Quản lý Văn Phòng Số - E-Office

Những Câu Hỏi Thường Gặp Nhất Về Giải Pháp E-Office Của SmartOSC DX

Hiện nay, những cải tiến trong công nghệ đã góp phần làm thay đổi cách quản lý, điều hành của doanh nghiệp. Việc thúc đẩy quá trình chuyển đổi số đã và đang diễn ra nhanh chóng, toàn diện. Bên cạnh đó là sự ra đời của các phần mềm thông minh ngày càng nhiều. Phần mềm E-Office đang được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất bởi tính năng hiện đại, tích hợp được nhiều chức năng. Tuy nhiên, cũng không ít những câu hỏi thắc mắc được gửi về SmartOSC DX xoay quanh giải pháp E-Office.  Bài viết dưới đây chúng tôi đã tổng hợp và trả lời qua bài viết dưới đây.

Giải pháp E-Office của smartOSC DX là gì?

Giải pháp E-Office (văn phòng điện tử) của SmartOSC DX là hệ thống tích hợp đầy đủ các ứng dụng phần mềm nhằm đáp ứng các nhu cầu về quản lý, xử lý hồ sơ, công việc, điều hành nội bộ, trao đổi thông tin, khởi tạo và quản lý các văn bản tài liệu, báo cáo, công văn,…với mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương pháp quản lý thông tin truyền thống.

Tất cả các công văn, tài liệu, báo cáo đều được tạo, phê duyệt và lưu trữ trên nền tảng trực tuyến với mục tiêu chính là tạo ra một “văn phòng không giấy tờ”. Việc này giúp cho nhà lãnh đạo dễ dàng xử lý, giải quyết các công việc mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại thông minh, máy tính. E-Office đang là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo ưa chuộng và sử dụng, nhất là trong thời điểm dịch bệnh hiện nay.

Khi nào thì cần sử dụng E-Office?

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển vượt trội, văn phòng điện tử E-Office ngày càng trở nên thịnh hành tại nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ, thay thế cho các mô hình văn phòng truyền thống. Hơn nữa, trong thời kỳ dịch bệnh vẫn còn đang tiếp diễn thì E-Office sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp rất nhiều trong việc quản lý nhân viên làm việc tại nhà khi phải cách ly, có thể quan sát tiến độ làm việc của họ mọi lúc mọi nơi. Nhân viên cũng sẽ dễ dàng theo dõi những công việc của mình và deadline tương ứng mà không cần phải lên công ty. Vì vậy, với cương vị là một nhà lãnh đạo lợi khuyên cho doanh nghiệp của bạn là: hãy sử dụng E-Office càng sớm càng tốt để không bị tụt về phía sau trong công cuộc chạy đua với công nghệ số như hiện nay. 

Giải pháp E-Office có thực sự cần thiết?

Có thể khẳng định rằng giải pháp E-Office là thực sự rất cần thiết, nhất là trong thời đại công nghệ số kèm với đó là sự tác động của đại dịch Covid. Đặc biệt là đối với các công ty, doanh nghiệp là các đơn vị có văn phòng ở nhiều địa điểm khác nhau. Các ban quản lý dự án; các tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp thường xuyên phải xử lý, phê duyệt khối lượng lớn thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ. Các tổ chức, cơ quan có tổ chức quản lý phân cấp,… thì sử dụng E-Office sẽ giúp doanh nghiệp có những bước tiến đột phá trên đà phát triển của mình.

Một số chức năng nổi bật của E-Office sau đây sẽ giúp cho chúng ta biết rõ hơn rằng nó có thực sự cần thiết và hữu ích hay không:

• Giúp thiết lập hệ thống thông báo trong tổ chức và giúp lãnh đạo gửi thông báo đến tất cả các nhân viên và các bộ phận trong tổ chức một cách nhanh chóng và kịp thời. 
• Giúp người dùng lên lịch làm việc và tự động nhắc nhở họ khi đến giờ làm việc thông qua máy tính hoặc điện thoại di động của họ. Đồng thời, thông qua hệ thống, nhà lãnh đạo các cơ quan có thể giao nhiệm vụ cho nhân viên và nhận phản hồi từ những công việc đó.  
• Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin để giúp những nhân viên, chuyên viên, nhà lãnh đạo trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội thoại bằng âm thanh, hình ảnh, văn bản, gửi báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động.
• Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xóa bỏ khoảng cách địa lý, chỉ cần có kết nối với Internet là người dùng có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ đang đi công tác xa.

