Quản Lý Nhân Sự - HRM

Phần Mềm HRM – Kinh Nghiệm Triển Khai Tại Việt Nam

Không có một doanh nghiệp nào dám phủ nhận vai trò và tầm quan trọng của bộ phận quản trị nhân sự trong công ty. Một doanh nghiệp muốn thành công bắt buộc phải đầu tư hiệu quả vào bộ phận nhân sự một cách chặt chẽ và tối ưu. Đội ngũ HR giỏi sẽ là lợi thế giúp doanh nghiệp thu hút nguồn nhân lực tài giỏi, tăng cao hiệu suất làm việc nhân viên, chỉ ra những bất cập và có thay đổi kịp thời phù hợp với chính sách nhà nước. Ngoài ra, bộ phận này mang tính chủ chốt giải quyết những vấn đề nội bộ, quản lý nhân viên tại các phòng ban, xử lý các mâu thuẫn có thể gây ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty và những thông tin sai lệch khác.

Tại Việt Nam quá trình chuyển đổi số diễn ra thần tốc, cuộc cách mạng công nghệ 4.0, 5.0 ngày càng mạnh mẽ. Theo báo cáo phân tích nền kinh tế số tại Đông Nam Á do Temasek và Bain & Company, Google thực hiện vào năm 2019 cho thấy: “ Có đến 360 triệu người kết nối Internet trong đó có 90% người dùng sử dụng thiết bị điện tử. Thêm vào đó, kinh tế số ở Việt Nam và Indonesia đạt mức tăng trưởng “vượt bậc”, chiếm 40% mỗi năm dẫn đầu khu vực Đông Nam Á, con số này dự kiến vào năm 2025 sẽ chạm mốc 43 tỷ USD và toàn khu vực là 100 tỷ USD.

Trong bối cảnh công nghệ số, doanh nghiệp tại Việt Nam cần lên kế hoạch đầu tư vào bộ máy quản lý nhân sự. Sự phát triển nhân sự nhằm đáp ứng quá trình chuyển đổi số cho hành trình tương lai và nguồn rễ chuyển đổi số xuất phát từ con người. Nếu không tiếp cận đúng thời điểm, khả năng doanh nghiệp sụt giảm độ cạnh tranh trên thị trường và dần đào thải là rất cao. Hãy cùng SmartOSC DX tìm hiểu về “phần mềm HRM, top 7 lý do nên sử dụng và một số kinh nghiệm triển khai tại Việt Nam từ lời khuyên của các chuyên gia”.

Khái niệm về phần mềm quản trị nhân sự HRM là gì?

Phần mềm HRM (Human Resource Management) là một phần mềm hỗ trợ cho công tác xây dựng hệ thống quản trị nhân lực trong doanh nghiệp. Nguồn nhân lực đóng vai trò đặc biệt quan trọng và là yếu tố giúp doanh nghiệp phát triển vững chắc. Phần mềm quản trị nhân sự có khả năng làm tăng cao hiệu suất của phòng nhân sự thông qua các hệ thống tự động hóa nhiều tác vụ quản trị, phần mềm còn có thể hỗ trợ các khâu tuyển dụng của doanh nghiệp hiệu quả và quản lý nguồn nhân lực tốt nhất. Đó chính là tài nguyên có giá trị nhất của một doanh nghiệp.

Một số công năng trong việc sử dụng phần mềm HRM gồm

• Quản lý cổng thông tin hồ sơ nhân viên
• Bảng chấm công online
• Quản lý chính sách, phúc lợi và lương thưởng
• Training, tuyển dụng
• Báo cáo và đánh giá toàn bộ hiệu suất làm việc
• Theo dõi và phân chia công việc dự án theo nhóm đối tượng chỉ định
• Liên kết các phòng ban và giải quyết các vấn đề
• Nhân viên tự đánh giá năng lực và tiến độ thông qua thống kê

Top 7 lý do doanh nghiệp nên vận hành bằng phần mềm quản lý nhân sự HRM

Tạo điều kiện thuận lợi cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Muốn doanh nghiệp gia tăng sự phát triển trên thị trường qua nhiều năm, bộ máy hoạt động và nguồn nhân lực phải bảo đảm độ nhạy bén trong việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào phương thức vận hành. Việc trì hoãn và không lên kế hoạch dự trù cho các bước tiến thay đổi của công nghệ sẽ khiến doanh nghiệp có thể chậm chân so với đối thủ cạnh tranh. Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp cập nhật xu hướng chuyển đổi số, thay đổi lỗ hổng quản trị, hình thành khối liên kết nhân lực bền vững tạo điều kiện tốt nhất cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Đơn giản quy trình đánh giá tuyển dụng

