Quản lý khách hàng - CRM

Khi Nào Doanh Nghiệp Cần Triển Khai CRM? Dấu Hiệu Nhận Biết Cho Doanh Nghiệp Là Gì?

Nếu doanh nghiệp đang phải tìm ra đáp án cho hai cầu hỏi: Khi nào doanh nghiệp cần triển khai CRM? Dấu hiệu nhận biết cho doanh nghiệp là gì? thì hãy theo dõi bài viết dưới đây của SmartOSC DX để có thể nhận biết những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải và ra quyết định đầu tư vào CRM đúng thời điểm.

Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần triển khai CRM ngay lập tức

Dữ liệu bị phân tán 

Dữ liệu bị phân tán ở nhiều nơi là tình trạng hay gặp ở nhiều doanh nghiệp, đây cũng là dấu hiệu cảnh báo cần phải ứng dụng CRM để khắc phục. Chắc hẳn bạn cũng có thói quen lưu tài liệu ở nhiều file ứng dụng khác nhau như: OneDrive excel, outlook. Điều này khiến khó tập trung dữ liệu và doanh nghiệp sẽ mất thời gian tìm kiếm dữ liệu để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh hay chăm sóc khách hàng. Mặt khác, phải quản lý nhiều kênh tương tác trên nhiều nền tảng khác nhau như mạng xã hội Facebook, landing page, website Zalo, cũng khiến khả năng thu thập thông tin theo dõi sự tương tác của người dùng bị giảm sút rất nhiều, chính vì vậy sở hữu một giải pháp CRM sẽ giúp doanh nghiệp tích hợp đa kênh trên hệ thống và các dữ liệu cũng được tập trung về một nơi duy nhất.

Dữ liệu bị trùng lặp, nhiều dữ liệu rác

Dấu hiệu thứ 2 này là hệ quả của dấu hiệu đầu tiên – lưu trữ dữ liệu tại nhiều nơi, khiến dữ liệu bị trùng lặp, gây khó khăn trong hoạt động tìm kiếm và quản lý. Ví dụ: Bạn đã lưu thông tin mua hàng của khách hàng trên Excel rồi, nhưng cũng là khách hàng đó nhưng họ lại mua hàng ở một điểm bán khác và bạn lại tiếp tục lưu thông tin của họ ở một file khác, điều này gây ra rất nhiều khó khăn khi bạn cần tổng hợp thông tin để phân tích, báo cáo. Để loại bỏ tình trạng này, CRM sẽ là giải pháp hữu hiệu vì nó sở hữu các tính năng tìm trùng lặp, chặn trùng dữ liệu, gộp trùng.

Dữ liệu không có tính chia sẻ, kế thừa

Với những ứng dụng lưu trữ thông thường nó sẽ không cho phép doanh nghiệp chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận với nhau. Nhưng CRM lại làm được điều đó, lưu trữ và chia sẻ cho bất cứ ai mà bạn muốn và các bộ phận có thể cùng làm việc với nhau trên hệ thống vừa tiết kiệm thời gian lại gia tăng hiệu quả. Ngoài ra, doanh nghiệp không còn phải lo lắng vấn đề mất dữ liệu khi nhân viên cũ nghỉ bởi CRM sẽ hỗ trợ nhân viên thực hiện bàn giao công việc dễ dàng.

Dữ liệu kém bảo mật, khó phân quyền, phân cấp

Tình trạng này thường xuyên xảy ra tại mọi doanh nghiệp. Như việc quản lý không thể phân quyền xem hay chỉnh sửa dữ liệu theo quyền hạn cả nhân viên hay nhân viên chỉ được phép xem mà không được chỉnh sửa hay xuất dữ liệu đặc biệt lưu trữ theo cách thông thường thậm chí là lưu trữ bằng giấy tờ khiến việc đảm bảo bảo mật ở mức cực kỳ thấp nếu không may bị lộ thông tin khách hàng ra ngoài doanh nghiệp chắc chắn phải gánh hậu quả khôn lường. Việc có sự tham gia của CRM trong hoạt động bảo mật, phần quyền dữ liệu này là cực kỳ cần thiết. 

Ví dụ: Tính năng bảo mật của phần mềm quản lý khách hàng Zoho CRM, nó cho phép người quản lý kiểm soát quyền truy cập vào toàn bộ tổ chức của bạn và bảo mật dữ liệu ở nhiều cấp độ khác nhau. Với các tính năng như mã hóa, nhật ký kiểm tra, giới hạn IP và xác thực hai yếu tố, dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ và chỉ có người dùng được phép mới có thể truy cập. Và doanh nghiệp sẽ dễ dàng phân quyền truy cập theo từng cấp bậc của nhân viên đồng thời nắm mọi tác vụ họ thực hiện trong đó.

Nhanh tay truy cập ngay tại đây để sở hữu một phần mềm quản lý khách hàng có độ bảo mật cao hàng đầu thế giới.

