Quản lý khách hàng - CRM

Làm Thế Nào Để Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Tốt Nhất

Doanh nghiệp thường gặp vô vàn khó khăn trong việc quản trị khách hàng hay quản lý thông tin khách hàng. Vì thế, doanh nghiệp sẽ rất khó để có thể duy trì mối quan hệ và chăm sóc khách hàng sau này. 

Khách hàng chính là điểm tựa lớn giúp doanh nghiệp phát triển, không có khách hàng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp thật sự thất bại. Chính vì thế, việc quản lý khách hàng cũng cần phải thực hiện thật hiệu quả. Vậy quản lý thông tin khách hàng hay quản trị khách hàng CRM là gì? Làm thế nào để quản lý thông tin khách hàng tốt nhất cùng SmartOSC DX theo dõi ngay bài viết này nhé!

Quản trị – Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Quản lý thông tin khách hàng là khi quản lý tương tác với khách hàng. Từ đó hình thành nên những mối quan hệ trong kinh doanh. Một phương pháp giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng hơn khi tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả. 

Quản lý nguồn thông tin khách hàng cũng như quản lý về thông tin tài khoản, nhu cầu, liên lạc… với mục đích phục vụ và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nhất. Khách hàng hiện được coi là trung tâm của doanh nghiệp, chính vì thế, dữ liệu khách hàng là điều rất quan trọng. Đòi hỏi người chủ doanh nghiệp, nhà quản lý phải có kỹ năng quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp nhất trong thời đại số hiện nay. 

Để việc quản lý thông tin khách hàng diễn ra dễ dàng và thuận lợi nhất, các doanh nghiệp thường sử dụng các ứng dụng quản lý khách hàng miễn phí hoặc trả phí gọi là CRM.

Thuật ngữ CRM (Customer Relationship Management) được sử dụng để nói đến định nghĩa này. CRM chỉ việc quản lý quan hệ khách hàng bao gồm cả việc quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng.

Quản lý thông tin khách hàng là gì

Các mục tiêu chính của quản trị khách hàng là tìm kiếm, thu hút, giành niềm tin khách hàng mới, duy trì những đối tác đã có, lôi kéo khách hàng cũ trở lại, giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng. Đây là công việc rất quan trọng trong việc đánh giá mối quan hệ với khách hàng.

Vai trò của quản lý thông tin khách hàng

• Mục đích của CRM chính là giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, cung cấp dịch vụ tốt hơn tới khách hàng, nhằm đánh bại các đối thủ cạnh tranh.
• CRM làm tăng sự hài lòng của khách hàng đối với các dịch vụ của doanh nghiệp, làm giảm chi phí, lãng phí trong hoạt động tiếp thị, chăm sóc khách hàng.
• Tăng hiệu quả làm việc và giảm áp lực cho nhân viên kinh doanh.
• CRM giữ lại khách hàng trung thành cho doanh nghiệp, tăng lượng khách hàng mới.
• Giúp lưu giữ thương hiệu trong tâm trí khách hàng, biến các chiến dịch Marketing trở nên đơn giản, dễ dàng.

Những vấn đề gặp phải khi quản lý thông tin khách hàng

Nguồn nhân lực

Với các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm để quản lý khách hàng thì vấn đề gặp phải là nhân viên khó sử dụng phần mềm bởi đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp thường rất khó sử dụng.

Đã có rất nhiều doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng bằng thủ công, bằng sổ sách, hay file excel hết sức phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt, lĩnh vực quản lý thông tin khách hàng thương mại điện tử nếu doanh nghiệp làm thủ công thù gần như đó là điều bất khả thi. Lý do bởi khối lượng dữ liệu khổng lồ, thông tin cần được xử lý hàng ngày là quá lớn, đòi hỏi lượng cực lớn sức người nhằm vận hành nếu không có phần mềm hỗ trợ.

Quản lý thông tin

Đối với những doanh nghiệp bán lẻ, có nhiều cửa hàng ở những địa điểm khác nhau thì vấn đề gặp phải là quản lý dữ liệu tức thời. do việc chuyển giao dữ liệu từ nhiều cửa hàng là rất chậm trễ.

Hơn nữa, thu thập thông tin khách hàng cho doanh nghiệp là rất cần thiết, trong vấn đề này nếu dữ liệu nhập thủ công rất dễ xảy ra nhầm lẫn, nhập sai thông tin của khách hàng, tốn nhiều thời gian trong việc nhập thủ công.

Bao quát về thông tin khách hàng

Khăn khăn hơn nữa trong quá trình bao quát thông tin về khách hàng, không có cái nhìn tổng quan hơn về khách hàng của mình, định hướng chiến lược chăm sóc khách hàng chưa toàn diện. Không có sự liên kết giữa những phòng ban, chia sẻ thông tin giữa lãnh đạo cùng nhân viên trong doanh nghiệp. 

Sử dụng CRM – phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất hiện nay

Vai trò mà việc quản lý thông tin dữ liệu khách hàng mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn, do đó để quản lý khách hàng tốt nhất các doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng các phần mềm CRM hoặc tự phát triển ứng dụng CRM cho riêng mình.