Khâu tuyển dụng nhân sự được xem như là bước tìm kiếm và sàng lọc ứng viên về cho công ty. Quy trình đặc biệt quan trọng kể cả doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ, vừa và lớn. Có rất nhiều ứng viên tham dự ứng tuyển theo nhiều nguồn khác nhau và có tới hàng trăm, hàng ngàn hồ sơ, trao đổi liên hệ với đội ngũ HR trong thời gian tuyển chọn. Công việc không hề đơn giản, mất rất nhiều thời gian, thậm chí còn rườm rà và phức tạp, khó kiểm soát và dễ đánh mất nguồn nhân lực tốt.

Quy trình tuyển dụng theo hình thức truyền thống, bộ phận nhân sự khó có thể quản lý, tốn nhiều chi phí quản trị. Do đó, phần mềm HRM giúp doanh nghiệp tự động hóa, kiểm tra và tìm kiếm thông tin và phân bổ hợp lý các nhiệm vụ chuẩn quy trình tuyển dụng như:

• Quản lý thông tin đăng tuyển trên các phương tiện truyền thông tuyển dụng
• Lọc CV, giám sát và phản hồi thắc mắc của ứng viên
• Thu thập profile ứng viên, nhắc nhở và sắp xếp lịch phỏng vấn
• Tổng hợp đánh giá thông tin và gửi email trao đổi
• Cấp quản lý có thể xem qua đơn tuyển dụng của nhân viên mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý nhân sự là nền tảng cần thiết, xây dựng quy trình một cách đơn giản hóa, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp không gây chờ đợi, khó chịu trong mắt ứng viên. 

Phần mềm HRM dễ dàng xử lý các quyết định thay đổi nhân sự

Hệ thống phần mềm HRM tích hợp tác vụ quản lý và dữ liệu thông tin của các phòng ban trong doanh nghiệp. Trong suốt thời gian làm việc, HR sẽ đánh giá một cá nhân từ các nhiệm vụ thực hiện và năng lực chuyên môn của nhân viên. Sự thay đổi vị trí của các phòng ban là việc luôn xảy ra, nhân viên nghỉ việc, nhân viên phù hợp với công việc khác, thăng chức vụ. Các công việc khi nhân viên chuyển đổi vị trí hay nghỉ việc cũng được sắp xếp và trình duyệt nhanh tới các cấp quản trị. Phần việc của nhân viên nghỉ việc cũng được chuyển giao cho nhân viên mới tối ưu hơn.

Kho lưu trữ tài liệu, hợp đồng lớn

Lưu trữ truyền thống với vô số file tài liệu, hợp đồng trên các thiết bị rất khó kiểm soát, thậm chí nhân viên tìm kiếm thật sự mệt mỏi vì công ty quy mô càng lớn có vô số bản hợp đồng đối tác, cam kết của người lao động và doanh nghiệp, khối lượng tài liệu từ excel, docs hay pdf, drive rất nhiều. Áp dụng phần mềm HRM, công ty hoàn toàn thay thế những tác vụ rườm rà kể trên bằng kho lưu trữ không giới hạn chỉ trong một tính năng được thiết lập, không cần hao tốn sức lực tìm kiếm, kiểm tra hợp đồng nhanh gọn lẹ.

Bảo mật tuyệt đối và giảm thiểu rủi ro thất thoát

Điều nhiều doanh nghiệp lo lắng chính là vấn đề bảo mật thông tin khi đưa ứng dụng vào cách thức vận hành, mối hoài nghi về phần mềm chưa đảm bảo bảo mật nội bộ luôn xoay quanh trong đầu của các nhà quản trị. Tuy nhiên, phần mềm HRM cung cấp mã hóa an toàn tuyệt đối, hạn chế rủi ro lộ thông tin mật của công ty, cho phép biết rõ nguồn truy cập, thông tin người dùng hơn việc doanh nghiệp sử dụng vô vàn ứng dụng trực tuyến, dễ bị đánh cắp thông tin, không biết hoạt động và lượng truy cập cụ thể ra vào công việc nội bộ.