Doanh nghiệp không có cái nhìn 360 độ về khách hàng

Hiểu thấu khách hàng mới có thể giúp doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm/dịch vụ chiều lòng họ. Tuy nhiên, để thực hiện lại rất khó nếu doanh nghiệp không có hệ thống CRM để tự động thu thập thông tin người dùng. CRM sẽ giúp bạn tổng hợp thông tin khách hàng bằng những cách như:

• Tích hợp với website bán hàng của doanh nghiệp để tự động thu thập thông tin
• Tích hợp tổng đài IP để thu thập lịch sử cuộc gọi, điền nội dung của những cuộc gọi đó vào hồ sơ khách hàng
• Tích hợp với phần mềm kế toán để quản lý hóa động giao dịch… 

Những dữ liệu sau khi được thu thập, CRM sẽ phân tích đưa ra bản báo cáo trực quan giúp doanh nghiệp có cái nhìn đa chiều về từng phân khúc khách hàng để có thể hiểu họ, mang lại cho họ sản phẩm đúng mong đợi.

Thiếu tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban

Thiếu tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban hay tính kết nối giữa các bộ phận phòng ban xảy ra cực kỳ phổ biến bởi nhân viên luôn có thói quen làm việc độc lập, không giao lưu hay kết hợp với các bộ phận khác. Dấu hiệu dễ dàng nhận thấy như:

• Không có công cụ giám sát, nhắc nhở chung
• Các bộ phận không thực hiện công việc theo dòng chảy mà phân công theo kiểu rời rạc, những nhiệm vụ không có tính kết nối
• Thường thực hiện công việc mang tính cá nhân, không có sự hợp tác hay thảo luận giữa các phòng ban.

Vấn đề thiếu tính kết nối không chỉ là hậu quả của việc doanh nghiệp chưa áp dụng CRM mà còn do ý thức nhân viên, cách thức tổ chức, văn hóa công sở… Khi doanh nghiệp cải thiện được những vấn đề trên kết hợp với CRM chắc chắn quá trình phối hợp và hiệu quả phối hợp trong công việc sẽ cải thiện rất nhiều vì hệ thống CRM sẽ hỗ trợ nhiều thứ: quản lý tác vụ, quản lý lịch làm việc, thông báo hạn nộp sản phẩm…

Không kiểm soát được hoạt động bán hàng

Mất kiểm soát hoạt động bán hàng sẽ hay xảy ra với doanh nghiệp nhỏ đang trên đà phát triển. Ban đẩu, số lượng khách hàng hay nhân viên không đáng kể nên thường quản lý theo hình thức thủ công không ứng dụng CRM cho đến khi khách hàng, nhân sự ngày càng tăng dẫn đến tình trạng không kiểm soát được. Và nó sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề như: không quản lý được hoạt động của nhân viên, không xác định được tệp khách hàng nào cần ưu tiên chăm sóc, không biết kênh bán hàng nào hiệu quả… hay không kiểm soát được cả doanh thu.

Tỷ lệ quay lại mua hàng thấp

Tỷ lệ khách hàng cũ thấp là dấu hiệu của việc thiếu nguồn thông tin về khách hàng nên không hiểu nhu cầu thực sự của họ hoặc doanh nghiệp không chú trọng khâu chăm sóc khách hàng trước và sau khi mua khiến họ không hài lòng. Điều doanh nghiệp cần là một công cụ giải quyết những vấn đề đó để giữa chân khách hàng và đó là CRM. Như tên gọi của nó là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng nên các tính năng của nó sẽ tập trung giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách, gợi ý các chiến lược tiếp thị mang lại trải nghiệm ấn tượng cho khách hàng để biến họ từ tiềm năng trở thành người mua trung thành.

Báo cáo thủ công, không quản lý được doanh nghiệp từ xa

Báo cáo thủ công sẽ khiến nhà quản lý không thể nắm bắt tiến độ công việc kịp thời khiến việc xử lý chậm trễ, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Thêm vào đó, doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động nếu không có những ứng dụng cho phép quản lý từ xa đặc biệt vào thời điểm dịch Covid – 19 bùng phát như hiện nay. Đây cũng là lúc doanh nghiệp cần nhanh chóng triển khai CRM nếu không muốn đứng trước bờ vực phá sản do dịch Covid – 19. Hầu hết các CRM trên thị trường hiện này đều tích hợp công cụ quản lý từ xa và bạn có thể sử dụng chúng ngay trên điện thoại di động. Ví dụ: phần mềm Zoho CRM, nó được tích hợp đa dạng các ứng dụng hội nghị để doanh nghiệp họp trực tuyến, trao đổi với khách hàng như: Zoom Meeting, Zoho Meeting, TeamViewer… Hay quản lý nhân viên từ xa, nắm bắt mọi hoạt động theo thời gian thực nhờ tình năng báo cáo tự động.

Trên đây là những câu trả lời cho hai câu hỏi: Khi nào doanh nghiệp cần triển khai CRM? Dấu hiệu nhận biết cho doanh nghiệp là gì? Nếu bạn nhận thấy doanh nghiệp mình đang gặp phải một vài hay toàn bộ dấu hiệu như trên thì đừng ngại ngần ứng dụng CRM này lập tức để khắc phục và mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với SmartOSC DX qua hotline: (+84) 24 710 8 1222 để được tư vấn về phần mềm CRM trực tiếp. Hoặc đăng ký trải nghiệm dùng thử Miễn Phí 15 ngày giải pháp CRM hàng đầu thế giới ngay tại đây.