Chi phí cho giải pháp E-Office tại SmartOSC DX là bao nhiêu?

Không có một mức chi phí cố định cho một giải pháp chuyển đổi số. Ở SmartOSC DX, các giải pháp đều đề cao tính tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của doanh nghiệp, do vậy mỗi giải pháp E-Office của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, với những tính năng nổi bật riêng biệt. Đối với những đơn vị muốn dùng thử, trong thời gian tư vấn và triển khai, SmartOSC DX có thời hạn thử nghiệm tính năng cho doanh nghiệp trong thời gian ngắn để kiểm định về tính hiệu quả và phù hợp với tính chất của doanh nghiệp.Tùy thuộc vào quy mô, điều kiện, yêu cầu, tính năng riêng biệt,… của đơn vị mà phải trả chi phí khác nhau. 

Do đó, để nói chính xác về chi phí của một dự án E-Office là bao nhiêu thì rất khó. Để tìm hiểu rõ hơn về mức chi phí cho giải pháp E-Office, doanh nghiệp có thể liên hệ với smartOSC DX để được tư vấn chi tiết về giải pháp cũng như báo giá phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

Lợi ích của giải pháp E-Office đem lại cho doanh nghiệp?

E-Office được coi là một phần của chuyển đổi số và được dự đoán sẽ trở thành một xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp thời đại số 4.0 vì những lợi ích mà nó mang lại.

Cắt giảm tối đa chi phí in ấn trong doanh nghiệp

Trong văn phòng điện tử, các tài liệu và thông tin được lưu dưới dạng tệp và được sắp xếp, phân loại trong các thư mục riêng biệt để dễ dàng kiểm soát. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và đọc thông tin trực tuyến ở bất kỳ đâu. Doanh nghiệp cũng không phải tốn nhiều chi phí để mua giấy, mực in, máy in, chi phí bảo trì máy móc – đây là một khoản chi tiêu khá lớn trong các văn phòng truyền thống.

Giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc – Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Quy trình tổng hợp thông tin giờ đi làm, việc đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ phép để tạo ra bảng chấm công chi tiết, hoàn chỉnh cho nhân viên mất khá nhiều thời gian. Giải pháp E-Office hỗ trợ cho phép người dùng chấm công tự động GPS (điện thoại cá nhân có thể truy cập vào hệ thống giúp giảm thời gian chờ đợi). Điều này rất hiệu quả trong các thời điểm giãn cách xã hội hoặc khi làm việc từ xa. Nhân viên cũng có thể tự truy soát số ngày nghỉ phép, số ngày công trên hệ thống. Quản lý có thể theo dõi chi tiết tiến độ công việc của nhân viên, phát hiện nhanh chóng các lỗ hổng để điều phối kịp thời xử lý.

Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ – Thúc đẩy bộ máy vận hành

Đối với từng quy trình của mỗi phòng ban, các giấy tờ, tài liệu, báo cáo đều có những quy chuẩn riêng. Trong văn phòng điện tử E-Office, các doanh nghiệp sẽ xây dựng các biểu mẫu form chuẩn tương ứng với từng phòng ban. Khi thiết lập quy trình nghiệp vụ đúng, các công việc sẽ được thực hiện theo một chuẩn mực nhất định với các bước tương ứng. Giải pháp E-Office sẽ xây dựng 1 quy trình thao tác chuyên nghiệp – nhanh gọn – chuẩn mực, nâng cao hiệu suất chung của nhóm và doanh nghiệp.

Qua những ưu điểm trên, giải pháp E-Office đáp ứng hầu hết các yêu cầu của doanh nghiệp trong thời đại số: Kết nối – Bảo mật – Tối ưu hóa. Kết nối với các phòng ban đầy đủ thông tin, các quy trình công việc xuyên suốt với nhau – Bảo mật lưu trữ thông tin, tài liệu – Tối ưu năng suất công việc, tối ưu giảm chi phí dư thừa. Giải pháp E-Office đã và đang trở thành một xu hướng khi ngày càng có nhiều nhà lãnh đạo nhận ra tầm quan trọng của chuyển đổi số với doanh nghiệp, từ đó thấy được rằng ta cần ưu tiên cho việc “xây dựng” văn phòng công nghệ càng nhanh càng tốt.

Giải pháp E-Office của SmartOSC DX có bảo mật không?