Củng cố lòng tin của nhân viên

Đứng ở góc độ của bộ phận nhân sự khi có những thông báo về chính sách mới hoặc có nhân viên mới vào làm, họ thường thắc mắc về chế độ, phúc lợi sau thử việc có giống với thỏa thuận hay không hoặc quyền lợi gì cho nhân viên, nhiệm vụ của bộ phận nhân sự là trả lời các thắc mắc trên. Công việc đó mất rất nhiều thời gian, thậm chí nhân viên cảm thấy mơ hồ về câu trả lời hoặc đi hỏi người khác truyền các thông tin chưa chắc chuẩn xác. Bởi thế cho nên, phần mềm HRM là giải pháp “cứu cánh” cho phòng nhân sự, các dữ liệu thông tin được số hóa được công bố trên phần mềm, nhân viên có quyền truy cập vào tài khoản cá nhân và hoàn toàn chủ động xem các chính sách với độ chính xác cao.

Qua đó, doanh nghiệp làm rõ được những thắc mắc, tham gia thảo luận và điều chỉnh chính sách phù hợp với pháp luật và nguyện vọng của nhân viên. Bấy giờ, lòng tin của nhân viên ngày càng củng cố, tăng mối liên kết và sự chuyên nghiệp, xoa dịu những câu hỏi thiên về quyền lợi mà họ được hưởng.

Xúc tiến năng suất và chất lượng nhân sự

Việc áp dụng phần mềm quản trị nhân sự là một hướng đi thay đổi văn hóa doanh nghiệp công ty. Doanh nghiệp nhìn vào và điều chỉnh cho hợp lý cách thức làm việc tại tổ chức. Mới đây là đại dịch covid và toàn thể nhân viên phải trên tinh thần work from home, chính vấn đề trên gây trở ngại thấy rõ đối với quy trình vận hành truyền thống. Hiệu suất kém, khó kiểm tra đánh giá tác phong của nhân viên, báo cáo trì trệ, giảm sút sức mạnh làm việc, suy ra cuối tháng không đạt KPIs. 

Nhìn chung để xúc tiến năng lực của từng cá nhân ngoài kết quả báo cáo và nhắc nhở từ đội ngũ nhân sự, phần mềm HRM cho phép cán bộ công nhân viên xem trực tiếp giao diện thông tin cá nhân, mục quản lý dự án, tiến độ công việc của người mới và người cũ, năng lực, chứng chỉ và thống kê nhiệm vụ hoàn thành. Nhân viên sẽ lấy đó làm động lực trau dồi, thúc đẩy năng lực bản thân, nâng cao trình độ tay nghề, cải thiện và có tính tự giác hơn với phần công việc được giao. Căn cứ vào đó bộ phận HR đánh giá công minh, lắng nghe và tạo nguồn năng lượng tốt hơn cho văn hóa doanh nghiệp từ những dữ liệu thu thập của phần mềm.

Tiết kiệm chi phí vận hành

Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể trong vai trò tuyển dụng nhân sự. Đơn giản mà nói công ty quá quen với trường hợp tuyển không đúng nguồn lao động thích hợp, mỗi lần nhân lực được đào tạo không phù hợp là xin nghỉ khiến nhân sự lại tốn thời gian tìm kiếm và tốn chi phí đăng tuyển, công việc trì hoãn. Sàng lọc ứng viên, tối ưu quản lý vận hành là cách rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí tuyển dụng. Tự động hóa trợ giúp các thao tác lọc tìm kiếm ứng viên theo đề xuất giúp nhà quản trị tập trung vào những công việc có lợi ích cao hơn cho doanh nghiệp.  

Một số kinh nghiệm triển khai phần mềm HRM cho doanh nghiệp tại Việt Nam

Bí quyết quản trị nhân sự toàn diện của các tập đoàn lớn tại Việt Nam

Từ khóa “chuyển đổi số nhân sự” hay “cách sử dụng phần mềm HRM” đang trở thành cụm từ xu hướng với doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Tốc độ phát triển và thành công của chuyển đổi số tại nước ngoài đã khơi nguồn thay đổi hệ thống quản lý hoạt động tại các công ty và tập đoàn lớn trong nước.

