tổng chi phí.
• Một cách tiếp cận phối hợp không dựa vào tập hợp cơ sở dữ liệu, tệp và bảng tính.

Quản lý công tác đào tạo

Cùng với sự thay đổi đặc biệt của công nghệ và quy trình, nhân viên cần được cung cấp, nâng cao kỹ năng của mình. HRM sẽ giúp bạn xác định khoảng cách kỹ năng này, hướng dẫn việc quản lý hay yêu cầu đào tạo nhân viên và giám sát chi phí đáng kể cần thiết cho quá trình đào tạo và phát triển. Người ta cũng có thể dự báo rằng AI trong HRM trở thành công cụ không thể nào thiếu nhằm cải thiện học tập, tuân thủ, đánh giá đúng các ứng viên như kiến thức và kỹ năng thiết lập. 

Quản lý thủ tục thôi việc

HRM sẽ giúp trực tiếp các chiến lược tuyển dụng nhân viên thành chiến lược duy trì. nếu tỷ lệ hao ở một tổ chức, HRMS sẽ trực tiếp hỗ trợ Giám đốc Nhân sự cung cấp một số thông tin phân tích liên quan mật thiết tới vấn đề đó. Nó cũng cho phép theo dõi mẫu hành vi của mỗi một nhân viên, cung cấp cho họ những dự báo về khả năng xin nghỉ việc, hay thủ tục thôi việc. Các thuật toán AI, được nhúng trong mô-đun phản hồi nhân viên, tự động gửi các mối quan tâm tới bộ phận nhân sự và thậm chí là đề xuất thêm một số giải pháp sao cho phù hợp.

 

Đánh giá hiệu suất làm việc

HRM đơn giản hóa quy trình đánh giá một cách hiệu quả bằng cách tính đến trách nhiệm giải trình các KPI và KRA. Nó mang lại sự minh bạch hơn và đầu ra không thiên vị về sự chuyên cần và đúng giờ của mọi nhân viên. Với theo dõi năng suất cá nhân, việc quản lý kiến ​​thức trở nên hiệu quả và cải thiện kỹ năng thông qua đào tạo và phát triển.

Vì sao chọn giải pháp HRM của SmartOSC DX?

SmartOSC DX là đơn vị với 16 năm kinh nghiệm chuyên tư vấn và triển khai các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, Ricoh, Courts, Toshiba, Lotte, Baemin,… Giải pháp HRM là giải pháp quản trị nhân sự được SmartOSC DX thiết kế “may đo” riêng, đáp ứng từng yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình quản trị nhân sự, góp phần xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp. Liên hệ SmartOSC DX ngay hôm nay qua hotline để được tư vấn và tìm hiểu về giải pháp HRM.

Với những chia sẻ trên SmartOSC DX hy vọng sẽ giúp được bạn trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cho doanh nghiệp mình được tốt nhất. Cần tư vấn về hệ thống nhân sự hay sử dụng phần mềm nhân sự trọn gói vui lòng gọi theo số Hotline: (+84) 387 069 546 để được chúng tôi hỗ trợ sớm nhất.