E-Office của SmartOSC DX đảm bảo hệ thống bảo mật thông tin ở mức cao nhất cho những cá nhân/đơn vị có liên quan. Hệ thống bảo mật này được minh chứng bởi các thành quả mà E-Office của SmartOSC DX đạt được như:

• Chứng nhận ISO/ IEC 27001, ISO / IEC 27701 – Đây là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thông tin do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO ban hành và phát triển.
• Chứng nhận ISO 27017 – đây là khuôn khổ thực hành tốt nhất về bảo mật thông tin cho các nhà cung cấp dịch vụ đám mây và khách hàng của họ. 
• Chứng nhận ISO / IEC 27018 – thiết lập các mục tiêu, kiểm soát và hướng dẫn kiểm soát được chấp nhận phổ biến để thực hiện các biện pháp bảo vệ Thông tin nhận dạng cá nhân.
• Tiêu chuẩn ISO 9001 – đây là một tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế phát triển và ban hành, nó đưa ra các yêu cầu được sử dụng như một khuôn khổ cho một Hệ thống quản lý chất lượng. 
• Tiêu chuẩn ISO/IEC 20000 – là tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên dành cho hệ thống quản lý dịch vụ công nghệ thông tin.
• Chứng chỉ SOC2 – là một bộ tiêu chí được phát triển bởi Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ (AICPA), mục tiêu của SOC2 là đảm bảo rằng các nhà cung cấp dịch vụ, quản lý dữ liệu sẽ bảo mật mọi thông tin của công ty và cả khách hàng của công ty đó.
• Luật HIPAA là viết tắt của Federal Health Insurance Portability and Accountability Act, là luật nổi tiếng do chính phủ liên bang Hoa Kỳ ban hành nhằm thiết lập các quy tắc cho việc truy cập, xác thực, lưu trữ, kiểm toán và chuyển đổi hồ sơ y tế điện tử.
• Chứng nhận Cloud Security Alliance (CSA) là một tổ chức phi lợi nhuận với sứ mệnh “thúc đẩy việc sử dụng các biện pháp thực hành tốt nhất để đem lại sự bảo đảm an ninh trong lĩnh vực Điện toán đám mây và để trang bị kiến thức về cách sử dụng Điện toán đám mây nhằm giúp đảm bảo an toàn cho tất cả các hình thức điện toán”.
• PCI (Payment Card Industry) là tiêu chuẩn bảo mật xác lập bởi Hội đồng Tiêu chuẩn Bảo mật.

Những tính năng nổi bật của E-Office tại SmartOSC DX là gì?

Quy trình triển khai E-Office tại SmartOSC DX được thực hiện một cách thống nhất, nhanh chóng và bảo mật:

Kênh quy trình nội bộ trực tuyến

Nơi quản lý, xử lý hồ sơ công việc; trao đổi thông tin, điều hành nội bộ; khởi tạo và quản lý tài liệu, công văn, báo cáo, văn bản v.v. Đảm bảo mọi thông tin được bảo mật và minh bạch cho những cá nhân/đơn vị có liên quan.

Xử lý các yêu cầu không cần giấy tờ

Mọi công văn, giấy tờ, báo cáo, tài liệu đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến, giúp cho nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các công việc mọi lúc mọi nơi ngay cả khi làm việc tại nhà. Điều này giúp ích rất nhiều trong hoàn cảnh dịch bệnh vẫn còn khá phức tạp như hiện nay.

Tự động hóa quy trình nội bộ

Các quy trình trình duyệt/ thông báo đều được thực hiện tự động theo luồng duyệt chuyên biệt qua các phòng ban, nhà quản lý. Giảm thiểu được rất nhiều thời gian trong quá trình làm việc, giúp nâng cao hiệu suất công việc một cách tốt nhất.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về giải pháp E-Office được phân tích bởi SmartOSC DX. Chúng tôi mong rằng nó sẽ giúp bạn hiểu chi tiết hơn về giải pháp này và nhanh chóng đưa ra quyết định sử dụng nó. Nếu bạn đang có nhu cầu về giải pháp này thì đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với SmartOSC DX qua hotline (+84) 387 069 546.

SmartOSC DX là đơn vị có 16 năm kinh nghiệm tư vấn & triển khai chuyển đổi số cho nhiều tập đoàn lớn trên toàn cầu như Daikin, ASUS, COURTS, Ricoh, Toshiba, Lotte, Baekmin…, cung cấp các giải pháp chuyển đổi số quản trị doanh nghiệp như: HRM, CRM, E-Office,  Recruit, RPA. SmartOSC DX sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi số, từ khảo sát/ phân tích bài toán; đưa ra giải pháp; “may đo” giải pháp để phù hợp với doanh nghiệp, triển khai, bảo trì, đào tạo.