Một minh chứng cho sự thành công của chuyển đổi số HR của một tập đoàn đa quốc gia đặt trụ sở làm việc tại Việt Nam là Unilever. Năm 2017, tập đoàn này đã số hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng và từng bước nâng cấp vận hành trên các nền tảng mạng xã hội, trò chơi trực tuyến, trí tuệ nhân tạo AI nhằm mục đích tối ưu hóa các hoạt động tuyển dụng.

Không chỉ có tập đoàn Unilever mà đối thủ cạnh tranh P&G đã bắt nhịp nhanh hơn với mô hình chuyển đổi số nhân sự triển khai năm 2014 hay đơn cử những cái tên như Toyota, Microsoft, Uber, Google, Lotte, LG cũng đã tham gia chuyển đổi số và sử dụng phần mềm HRM giúp tăng khả năng tối ưu toàn diện, giải quyết các vấn đề nội bộ, thu hút nhân tài về cống hiến và làm việc cho họ, bắt lấy giá trị tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận tại quốc gia đó từ nhân lực sinh sống tại nơi đó.

Các bước triển khai phần mềm HRM được gợi ý từ các chuyên gia

Bước 1: Lập kế hoạch triển khai theo từng giai đoạn

Bước đầu tiên muốn triển khai liền mạch và không bị ngắt quãng hay loay hoay tìm kiếm mục tiêu không thể nào thiếu bảng kế hoạch triển khai dự án.

Các chú thích cơ bản mà một bản kế hoạch cần có là nguyên nhân, mục tiêu thời gian thực hiện, nội dung, thành phần, các giai đoạn, dự trù rủi ro, điểm mạnh, điểm yếu, giải pháp đó có chuẩn với mô hình hoạt động tại doanh nghiệp hay không. Từ đó, đề bạt người quản lý giám sát đơn vị cung cấp phần mềm và tìm kiếm giải pháp phù hợp.

Lên kế hoạch triển khai phần mềm HRM giúp doanh nghiệp không mắc sai lầm khi tìm đơn vị cung cấp, định hướng mô hình kinh doanh và mục tiêu ứng dụng nền tảng ở mục đích như thế nào, cải tiến cái gì, giá trị sản phẩm của phần mềm mang lại, trong tương lai nền tảng đó còn phù hợp hay không? Chính là câu hỏi và lộ trình doanh nghiệp phải vạch ra từ trước.

Bước 2: Nghiên cứu và khảo sát phương án quản trị

Hãy nghiên cứu và khảo sát thị trường để cho ra phương án quản trị lựa chọn phần mềm HRM đúng đắn. Các doanh nghiệp nên khảo sát các đơn vị cung cấp phần mềm và danh tiếng của họ, chọn lọc theo mức chi phí thiết kế các tính năng phù hợp cho ứng dụng quản lý nhân sự. 

Nghiên cứu và thăm dò tác động tích cực và rút ngắn lựa ra giải pháp tốt nhất, đừng bỏ qua việc đánh giá thực trạng, môi trường, xem xét nhu cầu, giao diện và đặc tính của sản phẩm. Thông qua cuộc khảo sát, nhà cung cấp cũng hiểu rõ tiêu chí doanh nghiệp đang cần và mang đến giải pháp hoàn thiện hơn.

Bước 3: Xây dựng hệ thống quản lý HR

Đến giai đoạn này nhiệm vụ của đội ngũ xây dựng phần mềm HRM là suy xét và giải quyết vấn đề quản trị chuyên sâu gây nên lỗ hổng quản trị kém hiệu quả. Qua đó, thiết lập hệ thống quản lý nhân sự hợp lý, vận hành trơn tru, xử lý gọn gàng những vấn đề kém, loại bỏ phần công việc không cần thiết, thay mới cách vận hành mở rộng, sáng tạo, đơn giản và phục vụ tốt cho bộ phận nhân sự, phòng ban và cấp quản lý. Mặt khác, doanh nghiệp cần chọn ra đơn vị cung cấp phần mềm có thiết kế linh hoạt, giàu kinh nghiệm.

Bước 4: Lắp đặt phần mềm quản trị nhân sự

Khảo sát cơ sở hạ tầng là điều cần thiết cho cả đôi bên, sau khi tiến hành xem xét, đội ngũ kỹ thuật tại đơn vị cung cấp sẽ lắp đặt. Doanh nghiệp nên trải nghiệm và một lần nữa kiểm tra các chức năng được tích hợp trên ứng dụng để phản hồi và thay đổi ngay nếu gặp trường hợp muốn thay đổi và công tác này giúp đảm bảo phần mềm hoạt động tốt nhất.