Quản lý thông tin khách hàng với phần mềm CRM

Việc quản lý khách hàng bằng các phần mềm quản lý thông tin khách hàng CRM đã là xu thế của các doanh nghiệp thời đại mới, bởi quản lý bằng sổ sách, hay các file excel với nhiều sheet lằng nhằng đã quá lạc hậu. Thay vì mất hàng giờ, hay mỏi mắt tìm kiếm trên excel bạn có thể check thông tin chỉ với một lần click chuột trên phần mềm. CRM giúp bạn thấy được hiệu quả của nó đối với việc quản lý khách hàng còn phần mềm crm giúp bạn làm điều đó.

Đối với các doanh nghiệp khi tự triển khai xây dựng phần mềm quản trị khách hàng CRM cho riêng mình thì sẽ đã ứng được tất cả các yêu cầu, phù hợp cho doanh nghiệp, nhưng chi phí sẽ là không hề rẻ nếu doanh nghiệp không có đội ngũ phát triển phần mềm. Ngoài ra, trên thị trường Việt Nam có rất nhiều các phần mềm CRM tốt chi phí phải chăng, phù hợp ngay cả với các doanh nghiệp, cửa hàng vừa và nhỏ cho các doanh nghiệp lựa chọn.

Lợi ích khi quản lý thông tin khách hàng bằng phần mềm CRM

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng CRM ra đời mạng lại một bước chuyển biến mới trong lĩnh vực quản lý, chăm sóc khách hàng. CRM mang lại nhiều lợi ích lớn với cả chủ doanh nghiệp lẫn nhân viên.

Lợi ích quản lý thông tin khách hàng với phần mềm CRM

Với doanh nghiệp

• Tăng doanh thu – giảm chi phí
• Tạo ra văn hóa, giúp lưu trữ thông tin thương hiệu lâu dài trong tâm trí khách hàng
• Giảm sự chồng chéo các phần mềm không cần thiết, bởi có phần mềm CRM là bạn có (quản lý thông tin khách hàng, quản lý kho, chăm sóc khách hàng).
• CRM giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên qua việc theo dõi trên phần mềm.
• Tiết kiệm thời gian trong quản lý thông tin khách hàng, phân loại khách hàng, theo dõi thông tin khách hàng.
• Dễ dàng  trao đổi thông tin giữa các phòng ban.

Nhân viên kinh doanh

• CRM tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, khoa học, nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin khách hàng.
• CRM có khả năng đặt lịch làm việc, bố trí công việc, nhắc lịch làm việc cho nhân viên, đánh giá cơ hội, chốt hợp đồng.

Zoho CRM lựa chọn hoàn hảo giúp quản lý khách hàng hiệu quả

Zoho CRM có những tính năng mà doanh nghiệp cần, những quản lý khách hàng tiềm năng, quản lý giao dịch, quản lý liên hệ…

Tập trung vào bán hàng và trải nghiệm khách hàng

Một số tính năng thường được lặp đi lặp lại như cập nhật, sao lưu, thống kê bán sẽ làm mất thời gian của nhân viên. Zoho CRM giúp bạn tối ưu hóa, cắt giảm công tác cập nhật thủ công, loại bỏ những công việc không đáng có tăng tốc toàn bộ quá trình bán hàng.

Để nhân viên chủ yếu tập trung vào trải nghiệm khách hàng.

Tối ưu khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực

Khi bạn nhận được dữ liệu khách hàng CRM sẽ chấm điểm đưa ra những thông tin khách hàng có chuyển đổi cao nhất. Lọc ra file Excel để các bạn có kế hoạch chăm sóc phù hợp.

Tăng tỷ lệ chốt đơn giao dịch thành công

Chốt nhiều giao dịch hơn trong thời gian ngắn hơn. Theo dõi xem giao dịch của bạn hiện đang ở giai đoạn nào và nắm bắt mọi cơ hội vào thời điểm tốt nhất.

Liên hệ khách hàng

Khi khách hàng truy cập vào website các bạn có thể tương tác với khách hàng ngay lập tức bằng hộp thoại chat. Tất cả dữ liệu sẽ được lưu lại tại CRM.

Tự động hóa workflow

Khi đội sale của bạn chăm sóc một khách hàng tiềm năng mọi thao tác lưu lại trên trường sẽ được cập nhật tại Zoho CRM. Thông tin chuyên sâu trong workflow sẽ phân tích và chia nhỏ từng quy tắc cho bạn.

Giúp bạn biết được số lượng hồ sơ trải qua một quy tắc cụ thể đến có bao nhiêu khách hàng tiềm năng đã mở email của bạn.

Hiện nay, đề tài quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng bằng phần mềm CRM đang là một xu thế và được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Phần mềm Zoho CRM được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ để quản lý và chăm sóc khách hàng của mình tự động hóa.

Trên đây là những thông tin về làm thế nào để quản lý thông tin khách hàng tốt nhất mà SmartOSC DX đã tổng hợp thông qua bài viết dưới đây. Hy vọng những thông tin trên sẽ là những thông tin hữu ích đối với bạn đọc. SmartOSC DX chuyên cung cấp các loại dịch vụ(tư vấn, tùy chỉnh customize, triển khai, đào tạo, bảo trì) các giải pháp chuyển đổi Số, ngoài ra còn hỗ trợ bán license phần mềm.