Bước 5: Chuẩn bị công tác đào tạo kỹ năng

Để phần mềm HRM tối đa các bước thành công, doanh nghiệp cần phải phối hợp cùng đơn vị cung cấp chuẩn bị tài liệu, sắp xếp thời gian, kế hoạch đào tạo để tham gia học hỏi trau dồi kỹ năng cho quy trình hoạt động phần mềm, cách xử lý sự cố, hướng dẫn vận hành tối ưu, khai thác các chức năng hiệu quả nhất. Trong giai đoạn doanh nghiệp chuyển đổi số vận hành nội bộ, bước 5 được coi như là bước quan trọng cho lộ trình đường dài, nếu như từ cấp lãnh đạo đến nhân viên không nắm vững cách vận hành phần mềm sẽ tạo bước đệm khó khăn về sau. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng, xây dựng khối nhân viên chuyên nghiệp và vận hành công nghệ số toàn năng trong tương lai.

Bước 6: Chăm sóc định kỳ phần mềm HRM

Trong quá trình vận hành sử dụng trong thời gian dài, doanh nghiệp cần bảo dưỡng phần mềm bằng cách liên hệ tới đội ngũ cung cấp dịch vụ, kiểm tra lỗ hổng, cập nhật hệ thống, bảo bảo sự an toàn kỹ lưỡng tuyệt đối cho tổ chức và nhân viên. Từ đó, đánh giá đơn vị cung cấp cộng tác có hỗ trợ tận tình và nhanh nhạy không.

Phần mềm nhân sự tối ưu toàn diện cho các doanh nghiệp Việt Nam

SmartOSC DX – Đơn vị tiên phong dẫn đầu trong lĩnh vực phần mềm chuyển đổi số có hơn 14 năm kinh nghiệm, cung cấp giải pháp quản trị nhân sự vận hành an toàn tuyệt đối cho các doanh nghiệp mọi quy mô. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm đến từ các nước phát triển công nghệ hàng đầu. Hệ sinh thái Zoho được các tập đoàn đa quốc gia tín nhiệm như Sony, ASUS, Lotte, Nestlé, Johnson & Johnson, LG,…

Chúng tôi đặt mục tiêu giúp doanh nghiệp Việt Nam chuyển đổi số thành công, an toàn, bảo mật, thông minh trong cách triển khai phần mềm quản trị nhân sự. Gắn kết và xây dựng hệ thống doanh nghiệp vững bền cho từng quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau.

Các sản phẩm HRM của SmartOSC DX cung cấp

Zoho People – Cung cấp các giải pháp chuyển đổi số trong quản lý nhân sự. Phần mềm giúp doanh nghiệp của bạn có những trải nghiệm mới mẻ về giao diện quản trị bắt mắt, đơn giản từ khâu tuyển dụng, tiếp nhận, đào tạo, chấm công trực tuyến, tự động hóa quy trình làm việc.

Zoho People Plus – Cung cấp trải nghiệm nhân sự số hóa đặc biệt và tính năng mở rộng, bản nâng cấp của zoho people làm việc thông minh với AI, tự động hóa nhu cầu công việc, cấp quyền nội bộ, quản lý công việc tuyển dụng đa kênh, hệ thống dự án hiệu quả.

Kết luận

Có thể nói, phần mềm HRM chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự chuyên nghiệp và mở ra con đường chuyển đổi số thành công. Mặt khác, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng bộ máy cơ cấu nhân sự hiệu quả từ nhân viên đến cấp quản lý. Hỗ trợ các phần việc tuyển dụng, chấm công, tính lương, chính sách, kế hoạch hoạt động. Tổ chức của bạn sẽ ít gặp khó khăn ở giai đoạn đầu dịch sang doanh nghiệp chuyển đổi số tại thị trường Việt Nam, trợ giúp bộ phận trong công ty đưa ra chiến lược và hoạch định tổng thể bức tranh phát triển nguồn lao động cao cấp, giải quyết vấn đề việc làm trong thời kỳ bùng nổ công nghệ số.

Liên hệ SmartOSC DX qua đường dây nóng (+84) 24 710 8 1222, nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm phần mềm quản trị nhân sự thực tế và mang tính ứng dụng cao. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi được trang bị đầy đủ kinh nghiệm để có thể tư vấn các giải pháp phù hợp nhất cho bạn!